jadwal kerja

5 Tips Menyusun Jadwal Kerja yang Efektif, Pakai Template Online!

Pimpinan perusahaan serta divisi HRD yang bersentuhan langsung dengan urusan kepegawaian perlu memahami tips membuat jadwal kerja karyawan yang efektif. Meskipun terkadang dianggap remeh, namun nyatanya membuat schedule kerja yang efektif butuh banyak pertimbangan. Apalagi jika perusahaan memiliki karyawan yang sangat banyak dengan workload yang tinggi. Sebagai HR, maka Anda harus memastikan jika pembagian kerja sudah dilakukan dengan tepat dan efektif agar karyawan tidak terbebani. 

Umumnya ada dua jenis jadwal kerja yang sering dibuat, yaitu model permanen dan model rotasi yang keduanya memiliki kelebihan kekurangan masing-masing. Meski begitu, membuat schedule kerja harus sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memenuhi kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, Anda perlu menyimak beberapa tips cerdas menyusun jadwal kerja karyawan yang efektif serta bagaimana cara input working schedule secara mudah hanya di aplikasi BroadwaysHR!

Tips dan Cara Menyusun Jadwal Kerja Karyawan yang Efektif 

1. Memahami Kompetensi dan Kondisi Karyawan

Pertama, untuk membuat work schedule yang tepat, perusahaan harus memahami karyawannya dengan lebih baik. Ini termasuk memahami bagaimana kompetensi dan kondisi karyawan sehingga saat menjadwalkan shift jauh lebih mudah. Jika berhasil, maka nantinya karyawan yang kompeten lebih mudah ditempatkan untuk setiap shift kerja. 

2. Membuat Kelompok atau Tim Kerja

Pembuatan jadwal kerja yang efektif juga dapat dilakukan dengan membentuk kelompok atau tim kerja terlebih dahulu. Lakukan pembagian tim dengan adil dan merata. Misalnya, setiap perusahaan yang beroperasi selama 24 jam perlu membentuk tiga kelompok karyawan yang akan dibagi waktu kerjanya. Sedangkan bagi perusahaan dengan jam operasional pagi sampai sore, biasanya membagi shift karyawan dalam dua tim.

Jadi, pada intinya, tujuan membentuk kelompok adalah untuk melakukan pembagian shift kerja. Sehingga nantinya tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan dapat terpenuhi dengan baik.

3. Menetapkan Waktu Kerja yang Sesuai

Dalam menyusun jadwal kerja, perusahaan juga harus mempertimbangkan penetapan waktu kerja yang ideal. Lamanya waktu kerja untuk setiap shift perlu dikalkulasikan dengan cermat. 

Jangan sampai ada karyawan yang bekerja terlalu singkat waktunya, sementara yang lain bekerja overtime. Hal ini akan berujung pada menurunnya produktivitas karyawan. 

Oleh karena itu, lakukan tips menentukan waktu kerja setiap shift-nya dengan tepat. Biasanya, jam kerja dalam satu hari rata-rata 8 jam, maka buatlah satu kali shift 8 jam. 

jadwal kerja

4. Jaga Komunikasi dengan Karyawan saat Membagikan Schedule Kerja

Tips menyusun schedule kerja yang tidak kalah pentingnya adalah dengan menjaga komunikasi dengan karyawan. Saat membagikan schedule kerja, komunikasikan dengan baik kepada karyawan. Misalnya, sampaikan kepada karyawan bahwa mereka akan bekerja dengan jam kerja permanen atau mungkin saja bekerja dengan sistem rotasi dalam periode tertentu. Tips ini sangat penting diterapkan untuk menghindari kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan yang bisa mengganggu produktivitas.

5. Memilih Template Penjadwalan Kerja yang Tepat

Setelah memperhatikan beberapa tips di atas, pilihlah template penjadwalan kerja yang tepat agar jadwal kerja menjadi lebih teratur. Ada banyak pilihan online scheduling template yang sangat mudah dan praktis digunakan. Salah satunya, Anda bisa menggunakan fasilitas employee working scheduling dari BroadwaysHR untuk membuat jadwal harian, mingguan, bulanan hingga tahunan secara otomatis. 

Baca juga: Keuntungan Membuat Jadwal Shift Kerja untuk Perusahaan

Cara Input Employee Working Schedule di Aplikasi BroadwaysHR

Employee Working Schedule merupakan menu pada fitur Time Management BroadwaysHR untuk membuat jadwal kerja karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Schedule kerja yang dibuat bisa mingguan, 2 mingguan, bulanan, 6 bulanan, bahkan satu tahun.

Warna merah muda pada timeline kalender menandakan bahwa tanggal itu merupakan hari libur nasional yang sudah kita input di Master Holiday. Sementara warna orange merupakan tanda libur hari minggu.
Pertama, input jadwal kerja selama 7 hari pertama sebagai pattern hingga akhir periode. Kemudian copy pattern maka jadwal akan otomatis ter-copy hingga akhir periode yang dipilih. Copy data untuk copy jadwal karyawan di baris-baris berikutnya.

Jika akan tukar jadwal atau ganti jadwal bisa juga dilakukan dengan langsung mengganti di tanggal tersebut dengan klik insert. Jadwal yang digunakan adalah jadwal yang terbaru. Untuk lebih jelasnya Anda bisa lihat tutorial videonya di sini.

Atur Jadwal Kerja Karyawan Bersama Aplikasi BroadwaysHR

Perusahaan tentunya perlu membuat jadwal kerja bagi karyawannya dengan memanfaatkan fitur Time Management. Aplikasi BroadwaysHR menawarkan kemudahan bagi departemen HR untuk mengelola karyawannya di perusahaan. Salah satunya adalah mengelola pencatatan waktu kerja yang secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan.

Layanan Time Management mengatur waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan overtime. Data absensi karyawan terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. 

Dengan mengikuti tutorial input employee working schedule di BroadwaysHR yang sudah dipaparkan pada bagian sebelumnya, Anda akan merasakan kemudahan mengatur jadwal kerja karyawan di perusahaan. 

Tertarik berlangganan dan ingin mencoba free trial aplikasi BroadwaysHR selama 30 hari? Untuk informasi selengkapnya, hubungi kami di sini.

jadwal kerja