Keuntungan Membuat Jadwal Shift Kerja untuk Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki jam kerja yang berbeda-beda. Untuk memastikan jam kerja dalam perusahaan bekerja dengan optimal tanpa membebani karyawan, biasanya akan dibuat jadwal shift kerja atau giliran kerja. Hal ini dilakukan agar karyawan bisa membagi waktu antara pekerjaan dan keperluan pribadinya. Berikut hal-hal yang perlu Anda ketahui mengenai keuntungan membuat jadwal shift kerja bagi perusahaan.

Jenis Shift Kerja

Ketentuan jam kerja dan jadwal shift kerja diatur dalam peraturan Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 pasal 77 hingga 85 tentang Ketenagakerjaan. Berikut shift kerja yang umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia.

1. Shift Pagi dan Siang

Shift ini merupakan jenis shift kerja yang paling normal. Biasa dimulai pukul 8 pagi hingga 3 sore. Waktu kerja dapat berlaku selama seminggu penuh, hari Senin hingga Jumat, atau hari Senin hingga Sabtu.

2. Shift Malam

Shift malam diberlakukan bagi perusahaan yang memiliki layanan 24 jam. Sistem ini biasanya berlaku pada pukul 8 malam hingga 3 pagi atau 11 malam hingga 7 pagi. Contoh perusahaan yang menerapkan shift malam adalah rumah sakit hingga media massa. Di beberapa perusahaan besar, shift malam bersifat rotating shift atau tidak permanen.

Pekerja yang mendapatkan shift malam akan mendapat kesempatan untuk bekerja pada shift siang selama periode waktu tertentu. Ada beberapa perusahaan yang bersedia memberikan hari libur pada sebelum dan sesudah shift malam. Selain untuk kepentingan perusahaan, shift malam biasanya akan bermanfaat bagi pekerja yang memiliki aktivitas lain pada siang hari, misalnya usaha pribadi atau melakukan studi. 

3. Long Shift

Berbeda dengan lembur, shift panjang (long shift) adalah penambahan waktu dari shift biasa. hal ini dilakukan untuk mengejar target jangka panjang. Long shift dapat diterapkan dengan menambahkan 2 jam kerja tiap shift, sehingga jam kerja dalam satu hari menjadi 10 jam. Perhitungan upah long shift disamakan dengan perhitungan upah lembur.

4. Rostering Shift Kerja

Jenis shift kerja ini mengacu pada pengaturan jadwal waktu shift kerja pada perusahaan yang menerapkan sistem kerja bergiliran. Pengaturan jadwal kerja ini umumnya terbagi menjadi beberapa bentuk, yaitu 4 grup 3 shift, 3 grup 3 shift, dan 3 grup 2 shift. Masing-masing bentuk akan disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kebutuhan perusahaan.

5. Shift Fleksibel (flexitime)

Shift fleksibel memperbolehkan karyawan untuk mengatur jam kerjanya sendiri. Sistem ini banyak digunakan di perusahaan modern seperti startup. Jika jam kerja pada umumnya dimulai dari pukul 9 pagi, karyawan berhak untuk mulai kerja lebih cepat atau lambat, misal pada pukul 8 pagi atau 10 pagi. Ada syarat jumlah jam kerja per hari atau per minggu yang harus dipenuhi karyawan. Namun ada juga beberapa perusahaan yang memberi kebebasan karyawan untuk pulang apabila telah menyelesaikan pekerjaan, tanpa ada syarat jumlah jam kerja per hari.

Tips Mengatur Jadwal Shift Kerja

1. Sesuaikan Jadwal Shift dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan menerapkan sistem kerja shift. Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan kembali apakah sistem shift diperlukan. Jika iya, perhatikan juga alasannya. Misalnya, perusahaan memerlukan sistem shift karena perusahaan bergerak di bidang kesehatan yang harus melayani pasien di jam-jam tak terduga. Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan sistem shift seperti apa yang dapat mendukung pekerjaan karyawan secara optimal.

2. Ikuti Peraturan Jadwal Kerja Sesuai Peraturan

Untuk mengatur jadwal kerja shift, Anda perlu mengacu pada Undang-undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja), yang mengubah Pasal 77 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan). Ketentuannya sebagai berikut:

• 7 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu, atau
• 8 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu.

Sebagai penjelas, jika karyawan harus bekerja lebih dari jam tersebut (>40 jam), harus dengan surat tertulis dari perusahaan dan disetujui oleh karyawan yang ditunjuk, baik secara tertulis maupun digital. Nantinya, jam kerja ini dihitung sebagai lembur.

Di samping peraturan pemerintah, Anda perlu mempertimbangkan pedoman lain agar manajer dan karyawan tidak bingung. Misalnya, mempertimbangkan adanya status senior di shift tertentu, atau memastikan karyawan yang ditunjuk benar-benar hadir di shift tersebut.

3. Ingat 3 Prinsip Simulasi Jadwal Shift Kerja

Umumnya, ada tiga jenis shift yang berlaku di perusahaan, yaitu:

• 3 shift dengan 4 grup
• 3 shift dengan 3 grup
• 2 shift dengan 3 grup (long shift) 

Sehubungan poin nomor 2, semua jenis penjadwalan tersebut tetap mengacu pada peraturan pemerintah.

4. Pahami Kebutuhan Karyawan

Selain memahami kebutuhan perusahaan, Anda perlu memahami kebutuhan karyawan. Tepatnya, berapa orang yang diperlukan untuk setiap shift termasuk di jam aktivitas tinggi. Untuk mempermudah pembagian jadwal, gunakan whiteboard dan spreadsheet sesuai kebutuhan. Atau Anda bisa gunakan fitur Time Management yang ada di BroadwaysHR.

5. Buat Pemetaan Jadwal 

Pada tahap ini, manajer akan menentukan jadwal anggota tim, tapi karyawan boleh juga mendaftarkan diri selama memenuhi syarat. Lokasi dan waktu sudah ditentukan. Jadi, hanya perlu diisi slotnya. Jika perlu, kenali profil karyawan agar jadwal yang diberikan tepat.

6. Siap dengan Perubahan Mendadak

Perubahan bisa saja terjadi walaupun jadwal sudah disusun sedemikian rapi. Pengadaan manajemen perubahan tetap perlu agar dapat langsung ditangani. Misalnya, adanya perubahan ketersediaan karyawan, karyawan tidak bisa hadir di jadwal yang ditentukan, atau ada perubahan permintaan shift.

Membuat dan mengatur jadwal shift kerja karyawan bisa menjadi rutinitas yang merepotkan terutama jika Anda memiliki karyawan banyak. Oleh karena itu, saatnya permudah pekerjaan dengan aplikasi pembuat jadwal shift kerja, seperti aplikasi BroadwaysHR. Fitur Time Management membantu mengelola jadwal shift karyawan secara otomatis dan mudah. Anda bisa mencobanya secara GRATIS selama 30 hari dengan mendaftar di sini.