Job Analysis untuk HRD, ini Tujuan dan Cara Membuatnya

Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu cara yang dilakukan oleh HRD untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pekerjaan. Aspek-aspek yang perlu dianalisis seperti deskripsi pekerjaan, pendidikan dan kompetensi yang diperlukan hingga kompensasi dan penilaian pekerjaan. 

Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan untuk penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design dan redesign jabatan serta perencanaan SDM. Dalam melakukan kegiatan ini, HRD perlu mengetahui prosedur analisis agar bisa mengembangkan karyawan perusahaan yang lebih baik. Mari simak informasi selengkapnya di bawah ini.

Tujuan Job Analysis

Adapun tujuan dari melakukan analisis pekerjaan adalah sebagai berikut.

1. Mempermudah Proses Rekrutmen

Seperti dijelaskan di awal, proses analisis ini akan menghasilkan beberapa poin kualifikasi atau kriteria kandidat untuk posisi tertentu. Kualifikasi tersebut bisa mencakup latar pendidikan, batas usia, pengalaman kerja, keterampilan, penguasaan bahasa dan komunikasi, penguasaan teknologi, hingga kriteria fisik seperti tinggi badan dan kesehatan mata.

2. Menganalisa Kinerja Karyawan

Analisis pekerjaan dapat membantu mendefinisikan detail suatu pekerjaan, seperti tugas, tanggung jawab, dan target yang ingin dicapai. Proses analisis ini pada akhirnya dapat menilai apakah kinerja karyawan sudah memenuhi detail suatu pekerjaan atau belum. Jika belum, kamu dapat mengetahui kendala apa yang mungkin dihadapi dan dapat segera diperbaiki. Dengan kata lain, proses analisis ini membantumu merumuskan objective key results (OKR) dan/atau key performance indicator (KPI).

3. Menyusun Program Pelatihan Karyawan

Setelah menemukan kendala yang dihadapi karyawan pada jabatan tertentu, HRD bisa merumuskan upaya perbaikan yang konservatif. Misalnya merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan jabatan tertentu. Bentuk pelatihan ini dapat berbeda pada setiap pekerjaan. Seperti seminar, workshop, bootcamp, hingga memberikan beasiswa pendidikan.

4. Menentukan Kompensasi

Dalam serangkaian proses analisis pekerjaan, HRD dapat menemukan sebuah pencapaian hebat yang berhasil diraih karyawan. Mereka yang memiliki kinerja yang positif layak mendapatkan kompensasi dari perusahaan. Ada banyak bentuk kompensasi yang bisa diberikan berdasarkan proses analisis pekerjaan. Misalnya bonus uang, kenaikan gaji, perjalanan bisnis, hingga tunjangan. Besaran bonus tentu dapat berbeda, tergantung pada jabatan dan beban kerjanya.

5. Efisiensi Karyawan

Analisis pekerjaan dan jabatan membantu HRD menentukan posisi pekerjaan apa yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan begitu, proses pencarian karyawan baru dapat berjalan sesuai kebutuhan dan tidak terkesan “bakar uang”. Tugas dan tanggung jawab setiap orang dapat berjalan dengan jelas dan terukur.

Pasalnya, banyak perusahaan yang membuka lowongan besar-besaran namun tidak memiliki tugas dan tanggung jawab jabatan yang jelas. Alhasil, ada di antaranya yang saling tumpang tindih pekerjaan. Selain itu, perusahaan juga tak harus selalu merekrut karyawan tetap untuk posisi tertentu. Beberapa posisi mungkin dapat diisi oleh pekerja lepas yang lebih ringan biaya.

Manfaat Analisa Pekerjaan

Manfaat job analysis bagi perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan Tenaga Kerja

Job analysis adalah sebuah metode kualitatif dalam mengukur kebutuhan tenaga kerja. Termasuk menentukan persyaratan pekerjaan dalam hal keterampilan, kualitas dan, karakteristik kandidat lainnya. Artinya, proses ini akan memfasilitasi pembagian kerja ke dalam jabatan yang berbeda.

2. Evaluasi Pekerjaan

Analisis pekerjaan menjadi dasar untuk kegiatan evaluasi pekerjaan. Tujuannya adalah menentukan nilai relatif pekerjaan yang dapat membantu menentukan kompensasi bagi karyawan. Data analisis pekerjaan memberikan standar kinerja yang jelas untuk setiap pekerjaan. Kinerja karyawan dapat dievaluasi secara objektif terhadap standar kinerja pekerjaan.

3. Keselamatan Karyawan

Manajemen perusahaan dapat mengambil tindakan preventif untuk memastikan keselamatan karyawan dan mengurangi risiko berbagai bahaya yang mengancam karyawan. Misalnya, perusahaan yang bekerja dalam industri bahan kimia dapat menentukan standar pengolahan bahan baku yang aman, penentuan SOP berdasarkan ISO, pengadaan alat pelindung diri, hingga tindakan mitigasi bencana.

4. Promosi, Demosi, dan Mutasi

Analisis pekerjaan yang dilakukan oleh HRD dapat membantu perusahaan dalam menentukan kenaikan jabatan (promosi), penurunan jabatan (demosi), dan pergeseran jabatan (mutasi) berdasarkan kinerja karyawan dan kebutuhan bisnis.

5. Mencegah Perselisihan

Kegiatan job analysis dapat membantu merumuskan serangkaian aturan dan panduan manajemen SDM yang pada akhirnya dapat menghindari perselisihan antar karyawan. 

Sebab, semua aturan dan kebijakan perusahaan sudah tertuang dengan jelas melalui proses analisis ini. Dengan kata lain, tidak akan ada aksi kecurangan dan tindakan toxic antar sesama pekerja.

Tahapan Analisa Pekerjaan

Beberapa tahapan job analysis yang dilakukan oleh HRD di perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Mengumpulkan Informasi Pekerjaan

HRD bisa mengamati dan mewawancarai karyawan yang saat ini sudah dipekerjakan. Ajak karyawan untuk melakukan tugas mereka serinci mungkin saat menjalankan tanggung jawabnya. Staf HRD bisa membaca guide book atau dokumen yang menjelaskan posisi suatu pekerjaan. Bandingkan deskripsi pekerjaan tersebut dengan apa yang sebenarnya dilakukan karyawan. Catat hasilnya berdasarkan departemen atau posisi individual. Setelah itu, rincikan semua tugas dan keterampilan yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan.

2. Evaluasi Tugas dan Kompetensi

Setelah memahami keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan jabatan, HRD dapat menilai kesulitan setiap tugas dan keterampilan tersebut. Tentukan tingkatan keterampilan atas untuk setiap posisi. Perhatikan keterampilan mana yang membutuhkan level pemula dan butuh lebih banyak pengalaman.

3. Membandingkan dengan Standar Industri

Staf HRD dapat melakukan job analysis dengan membandingkan catatan yang sudah dimiliki perusahaan dengan standar industri saat ini. Kamu bisa mengintip kualifikasi pekerjaan yang sama pada perusahaan kompetitor. Tak hanya itu, gunakanlah informasi dari literatur pemerintah dan asosiasi pekerja. Selain itu, staf HRD mungkin akan membutuhkan masukan dari ahli atau pakar yang berkaitan dengan jabatan tertentu.

4. Menentukan Standar Pekerjaan

Setelah mengidentifikasi dan menemukan kualifikasi paling penting yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, buatlah daftar untuk setiap jabatan dan keterampilan. Gunakan daftar ini untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang ada atau membuat deskripsi yang baru agar sesuai dengan analisis yang telah dilakukan. 

Susunlah serangkaian kriteria untuk setiap posisi yang sesuai dengan feedback karyawan dan pengamatan kerja dari bagian HRD. Sertakan juga harapan atau tujuan yang mungkin belum terpenuhi. Dengan begitu, HRD dapat memasukkan kualifikasi yang mungkin dapat memenuhi harapan tersebut.

5. Perubahan Pekerjaan Berdasarkan Data Aktual

Cara terakhir dalam proses job analysis adalah dengan menggunakan data aktual sebagai landasan melakukan perubahan pekerjaan. Misalnya, HRD dapat melihat dalam perusahaan, apakah tugas yang tepat sudah diberikan kepada orang-orang yang tepat?

Jika ada pekerjaan yang lebih cocok untuk tim lain, HRD bisa memindahkan pekerjaan atau tim tersebut. Bisa juga menggabungkan dua atau tiga tim menjadi satu departemen agar pekerjaan menjadi lebih efektif.

Itulah informasi lengkap mengenai job analysis yang perlu diketahui oleh HRD. Jika kegiatan Anda bisa menggunakan fitur Organization Development milik BroadwaysHR, GRATIS selama 30 hari. Fitur tersebut bisa Anda gunakan untuk mengatur job holder, asesmen karyawan, pelatihan karyawan, dan lain-lain. Klik di sini untuk informasi selengkapnya, atau coba gratis aplikasinya di sini.