HRMS Adalah: Definisi, Manfaat, dan Tips Sukses

Penggunaan Human Resource Management System (HRMS) dalam sebuah perusahaan, memang belum terdengar familiar di kalangan masyarakat. Sehingga, masih banyak orang yang mengira bahwa fungsi utama HRMS adalah hanya berfokus pada rekrutmen karyawan saja. Pada kenyataannya begitu banyak fungsi yang akan didapatkan oleh perusahaan jika menggunakan Human Resource Management System. HRMS sendiri adalah sebuah perangkat sistem aplikasi yang memiliki kegunaan untuk mengelola berbagai kebutuhan yang berhubungan dengan karyawan pada sebuah perusahaan.

Definisi HRMS

Sumber: iStockPhoto

Human Resource Management System (HRMS) adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu manajemen SDM di perusahaan. HRMS membantu mengelola dan memproses data karyawan seperti rekam jejak pekerjaan, penggajian, absensi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Data yang tersimpan dalam sistem HRMS dapat digunakan untuk membangun laporan tentang kinerja karyawan, absensi, gaji, biaya pelatihan, dan lain sebagainya. Hal ini akan membantu manajemen SDM dalam membuat keputusan strategis berdasarkan data yang valid dan aktual.

Fungsi HRMS bagi Perusahaan

1. Merekrut Kandidat Potensial

Dengan sistem yang ditawarkan oleh HRMS, HRD pada sebuah perusahaan tentunya tak perlu merasa repot untuk merekrut karyawan baru. Sistem ini akan membantu para HRD perusahaan untuk menyebarkan informasi terkait lowongan pekerjaan yang dibutuhkan, serta membantu perusahaan untuk menyaring kandidat yang tepat mengisi posisi tersebut. Para kandidat nantinya dapat difilter sesuai kebutuhan perusahaan, seperti melalui pengalaman kerja maupun latar belakang pendidikan oleh sistem aplikasi tersebut.

2. Penggajian Karyawan

Dengan menggunakan sistem HRMS, penggajian atau payroll karyawan tentunya akan sangat terbantu. Penggajian merupakan salah satu fungsi utama pada fitur aplikasi ini. Nantinya, sistem ini dapat menghitung penghasilan seorang karyawan dalam perusahaan. Mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, maupun tambahan lainnya, hingga menemukan angka gaji bersih yang harus dibayarkan. Selain itu, sistem ini juga telah otomatis membantu perhitungan potongan pajak penghasilan setiap karyawan, ataupun potongan lainnya dalam penggajian tersebut.

3. Pelatihan Karyawan

Pelatihan merupakan salah satu program yang dirancang oleh HRD perusahan. Ini berguna untuk mengembangkan potensi diri karyawan pada sebuah perusahaan. Selain potensi itu, HRD perusahaan juga dapat menanamkan visi dan misi yang sama pada seorang karyawan, khususnya pada karyawan yang baru bergabung dalam perusahaan. Namun, pada sistem HRMS, fungsi ini jarang digunakan karena dianggap kurang memberikan pengaruh besar pada karyawan perusahaan.

Biasanya perusahaan akan melakukan pendekatan yang lebih bersifat proaktif, dengan mengoptimalisasi tenaga kerja agar lebih kuat dalam menghadapi perubahan. Selain itu melalui kegiatan training, perusahaan akan lebih mudah dalam mengetahui karyawan yang memiliki potensi kerja sehingga memiliki perkembangan yang lebih pesat melalui kegiatan pelatihan tersebut.

Baca juga: Plus Minus Software HRD untuk Bisnis Anda, Ada HRIS dan HRMS

4. Analisis Perkembangan Karyawan

Melalui sistem HRMS ini, pihak HRD dapat melihat perkembangan  dari setiap karyawan pada perusahaan tersebut. Sehingga akan lebih mudah untuk melakukan evaluasi terkait dengan kedisiplinan, catatan waktu kehadiran dan pulang kantor, serta memastikan bahwa lingkungan kerja di kantor sudah aman dan nyaman sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Pada fungsi ini, HRD perusahaan dapat mengembangkan sebuah perencanaan khususnya terkait kompetensi kerja, manajemen kinerja karyawan, hingga manajemen risiko yang dapat terjadi pada internal perusahaan. Selain itu, terdapat fungsi untuk mencatat waktu dalam bekerja seperti lembur, waktu istirahat dan cuti. Sehingga kompensasi yang dibayarkan perusahaan, akan sesuai dengan data tersebut.

5. Mitigasi Risiko Internal

Sistem HRMS juga berfungsi untuk mencatat seluruh kinerja karyawan pada sebuah perusahaan. Nantinya HRD selaku divisi yang bertanggung jawab dengan para karyawan perusahaan, dapat melihat risiko masalah internal apa yang berpotensi terjadi pada karyawan di lingkungan kerja. Segala risiko tentunya dapat terjadi dalam sebuah perusahaan, namun hal tersebut tentu dapat diantisipasi dengan perencanaan yang baik dari SDM. Salah satunya seperti mengoptimalkan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis, agar karyawan tak merasa tertekan dalam menjalani tugas pekerjaannya.

6. Mencatat Kehadiran Karyawan

Pada sebuah perusahaan, seorang karyawan memang diharuskan untuk hadir sesuai jam kerjanya. Sistem HRMS ini dapat membantu perusahaan mencatat absensi kehadiran karyawan setiap harinya, tak hanya absensi bagi karyawan yang tengah libur dan mengajukan cuti juga dapat tercatat pada sistem ini. Sehingga, pihak HRD perusahaan tak perlu merasa repot dengan absensi yang bersifat manual, karena segala pencatatan kehadiran telah diinput oleh sistem lalu dapat dianalisa setiap bulannya.

7. Data Karyawan Resign

Tak hanya menyimpan data karyawan yang masih berada di perusahaan, sistem ini juga dapat mengelola seluruh data termasuk pekerja yang telah mengundurkan diri. Seperti tanggal pengunduran diri, alasan pengunduran diri, tanggal bergabung dan lainnya. Tentunya akan mudah bagi HRD untuk memberikan surat keterangan kerja ataupun surat rekomendasi kepada karyawan yang telah mengundurkan diri, sehingga akan mempermudah pekerjaan bagian HRD perusahaan.

Perbedaannya HRMS dengan HRIS

Sumber: iStockPhoto

HRMS lebih komprehensif dalam cakupan fungsi. Selain administrasi, HRMS juga mencakup fungsi strategis seperti manajemen talenta, perencanaan suksesi, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kinerja. HRMS membantu organisasi mengembangkan karyawan, mengidentifikasi dan merencanakan penggantian pemimpin, serta memastikan pencapaian tujuan jangka panjang melalui pengelolaan kinerja yang lebih efektif.

Sementara itu, HRIS (Human Resource Information System) memiliki fokus utama pada administrasi dan manajemen data karyawan. Ini berperan dalam pengelolaan informasi dasar seperti data pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, penggajian, manajemen waktu, serta pelaporan  terkait administrasi sumber daya manusia. HRIS membantu menjaga catatan akurat dan efisien mengenai data karyawan dan penggajian.

Penerapan HRMS Saat Ini

Di era teknologi saat ini, implementasi sistem aplikasi HRMS akan membantu setiap divisi di kantor untuk menjalankan tugasnya sehari-hari, terutama bagi HRD. Semakin meningkatkan kualitas karyawan dalam sebuah perusahaan, tentunya akan membawa dampak baik serta kemajuan dalam perusahaan tersebut. Sistem HRMS sendiri memiliki berbagai manfaat di dalamnya, khususnya pada pencatatan dokumen karyawan dalam perusahaan. Selain itu, sistem ini dapat membantu mengembangkan potensi yang ada pada diri karyawan untuk memberikan kemampuan yang terbaik untuk perusahaan.

Penerapan sistem HRMS juga tidak membutuhkan modal yang besar, karena sistem ini tidak memerlukan banyak perangkat sehingga tak membutuhkan biaya lebih. Sistem aplikasi HRMS biasanya berjenis software yang berbasis pada cloud. Sistem ini juga mudah untuk digunakan sehingga tak memerlukan pelatihan khusus. Hal ini akan mudah digunakan oleh berbagai pihak yang ingin mencobanya.

Pada sisi keamanan data pengguna, nantinya seluruh data yang berada dalam sistem ini dapat dipastikan aman karena memerlukan persetujuan khusus untuk mengakses data tersebut. Sehingga untuk mengakses data tersebut memerlukan konfirmasi kode berupa kata sandi khusus yang hanya diketahui pengguna, sehingga dapat dipastikan aman dari kebocoran. Tak hanya itu, fitur pada keamanan dari aplikasi sistem HRMS biasanya juga disertai dengan beberapa pengamanan sistem lainnya, seperti autentikasi dua faktor dan enkripsi data sehingga orang lain tidak bisa dengan mudah untuk diakses melalui perangkat lainnya.

Baca juga: 3 Jenis Aplikasi HRD Paling Dibutuhkan dan 6 Fitur Wajibnya

Kelola Karyawan dengan BroadwaysHR

Salah satu aplikasi HRIS yang bisa Anda gunakan untuk mengelola karyawan dalam perusahaan adalah BroadwaysHR. Aplikasi ini menangani urusan HR dengan sistem yang berbasis cloud yang akurat dan mudah beradaptasi dengan kondisi perusahaan. Dengan berbagai fitur yang beragam, HRIS ini dapat bermanfaat untuk Anda sebagai HR dalam suatu perusahaan kecil dan menengah. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.