Audit SDM: Manfaat, Tahapan, dan Penerapan Aplikasinya

Manfaat audit SDM saat ini diharapkan memberikan kontribusi strategis bagi keuntungan-keuntungan kompetitif perusahaan. Peningkatan tuntutan kerja, peraturan yang kompleks, dan norma-norma etika serta persaingan domestik dan global telah mengubah bentuk SDM. Departemen SDM harus juga berusaha mencapai tujuan-tujuan sosial dan fungsional karyawan. Artinya, perusahaan-perusahaan harus mulai memandang bahwa SDM sebagai sebuah faktor penting yang senantiasa meningkat.

Pengembangan produktivitas salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM yang terintegrasi dengan pendekatan sistem secara keseluruhan. Hal ini dapat dicapai dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus menerus (continuous improvement). Untuk mengetahui lebih lanjut tentang tahapan dan penerapan audit SDM bagi perusahaan, simak informasi selengkapnya di bawah ini.

Ruang Lingkup Audit

Audit merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok atau lembaga independen yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan. Ruang lingkup audit sendiri terbagi menjadi 3 yaitu sebagai berikut:

1. Manajemen Audit (Policy Audit)

Suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independen, berorientasi ke masa depan terhadap keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen. Tujuannya untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang telah ditetapkan, serta pencapaian social objective.

2. Performance atau Operational Audit

Suatu kegiatan penilaian yang sistematis dan dilaksanakan secara independen dan objektif. Berorientasi untuk masa depan atas semua kegiatan yang berada dalam sebuah perusahaan, terutama SDM. Baik yang menyangkut bidang kegiatan top-middle atau low manajemen, dengan tujuan untuk mengadakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian serta meningkatkan manfaat SDM yang ada pada perusahaan.

3. Financial Audit

Berorientasi pada pengujian atau penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan atau administrasi untuk memberikan perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang diterapkan.

Manfaat Audit SDM

Beberapa manfaat melakukan audit sumber daya manusia (SDM) adalah sebagai berikut.

1. Memastikan Kepatuhan Hukum

Audit SDM bermanfaat untuk memeriksa kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Hal tersebut melibatkan pemeriksaan kebijakan, prosedur, dan praktik SDM.

2. Meningkatkan Keunggulan Kompetitif

Audit SDM memiliki manfaat untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan keunggulan kompetitif. Hal ini dicapai melalui evaluasi terhadap penerapan SDM yang sedang berjalan untuk menghasilkan kinerja yang lebih efisien. Dengan identifikasi area perbaikan, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan SDM untuk mencapai keunggulan dalam suatu industri.

3. Membangun Dokumentasi dan Penerapan Teknologi yang Efisien

Adanya audit pada SDM suatu perusahaan dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut menerapkan dokumentasi dan praktik adopsi teknologi serta digitalisasi proses human resource management yang efisien.

4. Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan SDM

Proses audit dimanfaatkan untuk mengumpulkan berbagai data penting tentang keadaan organisasi perusahaan. Hal tersebut menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan dalam berbagai aspek yang ada. Baik dari diklat karyawan, komunikasi, dan praktik ketenagakerjaan lainnya. Dengan begitu, perusahaan dapat mencari solusi atau perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan efektivitas SDM.

5. Evaluasi Kinerja Staf

Audit SDM juga melibatkan evaluasi terhadap kinerja staf HRD dan bagian lainnya. Dari sini Anda akan mendapatkan deskripsi atau gambaran yang nyata terkait performa karyawan secara menyeluruh. Anda juga bisa memberikan rekomendasi yang sesuai dengan kemampuan karyawan untuk meningkatkan efektivitas SDM.

6. Evaluasi Manajer

Keberadaan audit SDM ini juga memiliki manfaat untuk mengevaluasi kinerja manajer HRD, staf administrasi, staf eksekutif, dan recruiter untuk memastikan penerapan instruksi dan pedoman yang efektif dalam pengelolaan SDM di masing-masing departemen.

Tahapan Audit SDM oleh Perusahaan

Untuk melakukan audit SDM, Anda tidak harus menunggu sampai masalah muncul. Pilihlah waktu sekali dalam setahun yang paling nyaman untuk organisasi atau perusahaan dan beban kerja Anda. Jika memilih waktu di pertengahan tahun, Anda dapat melihat pencapaian dari proses HR telah sejauh apa, hambatan, dan mengatur ulang strategi. Namun jika Anda memilih akhir tahun, maka Anda bisa melakukan audit secara keseluruhan, mulai dari performa kinerja, payroll, hingga talent management.

Adapun tahapan audit SDM pada suatu perusahaan sebagai berikut.

1. Menentukan Jenis dan Cakupan Audit

Mulailah audit dengan menentukan tujuan audit SDM dan area lapangan yang akan ditinjau. Anda dapat mengambil pendekatan komprehensif atau fokus pada satu area dan kebijakan tertentu. Anda dapat mengidentifikasi apa saja stakeholder yang terlibat dan divisi mana yang perlu dihubungi untuk membantu Anda dalam pengumpulan data.

2. Membuat Kuesioner

Berdasarkan cakupan audit, buatlah kuesioner yang melibatkan semua informasi yang diperlukan. Jelaskan dengan rinci apa saja informasi yang Anda butuhkan. Kuesioner ini dapat menjadi panduan audit, jadi pastikan Anda meluangkan waktu tambahan untuk menyusun pertanyaan dalam kuesioner sehingga menghasilkan kuesioner yang komprehensif.

3. Mengumpulkan Data

Gunakan kuesioner yang telah Anda buat untuk mengumpulkan data. Bagikan lembaran kuesioner pada area yang menjadi fokus audit Anda. Hal ini dikarenakan hasil data dari kuesioner yang telah terkumpul akan relevan dengan kebutuhan Anda.

4. Membandingkan Temuan Audit

Dari data yang telah dikumpulkan, Anda bisa membandingkannya dengan data internal maupun eksternal perusahaan. Untuk data internal, Anda bisa menggunakan data cost per hire untuk melihat perubahan dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi solusi atas permasalahan tersebut.

5. Laporkan Temuan

Setelah mengumpulkan data dan membandingkannya untuk menginterpretasi temuan, buatlah laporan dari hal tersebut. Buatlah laporan atas temuan Anda dan laporkan pada pimpinan departemen dan organisasi atau perusahaan. Laporan ini mendeskripsikan temuan utama dan memberikan prioritas berdasarkan berbagai tingkat risiko dan kepentingan.

6. Mengembangkan Rencana

Berdasarkan laporan akhir dari kegiatan audit SDM dan rekomendasi yang diprioritaskan, Anda dapat mengambil tindakan nyata. Maksudnya, tindakan ini harus dapat menjawab rekomendasi yang diberikan dalam laporan audit. Penting bagi HR untuk mengawasi proses pengembangan tindakan ini, karena akan berpengaruh terhadap kinerja SDM.

7. Menekankan Budaya Perbaikan

Melakukan audit SDM dan merespons informasi dengan proaktif dapat mencerminkan organisasi atau perusahaan yang tertarik untuk merespons. Bukan hanya masalah kepatuhan, namun juga melihat ke arah perbaikan yang berkelanjutan. Anda sebagai HR dapat melacak kemajuan melalui rencana tindakan audit dan risiko dari semua perubahan kinerja SDM yang dilakukan dari waktu ke waktu. Selain itu, rencanakan untuk melakukan audit SDM tambahan di masa depan.

Penerapan Aplikasi HRIS pada Audit SDM

Proses audit adalah proses yang panjang dan melelahkan, karena HR dan manajerial perusahaan harus mengumpulkan data yang berkaitan dengan praktik HR yang dijalankan. Mulai dari data karyawan, absensi kerja, kinerja, hingga penggajian. Sayangnya, proses ini sering terkendala pada pengumpulan data yang kurang tepat. Hal ini biasa terjadi pada perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam praktik HR.

Untuk memudahkan proses audit SDM yang lebih komprehensif, penggunaan teknologi seperti piranti lunak HRIS (Human Resource Information System) menjadi sangat dibutuhkan. Apalagi fitur Organization Management yang terdapat di aplikasi BroadwaysHR sangat membantu untuk melakukan tahapan audit, terutama pengumpulan data. Dengan menggunakan fitur tersebut, seluruh data dan praktik manajemen SDM dapat dilakukan pada satu tempat. Hal tersebut dapat memudahkan proses penyesuaian strategi dan juga audit. Anda bisa mencoba GRATIS selama 30 hari dengan mendaftar di sini.