6 Tips Membangun Komunikasi Eksternal bagi Perusahaan

Komunikasi eksternal adalah hal yang perlu dijaga oleh setiap karyawan perusahaan. Selain berurusan dengan sesama pekerja, Anda tentu juga akan berinteraksi dengan pihak luar perusahaan seperti misalnya klien, vendor, pelanggan, dan lain-lainnya.

Cara berkomunikasi dengan pihak eksternal tersebut akan menjadi cerminan dari image perusahaan tempat Anda bekerja. Jadi, hal ini sangat penting untuk diperhatikan. Tak hanya mencakup cara Anda berbicara dengan orang lain, komunikasi eksternal juga meliputi sikap dan perilaku yang ditunjukkan saat berinteraksi.

Pada artikel kali ini, Anda akan kami ajak untuk memahami lebih jauh tentang apa itu komunikasi eksternal, bedanya dengan komunikasi internal, serta beberapa tips untuk membangun komunikasi dengan pihak luar yang dapat meningkatkan bisnis perusahaan.

Komunikasi Eksternal adalah?

Berdasarkan penelusuran di halaman Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), komunikasi eksternal diartikan sebagai komunikasi antara pemimpin organisasi atau perusahaan dan orang di luar organisasi.

Orang-orang di luar organisasi tersebut bisa saja rekanan bisnis, klien perusahaan, vendor yang bekerja sama dengan perusahaan, pelanggan, hingga masyarakat umum. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa, hal ini bukan hanya sekedar obrolan antara dua pihak saja, tapi juga mencakup sikap dan perilaku yang nantinya akan memengaruhi reputasi perusahaan di hadapan publik.

Bahkan, komunikasi dengan pihak luar yang terjalin dengan baik merupakan salah satu strategi dalam mengembangkan brand awareness dan juga citra organisasi di mata khalayak umum.

Komunikasi dengan pihak luar juga bukan sekedar untuk membangun atau mempererat hubungan bisnis saja, tapi juga menyangkut strategi marketing untuk mengikat sekaligus menarik pelanggan.

Komunikasi dengan pihak luar yang paling umum Anda temui adalah pernyataan pemegang jabatan dalam perusahaan terkait isu tertentu melalui konferensi pers yang nantinya tersebar luas di berbagai platform media apapun.

Bahkan interaksi antara staf HR dengan pelamar kerja dari proses panggilan kerja, walk in interview, hingga sampai tahap wawancara akhir juga merupakan bagian dari komunikasi eksternal.

Baca juga: 6 Perbedaan Rekrutmen Internal dan Eksternal serta Kelebihannya

Beda Komunikasi Eksternal dan Internal

Sumber: Freepik

Membedakan komunikasi eksternal dan internal bukanlah hal yang sulit. Dari namanya saja, Anda sudah bisa menemukan perbedaan yang sangat jelas. Eksternal merupakan hal-hal yang menyangkut pihak luar, sedangkan internal adalah hal-hal yang berhubungan dengan bagian dalam.

Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi eksternal merupakan interaksi antara perusahaan dengan pihak lain di luar perusahaan, sedangkan komunikasi internal adalah bentuk hubungan antara perusahaan dengan orang-orang di dalam organisasi itu sendiri.

Komunikasi internal sama pentingnya dengan komunikasi kepada pihak luar, terutama untuk perusahaan dengan skala besar. Perusahaan besar umumnya terdiri dari banyak divisi atau departemen dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. 

Meski berada di satu perusahaan yang sama, tapi tiap-tiap departemen belum tentu memahami seluk beluk bisnis bisnis secara menyeluruh, apalagi mengenal hal-hal yang terjadi di luar divisi karyawan.

Dalam hal ini, komunikasi internal berfungsi sebagai penghubung antara perusahaan dengan semua SDM yang terlibat dalam aktivitas kerja untuk menyamakan pemahaman serta budaya organisasi dan informasi penting yang berkaitan dengan kebijakan organisasi atau perubahan sistem.

Ini Penyebab dan 4 Cara Tepat Atasi Miskomunikasi di Kantor

Tips Membangun Komunikasi Eksternal

Sumber: Freepik

Perusahaan harus berhati-hati saat berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi. Pasalnya, kesalahan dalam melakukan interaksi bisa menyebabkan kerugian baik yang sifatnya materi maupun non materi. Selain memengaruhi profitabilitas, kesalahan dalam menerapkan komunikasi eksternal juga bisa merusak reputasi perusahaan di mata publik. Ini beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan untuk menciptakan komunikasi efektif dengan pihak luar.

1. Beda Audiens Beda Cara Berkomunikasi

Saat berinteraksi dengan orang lain, perhatikan siapa yang jadi lawan bicara Anda. Berkomunikasi dengan kalangan pebisnis tentunya berbeda saat berhadapan dengan kalangan ibu rumah tangga, pelajar, dan lain-lainnya.

Dalam hal ini, pastikan gaya bahasa dan kosakata yang Anda lontarkan, sesuai dengan segmen yang disasar. Jika hal ini diabaikan, justru akan menyebabkan miskomunikasi sehingga pesan yang ingin disampaikan tidak dapat diterima dengan baik.

2. Informasi Harus Jelas

Penyampaian pesan ke pihak luar harus memuat informasi yang jelas dan lengkap. Misalnya saja saat melakukan launching produk baru. Perusahaan tak hanya menjelaskan seputar produk dan keunggulannya, tapi juga varian, harga, dan tempat-tempat yang menjual produk tersebut. 

3. Memilih Media Komunikasi yang Tepat

Selain memperhatikan cara dan kosakata yang dipilih sesuai dengan target audiens, Anda juga harus memilih alat komunikasi yang tepat dalam menyampaikannya. Beberapa alat komunikasi yang umum digunakan adalah email, media cetak, media sosial, konferensi pers, kampanye perusahaan, dan lain-lain.

Ketidaktepatan dalam memilih media untuk berkomunikasi dengan pihak luar akan menyebabkan pesan tidak tersampaikan, sehingga hal ini akan menjadi sia-sia. Contoh pemilihan alat komunikasi yang tepat adalah memilih media sosial untuk sasaran Gen Z atau kaum profesional. Namun, perusahaan cukup menggunakan email atau on call untuk terhubung dengan vendor, supplier, dan sebagainya.

4. Membuat Pesan secara Sederhana

Jalinlah komunikasi secara sederhana supaya pesan dapat tersampaikan dengan baik. Hindari memakai kata atau kalimat yang rumit yang justru membuat audiens Anda tidak paham atau salah paham. Selain itu, berikan kesempatan kepada audiens Anda untuk menyampaikan sesuatu atau menanyakan hal-hal yang sekiranya belum dimengerti.

5. Fokus pada Penyelesaian Masalah

Masalah yang datang dalam aktivitas bisnis perusahaan baik yang berasal dari internal maupun eksternal harus segera diselesaikan secepat mungkin. Apabila hal ini ditunda, justru akan mengakibatkan komunikasi terhambat sehingga berdampak pada ketidaklancaran kinerja dalam perusahaan.

6. Utamakan Kejujuran

Kejujuran adalah hal mendasar yang harus Anda pegang saat berhubungan dengan orang lain. Apalagi pada hubungan bisnis yang melibatkan pihak-pihak di luar perusahaan. Mengutamakan kejujuran dalam berkomunikasi akan menciptakan kepercayaan dari pihak luar kepada perusahaan.

Baca juga: 5 Tahap Lakukan Analisis SWOT yang Tepat untuk Bisnis Anda Makin Sukses

Sama halnya dengan komunikasi eksternal, interaksi internal antar karyawan juga perlu dijaga dan ditingkatkan untuk menghindari miskomunikasi di lingkungan perusahaan. Hal-hal yang berkaitan dengan pembaruan sistem dan kebijakan organisasi, serta informasi penting terkait perusahaan bisa disampaikan melalui  penggunaan software tertentu yang bisa diakses oleh pihak internal pada gawai masing-masing.

Dalam hal ini, BroadwaysHR hadir sebagai aplikasi HR berbasis cloud yang menawarkan fitur Employee Self Service untuk mendukung transparansi informasi dan komunikasi efektif yang bersinergi dengan teknologi terkini.

Tertarik untuk menggunakan aplikasi BroadwaysHR? Hubungi kami di sini untuk berkonsultasi lebih jauh terkait kebutuhan pengelolaan SDM dan manajemen HR perusahaan Anda.