Ketahui Aturan Resmi untuk Membuat Notice Period

Untuk seorang karyawan yang baru pertama kali mendapatkan pekerjaan, tentu masih asing dengan istilah notice period. Pada umumnya, notice period adalah periode di mana seorang karyawan harus memberi tahu HRD jika ingin meninggalkan perusahaan tempat bekerja. Adapun jangka waktu notice period di setiap perusahaan berbeda-berbeda.

Namun, biasanya one month notice adalah batas maksimal pengajuan surat pengunduran diri yang harus dilakukan satu bulan sebelum keluar dari perusahaan. Lantas apakah akan mendapat sanksi jika mengundurkan diri tanpa melalui proses notice period? Berikut penjelasannya.

Aturan Resmi Notice Period

Di Indonesia aturan notice period telah tertuang dalam Pasal 154A Ayat 1 UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan juga Pasal 26 ayat (2) Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 78/2001 tentang Perubahan Kepmenaker No. 150/2000 tentang PHK, Pesangon, dan lainnya yang mengatur terkait ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja yang ingin mengundurkan diri, antara lain:

1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
2. Tidak terikat dalam ikatan dinas.
3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.

Lebih lanjut dalam ayat [3] dan [4] Kepmenakertrans 78/2001, Perusahaan harus memberikan persetujuan atau tidak paling lambat 14 hari sebelum masa kerja berakhir.

Berdasarkan ketentuan di atas, maka jelaslah bahwa jangka waktu pemberitahuan adalah 30 hari atau paling lama satu bulan. Aturan notice period ini telah menjadi acuan dalam sebuah perusahaan yang memiliki kebijakan periode pemberitahuan karyawan. Namun, tidak boleh melebihi batas waktu yang ditetapkan oleh pemerintah.

Selain itu, perlu diketahui bahwa perusahaan harus menanggapi surat pengunduran diri karyawan setidaknya 14 hari sebelum dimulainya periode pemberitahuan. Jika perusahaan tidak memberikan tanggapan dalam batas waktu tersebut, berarti perusahaan menerima pengunduran diri karyawan tersebut.

3 Tujuan Notice Period

Ada beberapa tujuan notice period yang bisa dipelajari, simak penjelasan berikut ini.

1. Memberikan Waktu bagi Perusahaan untuk Mencari Karyawan Pengganti

Ketika Anda mengajukan pengunduran diri dan meninggalkan perusahaan, tentunya harus ada yang menggantikan posisi Anda dan melanjutkan tugas-tugas yang selama ini dikerjakan. Dengan adanya notice period, perusahaan memiliki tenggat waktu untuk mencari karyawan baru. Jika ada sisa waktu sebelum resign, Anda bisa melakukan handovering secara langsung kepada karyawan baru yang menggantikan posisi Anda.

2. Memberikan Peluang untuk Karyawan Mencari Pekerjaan di Tempat yang Baru

Selain kasus pengunduran diri, notice period pada kasus pemecatan akan menjadi waktu bagi karyawan tersebut untuk mencari perusahaan baru sembari menyelesaikan tugasnya di perusahaan yang sekarang. Manfaatkan waktu tersebut untuk melamar ke berbagai perusahaan dan lakukan aktualisasi diri untuk memperkaya kemampuan yang dimiliki.

3. Bentuk Profesionalisme Kedua Belah Pihak

Notice period adalah salah satu bukti bentuk profesionalitas dari karyawan dan perusahaan. Meskipun ada perubahan dalam lingkup SDM, tetapi operasional perusahaan harus tetap berjalan dan diharapkan tidak ada kerugian atau bahkan perubahan ketika ada seseorang yang keluar dari perusahaan tersebut.

Hak dan Kewajiban untuk Karyawan dan Perusahaan

Pekerja dan perusahaan tentu saling berhubungan dan memiliki aturan sendiri yang dilindungi oleh hukum. Tidak terkecuali terkait pengajuan resign. Secara umum, pekerja dapat mengajukan resign karena faktor pribadi lainnya. Namun, perlu diperhatikan mengenai batas waktu pengajuan dan tidak boleh mendadak. Mengapa demikian? Karena perusahan membutuhkan waktu untuk mendapatkan pengganti.

Proses Resign dan PHK diatur dalam UU Ketenagakerjaan lebih tepatnya pasal 165 dan diperbaharui dalam UU Cipta Kerja tahun 2020. Adapun konsekuensi hukum jika one month notice dilanggar dan berhubungan dengan hak karyawan:

1. Tidak Memperoleh hak berupa uang cuti tahunan apabila belum pernah diambil. Pekerja akan mendapat penggantian sesuai ketentuan perusahaan, tapi harus memenuhi notice period.
2. Biaya kepulangan pekerja dan keluarga ke tempat baru atau dalam hal ini pesangon untuk pekerja.
3. Hal-hal lain yang diatur dalam perjanjian perusahaan, perjanjian bersama dan peraturan kerja. Semuanya diatur dalam PP No. 35/2021 di mana harus ditaati oleh kedua belah pihak (pekerja dan pemilik perusahaan).

Itulah penjelasan tentang notice period sebelum karyawan resign dari perusahaan. Terlepas dari alasan resign karyawan, hal ini memang seharusnya menjadi perhatian bagi karyawan dan perusahaan. Saat mengundurkan diri, karyawan juga mengajukan surat resign dengan aturan yang benar. Setelah itu, tinggal menunggu kebijakan perusahaan. 

Sebagai HR, Anda bisa mengatur proses notice period dengan lebih mudah melalui aplikasi BroadwaysHR pada fitur Employee Management secara GRATIS selama 30 hari. Klik di sini untuk informasi selengkapnya, atau coba gratis aplikasinya di sini.