5 Topik yang Perlu Dibahas Saat One on One Meeting

One on one meeting merupakan salah satu cara terbaik yang bisa diterapkan perusahaan untuk membuat komunikasi jadi lebih baik. Selain untuk memastikan karyawan merasa dihargai dan didukung, pertemuan ini juga bisa dijadikan momen untuk melihat kinerja, membangun hubungan yang kuat, serta meningkatkan motivasi mereka. Karyawan sendiri jadi bisa mengenal atasannya dengan lebih baik dari sesi meeting tersebut. Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan 1-on-1 meeting itu? Apa saja ragam topik yang dibahas agar pertemuan bisa berjalan dengan lebih lancar?

Definisi One on One Meeting

Sumber: Freepik

One on one meeting adalah forum privat yang diadakan antara dua orang, umumnya seorang manajer dan karyawan. Biasanya jenis rapat ini diadakan secara rutin, misalnya dua minggu sekali. Pertemuan ini bertujuan untuk memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah, dan membantu karyawan untuk berkembang. Jadi, jika karyawan memiliki masalah dalam pekerjaan, mereka bisa menceritakannya saat sesi tersebut. Selain itu, dengan kegiatan ini, manajer dapat terlibat secara langsung mempertahankan karyawan. Tanpa adanya intervensi dari pihak lain, karyawan akan merasa aman dan nyaman ketika menyampaikan unek-unek kepada manajer.

Manfaat 1on1 Meeting

Manfaat dari 1on1 meeting antara karyawan dan manajernya adalah sebagai berikut.

1. 1. Mendapat Masukan dan Arahan. Pertemuan one on one bisa menjadi sarana mencari kritik-saran dan arahan. Apalagi, jika dilakukan secara rutin dengan atasan.
   2. Menyamakan Persepsi. Rapat one on one bisa menjadi sarana komunikasi dan menyamakan persepsi. Karyawan dan manajer pun tidak miskomunikasi lagi terkait tugas yang harus dikerjakan.

• Membangun Hubungan dengan Atasan. Dalam one on one, biasanya karyawan akan diberi kesempatan untuk membagikan kesulitan dan rintangan selama bekerja. Keterbukaan itu bisa membangun hubungan antara karyawan dengan atasan.

Topik Pembicaraan untuk Pertemuan One on One

Sebenarnya, dalam sesi 1on1 meeting, atasan tidak disarankan untuk selalu melakukan pembicaraan serius dengan karyawannya. Jika hubungan mereka menjadi lebih santai dan dekat, alur untuk memberikan kritik dan saran terkait perkembangan perusahaan juga menjadi lebih mengalir. Berikut ini adalah beberapa rekomendasi topik bahasan untuk melakukan 1on1 meeting antara atasan dengan karyawannya:

1. Membahas topik umum, misalnya mencari tahu kesulitan yang karyawan alami dalam seminggu terakhir. Kemudian, sama-sama mencari penyebab dan solusi atas kinerja yang mungkin menurun.
2. Membahas seputar perusahaan, misalnya terkait dengan kultur, gaya kepemimpinan, dan hal-hal lain yang berkaitan.
3. Topik tentang perkembangan pekerjaan dan jenjang karir kedepannya.
4. Bahasan bisa berupa permasalahan yang sedang dihadapi, misalnya komunikasi atau permasalahan antar karyawan. Jadi lebih banyak mendengar dari berbagai sudut pandang.
5. Berikan pertanyaan yang dapat memberikan umpan balik, seperti menilai kinerja atasan ke karyawan atau meminta kritik saran tentang performa atasan ke karyawan.

Tips Agar 1on1 Meeting Efektif

Sumber: iStockPhoto

1. Sering Memantau Kondisi Karyawan

Salah satu hal yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki hubungan dengan karyawan adalah sering memantau kondisi mereka. Memantau kabar ini dapat dilakukan secara langsung, melalui video call, online chat setidaknya seminggu sekali. Anda juga dapat menyisipkan saran maupun masukan kepada karyawan. Secara tidak langsung, Anda ikut membantu karyawan untuk berkembang melalui saran yang mereka terima di setiap minggu.

2. Menggunakan Agenda Fokus yang Fleksibel

Meskipun one on one meeting terkesan formal, menggunakan agenda fokus yang fleksibel akan membuat pertemuan terasa ringan dan lebih bermakna. Topik yang biasa digunakan oleh para manajer dalam pertemuan ini adalah permasalahan yang sedang dialami dalam karyawan, serta saran untuk hal yang perlu diperbaiki. Namun Anda bisa tetap lebih fleksibel sehingga suasana pertemuan akan lebih santai dan tidak terlalu serius.

3. Menjadi Pendengar yang Baik

Supaya pertemuan  yang dilakukan bisa berhasil, seorang manajer atau HR harus bisa menjadi pendengar yang baik. Pertemuan ini merupakan waktu yang digunakan oleh para karyawan untuk berkeluh kesah dan menceritakan diri mereka. Oleh karena itu, Anda harus mau mendengarkan dan menunjukkan sikap yang mau mendengarkan serta memberikan saran yang sesuai dengan masalah yang diberikan.

4. Memberikan Dukungan dan Saran yang Membangun

Pertemuan one on one merupakan saran yang dapat digunakan oleh para manajer untuk membangun kepercayaan anggota timnya. Daripada memunculkan permasalahan, sebaiknya manajer mencari cara terbaik dalam menyingkirkan permasalahan dan menyediakan sarana agar para karyawan dapat berkembang. Memberikan dukungan yang tepat serta masukan konstruktif merupakan salah satu cara yang perlu dilakukan oleh para manajer. Selain mendekatkan diri dengan bawahannya, manajer juga dapat membantu mereka untuk berkembang melalui saran-saran yang diberikan.

Atur Pertemuan Antara Karyawan dan Atasan dengan BroadwaysHR!

Itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang rapat one on one. Dengan melakukan pertemuan ini secara rutin, maka hubungan antara karyawan dan atasan akan semakin harmonis. Akibatnya, kinerja dan produktivitas di perusahaan pun akan semakin meningkat. Untuk mempermudah pengelolaan pertemuan semacam ini, Anda bisa memanfaatkan fitur Organization Development di aplikasi BroadwaysHR. Selain itu, fitur-fitur yang ditawarkan juga beragam seperti automasi payroll, sinkronisasi jam kerja dengan gaji, dan lainnya. Anda bisa mencoba aplikasi ini secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.