Tips Menentukan Pay Period yang Tepat untuk Karyawan

Dalam setiap perusahaan, perlu adanya pay period atau periode pembayaran gaji. Hal ini penting dalam pengelolaan gaji. Karena akan mempengaruhi ketaatan karyawan dalam membayar perpajakan yang berlaku. Ketentuan pembayaran gaji atau upah karyawan yang meliputi periode dan tanggal pembayaran dapat diatur oleh perusahaan. Dengan catatan, setiap karyawan telah mengetahui dan menyepakati ketentuan tersebut.

Definisi Pay Period

Apa yang dimaksud dengan pay period? Pay period adalah rentang waktu yang diperlukan untuk mengelola pembayaran gaji. Mulai dari pengumpulan data absensi karyawan, potongan, hingga komponen gaji lainnya. Setelah periode tersebut selesai, maka perusahaan melalui divisi penggajian akan menghitung gaji karyawan. Kemudian, dilakukan penggajian sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Jenis-Jenis Periode Penggajian

Sumber: iStockPhoto

Beberapa jenis waktu periode penggajian yang umum digunakan dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Harian

Beberapa perusahaan menerapkan sistem penggajian harian. Hal ini dianggap bisa meningkatkan kepuasan karyawan dan meminimalisir potensi tekanan keuangan. Perusahaan dapat merekrut karyawan temporer untuk pekerjaan yang sulit direkrut. Kekurangannya, sistem penggajian ini cukup rumit untuk diterapkan dan dikelola.

2. Mingguan

Periode ini memungkinkan perusahaan membayar karyawannya selama 52 kali dalam setahun. Karyawan akan mendapatkan gaji pada hari yang sama setiap minggunya. Misal hari Senin atau Jumat. Siklus penggajian ini umum ditemukan pada bisnis kecil dan menengah. Selain itu juga ditemukan di industri konstruksi, perdagangan, dan transportasi dimana karyawan seringkali lembur. Periode penggajian yang selaras dengan hari kerja membuat pelacakan informasi lebih mudah.

3. Biweekly

Karyawan akan menerima gaji 2 kali dalam satu bulan. Adapun waktu dimana periode gaji akan menjadi tiga kali dalam satu bulan. Tentunya hal ini akan membuat senang karyawan. Namun, hal ini juga bisa menjadi tantangan dalam hal melacak dan memproyeksikan arus kas pada bulan-bulan “gaji ekstra” ini.

4. Bulanan

Karyawan akan menerima satu kali gaji selama sebulan. Biasanya, tanggal gajian sama setiap bulannya (hari pertama atau terakhir setiap bulan). Penggajian model ini menguntungkan bagi perusahaan, karena prosesnya relatif mudah untuk dikelola. Hal ini akan lebih menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.

5. Periode Penggajian Khusus

Jenis penggajian ini adalah periode waktu non-standar di luar jadwal pada umumnya. Periode ini umum diterapkan ketika karyawan berhenti bekerja. Dalam penerapannya, perusahaan harus mengikuti UU Ketenagakerjaan yang berlaku tentang karyawan yang di-PHK.

7 Faktor Penggajian Karyawan

Terdapat 7 faktor dalam menentukan penggajian karyawan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. UU Ketenagakerjaan

HR bisa melakukan kajian yang mendalam terkait ketentuan periode penggajian yang ditetapkan dalam UU Ketenagakerjaan yang berlaku. Hal ini dimaksudkan agar periode penggajian yang Anda pilih tidak menyalahi aturan yang berlaku.

2. Jumlah Hari Kerja

Dalam memilih waktu penggajian karyawan, Anda harus memperhatikan hari kerja. Hal ini akan membantu Anda dalam menghitung jumlah hari lembur dan membuat penggajian lebih mudah diproses. Dalam setiap bisnis diwajibkan untuk menentukan hari kerja. Dimana periodenya adalah 168 jam atau 7×24 jam berturut-turut.

3. Biaya Penggajian

Hal ini juga mencakup kompensasi karyawan dan semua pajak yang dibayarkan oleh perusahaan. Ini juga termasuk tunjangan karyawan, yang mana kesemuanya adalah biaya penting yang dapat mencapai hingga 60% dari total biaya operasional bisnis. Ada juga biaya yang terkait dengan pemrosesan penggajian. Terutama jika perusahaan menggunakan pihak ketiga yang mengenakan biaya per siklus penggajian.

4. Lembur

Penghitungan waktu lembur juga menjadi salah satu faktor untuk menentukan penggajian. Penting bagi perusahaan untuk menentukan siapa yang berhak atas upah lembur. Selain itu juga penting untuk menentukan perhitungan lembur yang diberlakukan. Hal ini bisa membantu perusahaan untuk menentukan jenis periode apa untuk penggajian.

5. Kebutuhan Karyawan

Anda bisa mempertimbangkan periode penggajian yang sesuai agar karyawan puas. Biasanya, karyawan akan meminta lebih awal gajinya untuk menutupi tagihan ataupun keperluan mendesak. Jika terjadi penundaan gaji, maka akan mengakibatkan tekanan finansial

Kendala Periode Penggajian yang Harus Dihindari

Sumber: iStockPhoto

Kesalahan dalam penggajian dapat berakibat pada denda dan ketidakpuasan karyawan. Berikut beberapa kendala dalam penggajian yang bisa Anda hindari:

1. Kegagalan dalam Menghitung dan Membayar Lembur

Salah satu kendala dalam penggajian yaitu tidak bisa menghitung upah lembur dengan akurat. Banyak perusahaan yang tidak dapat memberikan upah lembur secara tepat. Hal ini dikarenakan tidak adanya catatan yang akurat tentang kegiatan lembur karyawan. Biasanya, perusahaan hanya menggunakan form lembur untuk mendata karyawan tanpa menghitung berapa jam mereka mengerjakan lembur.

2. Gagal Menyetor Pajak Tepat Waktu

Tantangan utama dalam penggajian adalah menghitung pemotongan pajak dengan benar. Baik yang berkaitan dengan penghasilan reguler maupun tambahan. HR harus dapat mengikuti aturan perpajakan terbaru yang sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Perhatikan juga kalender pajak untuk mencegah perusahaan menerima sanksi atau denda.

3. Kegagalan Menyimpan Catatan yang Akurat

Menyimpan catatan dengan akurat sangat penting untuk memastikan klasifikasi yang benar bagi karyawan. Hal ini juga membantu perusahaan untuk mematuhi undang-undang perpajakan dengan benar.

Cara Menentukan Periode Penggajian

Setiap perusahaan memiliki ketentuan periode penggajian berdasarkan jenis industri, kebutuhan karyawan, UU Ketenagakerjaan yang berlaku, dan beberapa faktor lainnya. Bahkan, untuk karyawan tertentu perusahaan juga bisa menentukan periode penggajian yang berbeda. Perlu diingat bahwa konsistensi dalam menerapkan pay period selama satu tahun kalender sangatlah penting. Ini berguna untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang yang berlaku.

Kelola Penggajian dengan BroadwaysHR!

Pay period menjadi proses penting dalam penggajian karyawan. Dengan menentukan periode yang sesuai, maka perusahaan bisa menyesuaikan siklus penggajian dan cashflow perusahaan. Yang menjadi tantangan adalah, proses penggajian seperti ini kebanyakan dilakukan secara manual. Oleh karena itu, diperlukan aplikasi pendukung untuk memudahkan HR dalam memproses penggajian.

BroadwaysHR muncul sebagai solusi dalam penggajian karyawan. Melalui fitur Payroll Management, Anda dapat menghitung dan mengatur penggajian karyawan dengan kebijakan-kebijakan yang ada dalam perusahaan.Coba aplikasi ini sekarang juga untuk mendapatkan trial secara GRATIS selama 30 hari dengan mendaftar di sini.