Aturan tentang Slip Gaji Karyawan, Fungsi, dan Komponennya

Setiap perusahaan wajib menerbitkan slip gaji karyawan saat tiba waktunya membayar upah kerja. Slip ini merupakan dokumen sekaligus bukti penting bahwa perusahaan telah menunaikan hak karyawan sesuai perjanjian kerja yang telah disepakati sebelumnya.

Dokumen tersebut merinci upah kerja secara detail mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan karyawan. Selain menjadi bukti pembayaran gaji karyawan, dokumen tersebut juga memiliki fungsi penting lainnya.

Jika dulu slip gaji diterbitkan dalam secarik kertas, kini banyak perusahaan yang menggunakan software HR dalam membuatnya, sehingga setiap karyawan bisa mengaksesnya secara online. Pahami lebih jauh tentang apa itu slip gaji, fungsi, komponen, dan contoh konkritnya dalam artikel berikut ini.

Definisi Slip Gaji Karyawan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa slip gaji karyawan merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti pembayaran upah kerja dari perusahaan ke karyawan. Dokumen tersebut diterbitkan secara internal untuk kepentingan pegawai perusahaan.

Selain memuat informasi gaji bersih atau take home pay yang diterima karyawan, dokumen ini juga memuat rincian gaji pokok, berbagai tunjangan, bonus karyawan atau benefit lain, serta potongan karyawan.

Potongan karyawan yang dimaksud meliputi iuran BPJS atau asuransi sejenis, pajak penghasilan, pinjaman karyawan atau kasbon bila ada, dan lain-lain. Dengan menerbitkan slip gaji karyawan, setiap pegawai dapat mengetahui rincian upah kerja secara transparan dan cermat.

Bagi perusahaan sendiri, dokumen tersebut juga berfungsi sebagai laporan keuangan yang sewaktu-waktu bisa berguna dalam pengambilan keputusan tertentu. Pembuatan slip gaji juga bersifat wajib dan ada sanksi tertentu bagi perusahaan yang melanggarnya.

Baca juga: 4 Manfaat Aplikasi Pembuat Slip Gaji dan Rekomendasi Terbaiknya!

Aturan Terkait Slip Gaji dan Sanksi Bila Melanggar

Setiap perusahaan tidak boleh menyepelekan urusan slip gaji. Pasalnya, hal ini bersifat wajib dan ada sanksi tertentu bagi perusahaan yang melanggar atau tidak mau menjalankannya.

Pemberian bukti upah kerja bahkan sudah diatur di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan Pasal 53 ayat (1) dan (2). Di dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa:

(1) Upah wajib dibayarkan oleh Pengusaha kepada Pekerja/Buruh yang bersangkutan.

(2) Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran Upah yang memuat rincian Upah yang diterima oleh Pekerja/Buruh pada saat Upah dibayarkan.

Kesimpulan dari pasal tersebut adalah perusahaan tidak hanya berkewajiban untuk membayarkan upah ke karyawan sesuai perjanjian kontrak kerja saja. Namun, pemberi kerja juga harus menyertakan slip gaji karyawan sebagai bukti pembayaran upah yang memuat informasi terkait komponen gaji secara rinci.

Karena bersifat wajib, maka perusahaan harus menerbitkan bukti pembayaran upah kerja saat waktu gajian tiba.

Apabila hal ini dilanggar, maka perusahaan akan menerima sanksi sebagaimana dijelaskan di dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 20 Tahun 2016 Pasal 37 ayat (1) dan (2) tentang Tata Cara Pemberian Sanksi Administratif PP Pengupahan yang berbunyi sebagai berikut.

1. Pengusaha yang tidak memenuhi kewajibannya untuk memberikan bukti pembayaran upah sebagaimana dalam Pasal 36 dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.
2. Sanksi administratif berupa teguran tertulis berlaku sampai dengan dipenuhinya kewajiban pengusaha untuk memberikan bukti pembayaran upah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36.

Jadi, apabila perusahaan melanggar kewajiban untuk memberikan slip gaji, karyawan berhak melaporkannya ke pihak-pihak yang berwenang untuk selanjutnya ditindaklanjuti.

Pihak-pihak yang memiliki kuasa untuk memberikan sanksi atas pelanggaran tersebut di antaranya adalah dinas terkait, menteri, gubernur, bupati/walikota, atau pejabat yang telah ditunjuk.

Baca juga: 7 Poin Penting dalam UU Tenaga Kerja, Perusahaan Wajib Tahu!

Fungsi Slip Gaji Karyawan

Sumber: Freepik

Meski hanya secarik kertas yang berisi informasi tentang rincian gaji pegawai. Namun, dokumen yang satu ini memiliki fungsi yang sangat penting baik bagi karyawan maupun perusahaan. Berikut adalah fungsi-fungsi slip gaji karyawan yang sebaiknya Anda tahu.

1. Bukti Pembayaran Upah Karyawan

Fungsi utama slip gaji adalah sebagai bukti pembayaran hak karyawan atau upah kerja. Di dalam struk gaji tersebut, setiap karyawan bisa mengetahui rincian dan komponen upah kerja yang mereka terima, seperti gaji pokok, tunjangan pegawai, bonus, dan benefit lainnya.

Pembuatan struk gaji karyawan juga merupakan bentuk transparansi perusahaan ke karyawan terkait pengupahan.

2. Dokumen yang Memuat Informasi Potongan Karyawan

Selain menjadi bukti pembayaran upah kerja, struk gaji juga berfungsi sebagai bukti yang memuat informasi potongan upah seperti iuran BPJS, pajak penghasilan/PPh 21, pinjaman karyawan jika ada, dan sebagainya. Hal ini penting untuk mencegah kesalahpahaman karyawan terkait potongan gaji pekerja.

3. Syarat Pengajuan Kredit

Slip gaji juga sangat penting bagi karyawan yang ingin mengajukan kredit atau pinjaman di bank atau lembaga finansial lainnya. Umumnya, dokumen tersebut menjadi salah satu syarat penting yang jadi pertimbangan pihak bank dalam menyetujui pengajuan pinjaman dan mengukur kemampuan pemohon untuk membayar angsuran.

Beberapa jenis pinjaman yang membutuhkan struk gaji karyawan antara lain kredit kendaraan bermotor, kredit tanpa agunan, KPR, dan lain-lain.

4. Pedoman dalam Negosiasi Gaji Karyawan

Menariknya, struk gaji juga bisa dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan negosiasi gaji karyawan. Misalnya saat karyawan tertentu melamar kerja untuk posisi yang lebih tinggi atau jabatan tertentu di perusahaan yang baru.

Perusahaan biasanya akan melakukan negosiasi gaji terhadap kandidat terpilih yang memenuhi kualifikasi perusahaan. Dalam hal ini, pihak manajemen SDM akan meminta kandidat untuk menyerahkan bukti gaji di perusahaan sebelumnya, sebagai pertimbangan dalam memberikan upah kerja yang lebih kayak.

5. Laporan Keuangan Perusahaan

Bagi perusahaan sendiri, slip gaji juga menjadi arsip penting dalam pembuatan laporan keuangan yang memuat biaya pengeluaran gaji karyawan. Hal ini juga menjadi pedoman dalam pengambilan keputusan terkait peningkatan kesejahteraan karyawan. Selain itu, laporan keuangan tersebut juga menjadi indikator dalam menilai kondisi kesehatan finansial perusahaan.

Baca juga: Cara Membuat Slip Gaji Palsu dan 5 Tips Mengenalinya

Komponen Slip Gaji 

Sumber: Freepik

Struk gaji karyawan terdiri dari beberapa komponen penting yang meliputi gaji pokok, tunjangan karyawan, upah lembur, bonus, dan potongan gaji. Penjelasannya dapat Anda simak dalam ulasan berikut.

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah gaji dasar yang diberikan perusahaan ke karyawan setiap bulannya. Nominal gaji pokok pada setiap pekerja tentunya berbeda-beda, tergantung dari jabatan atau jenjang karier karyawan tersebut. Selain itu, masa kerja karyawan juga memengaruhi nominal gaji pokok yang akan diterima.

Berdasarkan aturan perundang-undangan, jumlah gaji pokok yang diberikan harus sesuai dengan ketentuan Upah Minimum Regional (UMR) minimal 75% apabila disertai tunjangan. Namun, jika gaji pokok tidak disertai tunjangan, maka jumlahnya tidak boleh kurang dari standar UMR pada masing-masing daerah.

2. Tunjangan Karyawan

Selain mendapatkan gaji pokok, perusahaan juga menawarkan berbagai tunjangan kepada setiap karyawan untuk meningkatkan loyalitas pekerja. Beberapa jenis tunjangan yang umum diberikan perusahaan antara lain tunjangan jabatan, transportasi, uang makan, tunjangan komunikasi, dan sebagainya.

Setiap perusahaan bisa jadi memiliki kebijakan yang berbeda-beda dalam memberikan tunjangan tertentu pada karyawannya.

3. Upah Lembur

Upah lembur wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang bekerja di luar ketentuan jam kerja. Hal ini merujuk pada peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur.

4. Bonus Karyawan

Bonus karyawan adalah jenis benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang berhasil meraih pencapaian atau target tertentu. Pemberian bonus bersifat tidak wajib dan tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan.

5. Potongan Karyawan

Selain komponen yang menambah pendapatan karyawan, berbagai potongan gaji juga harus dilampirkan di dalam slip gaji untuk transparansi data upah kerja. Potongan karyawan yang dimaksud umumnya adalah PPH 21 atau pajak penghasilan, iuran BPJS, uang kasbon, dan pinjaman karyawan apabila memiliki utang ke perusahaan.

Baca juga: Daftar NPWP Online Makin Mudah dengan 10 Langkah Ini

Contoh Slip Gaji Karyawan

Sumber: kibrispdr.org

Sumber: kibrispdr.org

Sumber: kibrispdr.org

Demikian informasi penting yang biasa Anda simak terkait slip gaji karyawan, fungsi, komponen, dan contohnya. Buat struk gaji karyawan secara online dengan aplikasi BroadwaysHR. Kini, setiap karyawan tidak perlu menunggu tim HR untuk membagi struk gaji lagi karena bukti pembayaran upah kerja bisa diakses secara langsung melalui gawai masing-masing secara online.

Fitur Compensation and Benefit akan menunjang perusahaan dalam membuat struk gaji karyawan lewat teknologi digital yang nantinya akan terintegrasi langsung dengan layanan Payroll Management di dalam aplikasi.

Kemudahan dan fleksibilitas dalam perhitungan gaji, pengupahan, serta pembuatan slip gaji karyawan kini bisa Anda nikmati sekaligus dengan berlangganan aplikasi BroadwaysHR. Klik di sini untuk berlangganan dan jangan lewatkan penawaran free trial aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!