Payroll Admin: Definisi, Tugas, hingga Kualifikasi
Beberapa perusahaan dengan jumlah karyawan yang mencapai ribuan orang biasanya membentuk bagian tersendiri untuk mengurus penggajian. Bagian ini biasa disebut dengan payroll admin. Selain penggajian, admin ini juga menangani keuangan karyawan yang berkaitan dengan perusahaan.
Ada banyak aspek yang digunakan dalam menangani payroll. Seperti uang makan dan transportasi, absensi, cuti, hingga lembur. Sehingga setiap karyawan akan memiliki gaji yang berbeda-beda satu sama lain. Jika dihitung secara manual, maka akan sangat merepotkan. Untuk itu, mari kita simak tugas, kualifikasi, dan besaran gaji untuk payroll admin.
Sumber: iStockPhoto
Tugas dan Tanggung Jawab Payroll Admin
Berikut tugas dan tanggung jawab seorang admin payroll dalam suatu perusahaan.
1. Memasukkan Data Absensi Karyawan
Data dasar untuk penggajian seperti gaji pokok dan informasi karyawan biasanya sudah diatur dalam aplikasi penggajian. Meski begitu, adanya penyesuaian jam kerja dan jumlah kehadiran karyawan di kantor dapat memengaruhi gaji yang diterima masing-masing karyawan. Untuk itu, admin payroll bertugas untuk input data ketika sedang mempersiapkan gaji karyawan. Hal ini juga berlaku dengan porsi lembur karyawan yang pastinya akan mendapat gaji lebih.
2. Menyimpan Berkas Keuangan Karyawan
Jika karyawan memiliki riwayat lembur hingga tugas di luar lapangan, maka admin payroll-lah yang bertugas menyimpan berkas-berkas tersebut untuk dilampirkan saat penghitungan gaji karyawan. Hal ini dilakukan untuk menjaga ketertiban keuangan perusahaan.
3. Menyiapkan Slip Gaji Karyawan
Slip gaji adalah bukti dari pendapatan karyawan setiap bulannya. Dalam slip tersebut biasanya terdapat rincian gaji. Mulai dari gaji pokok, upah lembur, dan keterangan lainnya. Biasanya, slip ini juga dibutuhkan untuk keperluan pribadi karyawan, seperti mengambil cicilan, pendaftaran sekolah, dan lainnya.
Dengan menggunakan sistem payroll, admin dapat membuat slip gaji secara otomatis. Tidak seperti pembuatan slip gaji secara manual melalui Microsoft Word ataupun Excel. Adapun beberapa aplikasi payroll daring memungkinkan karyawan bisa mengakses slip gaji melalui gawai masing-masing.
4. Membuat Laporan Gaji Bulanan Karyawan
Sumber: iStockPhoto
Selain slip gaji untuk karyawan, admin penggajian bertanggung jawab untuk laporan gaji bulanan karyawan pada perusahaan dan staf keuangannya. Setiap perusahaan memiliki format laporan masing-masing sesuai keperluannya. Jika menggunakan sistem aplikasi penggajian, maka admin payroll dapat memberikan laporan akhir sesuai data yang diinput.
5. Menyesuaikan Input Karyawan Baru dan yang Keluar
Sistem penggajian dalam payroll daring yang telah terdaftar memiliki subjek yang diinput secara manual. Mulai dari data pribadi, gaji pokok, dan keterangan lainnya. Ketika ada karyawan yang keluar, admin payroll bertugas untuk menghapus data penggajian tersebut. Begitu pun jika ada karyawan yang masuk, admin bertanggung jawab untuk menginput data karyawan baru.
6. Menangani Perpajakan
Selain gaji karyawan, admin bertanggung jawab untuk mengurus perpajakan yang harus dibayarkan perusahaan. Setelah mengetahui jumlah pajak yang harus dibayarkan, admin bertugas untuk memastikan pajak dibayar tepat waktu.
7. Menjawab Pertanyaan Karyawan
Biasanya, perusahaan telah menetapkan tanggal gajian setiap bulannya. Namun terkadang terdapat kendala seperti tanggal merah atau bertepatan dengan akhir pekan. Hal tersebut akan menimbulkan pertanyaan bagi karyawan yang akan menerima gaji.
Admin penggajian bertugas untuk menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh karyawan. Terutama yang berkaitan tentang penggajian, seperti gaji, tunjangan, dan perpajakan. Mereka harus memastikan karyawan paham dengan gaji dan tunjangan yang diterima agar tidak ada permasalahan di kemudian hari.
Kualifikasi menjadi Admin Payroll
Jika Anda tertarik untuk melamar menjadi admin payroll, pastikan Anda memiliki kualifikasi sebagai berikut.
1. Microsoft Office
Skill utama seorang admin pasti harus menguasai Microsoft Office. Microsoft Excel yang paling sering digunakan untuk melakukan pengolahan data.
2. Akuntansi
Seorang admin harus mempunyai skill akuntansi, karena ini berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan yang berhubungan dengan keuangan dan perpajakan.
3. Komunikasi yang Baik dan Manajemen Waktu
Tugas utama admin penggajian yang mengurus gaji karyawan, mengharuskannya mahir berkomunikasi. Anda harus menjalin komunikasi yang lancar dan efektif dengan karyawan, staf keuangan, dan juga manajemen perusahaan.
4. Teliti dan Fokus
Sumber: iStockPhoto
Kemampuan admin payroll yang selanjutnya yaitu teliti dan fokus. Pekerjaan yang melibatkan uang dan karyawan tidak bisa Anda anggap sepele. Sedikit kesalahan akan sangat merugikan perusahaan.
5. Multitasking
Kemampuan multitasking sangat diperlukan karena seorang admin harus mampu memprioritaskan dan melakukan banyak tugas secara efisien.
6. Mengetahui Regulasi Perusahaan
Setelah menguasai kelima kemampuan di atas, seorang admin juga perlu mengetahui regulasi di tempat kamu bekerja. Oleh karenanya, jika belum memahami tentang aturan di perusahaan, Anda bisa menanyakan kepada atasan.
Besaran Gaji untuk Payroll Admin
Besaran gaji menyesuaikan dengan skala perusahaan dan tempat bekerja. Gaji admin payroll di Indonesia pada tahun 2023 berkisar Rp 4.200.000. Pada wilayah DKI Jakarta, kisaran gaji mencapai Rp 5.000.000, sedangkan di Kota Bogor besarnya sekitar Rp 3.200.000.
Nah, itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang admin payroll. Tugas sebagai admin penggajian bisa dikerjakan lebih mudah dengan mencoba fitur Compensation and Benefit milik BroadwaysHR GRATIS selama 30 hari. Gunakan fitur tersebut untuk memaksimalkan proses penggajian karyawan perusahaan. Klik di sini untuk informasi selengkapnya, atau coba gratis aplikasinya di sini.
