payroll system

Fitur yang Harus Diperhatikan untuk Memilih Payroll System

Payroll system adalah sebuah sistem administrasi penggajian untuk karyawan perusahaan. Sistem ini dapat dikatakan sebagai aplikasi yang memudahkan pekerjaan rutin dari staf HRD setiap bulannya. Dalam hal menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur. Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara teratur dan akurat tanpa adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penerapan sistem payroll adalah sesuatu yang tidak boleh dianggap remeh, apalagi jika sudah memiliki perusahaan dengan skala besar.

Manfaat Payroll System

Beberapa manfaat dari penggajian karyawan adalah sebagai berikut.

1. Mengurangi Risiko Human Error

payroll system

Seperti yang Anda ketahui, perhitungan gaji bukanlah hal yang mudah. Tak jarang proses penggajian yang dilakukan dengan cara lama bisa menyebabkan kekeliruan seperti salah perhitungan. Banyaknya jumlah karyawan membuat tim HR membutuhkan sistem yang bisa mempermudah dalam memproses penggajian. Populernya sistem payroll ini membuat banyaknya aplikasi pendukung bermunculan. Hal ini dapat membantu proses penggajian dan meminimalisir terjadinya kesalahan. 

2. Mengetahui Laporan Gaji Bulanan

Manfaat payroll system yang kedua bagi karyawan yaitu mengetahui laporan gaji bulanan. Payroll akan memberikan gambaran lebih detail kepada karyawan mengenai berapa persentase potongan pajak dan BPJS, serta gaji bersih yang diterima setiap bulannya. Selain itu, sistem pembayaran payroll akan memudahkan karyawan dalam mengetahui slip gaji secara mendetail. Hal ini karena nantinya slip gaji tersebut akan dikirimkan langsung melalui e-mail masing-masing karyawan.

3. Menghemat Waktu

Bagi HR atau administrasi, menggunakan payroll system dari pihak ketiga akan menghemat waktu dalam pembagian gaji seluruh karyawan. Ini karena sistem payroll ini dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji per bulan karyawan. Contohnya, saat ada karyawan yang absen dalam satu hari, Anda tidak perlu susah-susah menghitung besaran gaji karyawan tersebut. Anda akan dibantu oleh pihak ketiga atau aplikasi yg akan menghitung besaran gaji karyawan tersebut.

4. Membuat Formulir Pajak

Sistem payroll mampu membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim pada pihak yang bersangkutan. Jika sebelumnya proses tersebut bisa membuang ongkos dan dapat menyita banyak waktu. Ketika perusahaan menggunakan sistem pembayaran dengan cara payroll, biaya yang dikeluarkan menjadi lebih ekonomis dan efisien. Divisi HR juga dapat fokus melakukan tugasnya yang lain yaitu peningkatan aset sumber daya manusia (SDM).

5. Penyimpanan Data secara Otomatis Dan Aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan, dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll adalah aplikasi yang dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tidak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data lama juga bisa dihapus dengan mudah jika sudah tidak diperlukan lagi. Apa pun tantangan yang dihadapi perusahaan dalam memenuhi kewajibannya dalam hal kompensasi karyawan, dapat diselesaikan dengan mudah oleh sistem payroll ini.

6. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll yang dipilihnya. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing. Misalnya saja, perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur daripada perusahaan besar yang mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar. Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada sistem ini adalah yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

7. Self-Service

Penggunaan sistem payroll memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan dulu ke HRD. Saat ini hampir semua sistem penggajian sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapan pun dan di mana pun yang diinginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis ini juga akan ter-update secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak. Sehingga gaji karyawan akan selalu dapat disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

Komponen Sistem Penggajian

Setelah manfaat, sistem penggajian karyawan yang tepat juga memiliki beberapa komponen sebagai berikut.

1. Kehadiran

Adapun hal pertama yang harus selalu diperhatikan adalah kesesuaian antara jumlah gaji yang diterima dengan data kehadiran kamu. Coba cek apakah karyawan pernah tidak masuk tanpa kabar atau ada absen yang tidak tercatat. Hal ini dapat berpengaruh terhadap gaji yang diterima.

2. Potongan/Denda

Selain kehadiran atau absensi, jangan lupa cek potongan atau denda yang mungkin diterima oleh karyawan. Hal ini biasanya terjadi karena ketidakhadiran atau denda yang disebabkan kesalahan di tempat kerja. Selain itu, potongan berupa pajak juga harus Anda ketahui, karena tidak semua orang wajib membayar pajak. Salah satunya yaitu orang dengan total penghasilan di bawah Rp 54 juta per tahun tidak kena pajak.

3. Bonus

Bagi karyawan yang merasa punya kinerja baik atau sering berhasil mencapai target dari perusahaan, jangan lupa untuk mengecek bagian bonus.

4. Uang Lembur

Jika karyawan sering mengambil tugas lembur atau kerja di akhir pekan, penting untuk HR memperhatikan uang lembur atau uang insentif. Pada sistem payroll biasa bagian ini juga dicantumkan secara mendetail di bagian slip gaji.

5. Biaya Asuransi

Biaya atau iuran asuransi merupakan hal yang tidak bisa Anda kesampingkan. Dengan memperhatikan bagian ini, Anda dapat mengecek apakah perusahaanmu tetap melaksanakan kewajibannya untuk memberikan tunjangan kesehatan atau tidak. 

Cara Aplikasi Sistem Penggajian Bekerja

payroll system

Ada beberapa jenis sistem penggajian di perusahaan, yaitu sebagai berikut.

1. Pra-Penggajian

Pada proses ini, HRD biasanya akan melakukan pemeriksaan yang terbagi dalam beberapa tahap kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran. Selanjutnya tim HRD akan mengumpulkan data-data tersebut. Pada umumnya, tahap ini melibatkan beberapa tim dan juga divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.

2. Validitas Data

Tahap selanjutnya dalam proses ini yaitu melakukan validitas data yang nantinya akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan yang ada di perusahaan. Pada tahap ini yang akan memastikan bahwa tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji

3. Penggajian

Pada tahap ini data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini berguna agar pembayaran tersebut bersih sesuai dengan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Jika proses ini telah selesai, pada tahap selanjutnya akan melakukan pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.

4. Pasca-Penggajian

Pada tahapan ini, semua hal yang memengaruhi pemotongan gaji seperti pajak (PPh). Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai. Selanjutnya Tim HR dengan Tim Keuangan akan bekerja sama untuk mencatat semua transaksi untuk proses penggajian. Tujuannya karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Fitur yang Harus Diperhatikan untuk Memilih Payroll System

Setelah mengetahui fungsi, manfaat, dan cara kerja sistem penggajian, tentunya Anda bisa melakukannya. Namun begitu, ada beberapa fitur yang harus diperhatikan dalam memilih payroll system yang cocok bagi tim HRD.

1. Jaminan Keamanan pada Aplikasi

Gaji merupakan hal yang bersifat sensitif dan juga rahasia. Maka dari itu, saat Anda memilih Sistem software payroll, pastikan agar software tersebut memiliki tingkat keamanan yang terjamin. Payroll system yang mempunyai tingkat keamanan yang tinggi tentu akan mencegah terjadinya risiko pencurian data dan berpotensi penyalahgunaan data.

2. Fleksibel dan Kompatibel

Aplikasi sistem payroll software harus mempunyai keamanan yang tinggi, tapi tentunya perangkat tersebut juga harus fleksibel dan kompatibel. Jika Anda ingin memilih aplikasi yang berguna untuk penggajian, pilihlah yang terintegrasi dan berfungsi baik dengan sistem perusahaan Anda. Anda bisa pilih aplikasi yang sudah terjamin kredibilitasnya sehingga semua data yang disajikan akurat.

3. Payroll Software yang Dipilih Harus Memiliki Fitur yang Lengkap

Sebuah aplikasi payroll yang bagus tentunya mempunyai fitur yang lengkap sehingga memudahkan pekerjaan HR. Selain berguna untuk melakukan perhitungan gaji yang akurat, Aplikasi ini juga dapat diakses dari segala perangkat, baik PC atau laptop hingga smartphone. Dengan demikian, Anda hanya perlu melakukan pengaturan rumus standar untuk setiap karyawan dalam software payroll perusahaan mengenai potongan pajak penghasilan, BPJS Kesehatan, dan aspek lainnya yang sesuai dengan peraturan di Indonesia. Hal ini juga berguna untuk meminimalisir kesalahan hitung, karena sudah otomatis dari sistem payroll perusahaan.

4. Perhitungan dalam Satu Langkah Praktis

Setiap karyawan pada perusahaan pastinya tidak selalu hadir di kantor. Bisa saja karena sakit, cuti, atau perjalanan dinas ke luar kota. Hal tersebut tentu bisa mempengaruhi upah karyawan di setiap periodenya. Dengan jumlah karyawan yang sedikit mungkin tidak akan menghabiskan banyak waktu Anda, tapi bagaimana jika perusahaan Anda memiliki ratusan karyawan? HR perlu melakukan perhitungan gaji setiap karyawannya agar tidak terjadi kesalahan dan besarannya sesuai.

payroll system

Nah, itulah yang perlu Anda ketahui tentang payroll system. Salah satu aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah penggajian adalah menggunakan fitur Payroll Management di aplikasi BroadwaysHR. Anda bisa mencobanya selama 30 hari secara GRATIS dengan mendaftar di sini.