Alasan Harus Pakai E Payroll dan 8 Kelebihannya!

Teknologi membawa banyak perubahan dan kemudahan dalam berbagai aspek. Pemanfaatan teknologi di perusahaan juga sangat berarti terutama pada sistem penggajian karyawan. Jika dulu proses pendistribusian gaji pegawai dilakukan secara manual, kini telah lahir inovasi penggajian berbasis online yang disebut dengan e payroll. Ketahui apa saja kelebihannya, alasan untuk menggunakan, dan perbedaannya dengan paperless payroll hanya di sini!

Kenapa Harus Pakai E Payroll?

Penggunaan sistem payroll manual di era digital seperti sekarang sudah tidak relevan dan kurang efisien. Pasalnya, cara manual membutuhkan peran SDM secara penuh, sehingga cukup menyita waktu dan tenaga.

Umumnya, proses penggajian dengan cara konvensional memakai software Excel. Meskipun metode ini juga mengandalkan sistem komputerisasi, tapi proses kerjanya tidak berjalan secara otomatis dan memerlukan peran admin HR secara penuh. Selain itu, ada banyak kekurangan dari sistem payroll manual seperti misalnya adalah sebagai berikut.

1. Kurang Efisien

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa proses penggajian dengan menggunakan cara manual akan menyita banyak waktu, sehingga admin HR yang bertugas hanya berkutat pada satu pekerjaan itu saja. Hal ini akan membuat tugas-tugas penting lainnya tertunda sehingga produktivitas kerja menjadi kurang efisien.

2. Data Tidak Terintegrasi

Gaji karyawan biasanya dihitung berdasarkan beberapa komponen seperti misalnya data presensi, cuti karyawan, upah lembur, potongan BPJS, pajak penghasilan, pinjaman karyawan, dan lain-lain. 

Pada sistem payroll manual, rekapitulasi data tadi masih dilakukan secara manual. Selanjutnya, admin HR masih harus mengolah data tersebut secara satu per satu pada saat menghitung upah kerja dan membuat slip gaji karyawan. 

3. Risiko Human Error Lebih Tinggi

Penerapan sistem penggajian manual secara penuh mengandalkan ketelitian serta kepiawaian admin HR. Apabila admin yang bertugas kurang teliti, hal ini akan berimbas pada kesalahan hitung gaji yang bisa merugikan karyawan maupun perusahaan.

4. Kurang Fleksibel saat Terjadi Perubahan Kebijakan

Pengupahan karyawan tidak boleh dilakukan sesuka hati dan harus berlandaskan UU Ketenagakerjaan yang sewaktu-waktu bisa berubah. Perubahan kebijakan dari pemerintah tersebut tentu akan memengaruhi ketentuan pajak, BPJS, upah lembur, dan sebagainya. 

Saat perubahan itu terjadi, maka admin HR harus bersiap dalam melakukan adaptasi baru secara mandiri untuk memastikan proses penggajian berjalan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan atau kantor cabang yang tersebar di berbagai kota, maka sangat disarankan untuk beralih menggunakan e payroll. 

Pasalnya, sistem pengupahan dapat diproses secara digital dan tidak memerlukan keterlibatan admin HR secara penuh. Dengan demikian proses distribusi gaji dapat berjalan lebih optimal dan beban administratif staf HR juga akan berkurang.

Baca juga: Alasan Kenapa Sistem Payroll Harus Aman dan 6 Manfaatnya

Kelebihan Memakai E Payroll

Sumber: Freepik

Berbeda dengan sistem payroll manual yang masih menggunakan software Excel, e payroll hadir dengan teknologi berbasis cloud atau komputasi awan. Jadi sistem pengupahan tidak akan menyita banyak waktu lagi karena telah didukung oleh aplikasi payroll berbasis web. 

Perlu Anda pahami bahwa electronic payroll dapat dijalankan secara online, sehingga perhitungan gaji yang mencakup seluruh komponennya juga bisa diproses secara otomatis, cepat, serta akurat. Namun, tak hanya itu saja, berikut ini adalah berbagai kelebihan e payroll yang sebaiknya Anda tahu.

1. Data Terintegrasi

Berbeda dengan sistem manual, aplikasi payroll memuat seluruh data yang menjadi dasar perhitungan gaji karyawan secara terpusat. Dengan kata lain, berbagai data seperti presensi karyawan, izin kerja, lembur, potongan pajak, iuran BPJS, dan potongan karyawan sudah terintegrasi secara otomatis di sistem.

2. Fleksibel dan Real Time

Electronic payroll juga menawarkan fleksibilitas yang cukup tinggi karena bisa diakses dari mana saja dan kapan saja melalui gawai pribadi masing-masing. Namun, aplikasi payroll tetap membatasi siapa saja yang memiliki wewenang untuk akses data tertentu demi keamanan data pegawai.

Selain itu, update data atau perubahan data yang ada di sistem bersifat real time, sehingga dapat dipastikan bahwa data yang tersaji adalah yang terbaru karena sudah ter-update secara otomatis.

3. Efisien, Cepat dan Akurat

Penerapan sistem payroll online juga mendukung efisiensi dalam perhitungan gaji karyawan. Pasalnya, admin HR tidak perlu lagi berkutat di depan komputer untuk melakukan perhitungan secara manual. Teknologi canggih di dalam aplikasi payroll menjamin proses hitung dapat berlangsung dalam hitungan menit dengan hasil yang lebih akurat.

4. Keamanan Data Lebih Terjamin

Sistem payroll manual umumnya masih memanfaatkan media kertas yang berisiko rusak atau hilang. Hal ini berbeda dengan sistem penggajian online yang tersimpan secara digital di dalam komputasi awan. Dengan kata lain, tingkat keamanan data pada e payroll juga lebih terjamin jika dibandingkan dengan cara manual.

5. Mudah Dioperasikan

Proses hitung gaji manual membutuhkan SDM yang benar-benar terampil menggunakan Excel. Namun, perhitungan gaji dengan software penggajian tidak memerlukan keterampilan tersebut karena admin HR hanya perlu melakukan pengaturan aplikasi saja. Dengan kata lain, e payroll dapat dijalankan oleh siapa saja karena mudah dioperasikan.

6. Risiko Human Error Kecil

Aplikasi payroll online menjamin kecilnya kemungkinan terjadi human error. Pasalnya, proses perhitungan dapat berjalan secara otomatis. Namun, sebelumnya admin yang bertugas harus bisa memastikan bahwa pengaturan aplikasi sudah dilakukan secara tepat.

7. Dapat Disesuaikan dengan Perubahan Regulasi

Fleksibilitas yang ditawarkan e payroll tak hanya sebatas pada akses data saja, tapi juga dalam hal penyesuaian terhadap kebijakan baru di perusahaan. Menariknya, penyedia aplikasi akan melakukan pembaruan sistem secara berkala, terutama pada sistem kalkulator gaji karyawan.

8. Employee Self Service

Software payroll juga dilengkapi dengan layanan self service yang akan memudahkan setiap karyawan dalam mengakses berbagai informasi yang diperlukan secara mandiri dari perangkat pribadi. Misalnya saja seperti kebijakan perusahaan, SOP kerja, slip gaji, hingga presensi online.

Baca juga: Perusahaan Wajib Punya Rekening Payroll! Ini 7 Manfaatnya

Beda Paperless Payroll dan E Payroll

Sumber: Freepik

Meskipun electronic payroll tidak berbasis kertas, tapi ternyata e payroll berbeda dengan paperless payroll. Kira-kira apa perbedaanya? Paperless payroll fokus pada hasil akhir dari proses pengupahan pasca input data dilakukan.

Proses penerimaan gaji juga menggunakan direct deposit yang berfungsi sebagai kartu pembayaran upah. Jadi, perusahaan dapat membayar upah karyawan dengan mengisi ulang kartu gaji tersebut. Secara keseluruhan, proses penggajian bersifat paperless karena pembayaran PPh 21, akses data gaji, dan penyimpanan data gaji berlangsung secara online.

Lalu bagaimana dengan e payroll? Electronic payroll fokus pada proses awal pengupahan atau pada saat input data gaji. Dalam hal ini, data jam kerja dan upah pegawai diinput secara online. Masing-masing individu juga bisa melihat rincian atau riwayat gaji secara mandiri lewat gawai pribadi. 

Baca juga: 5 Manfaat Software Payroll Indonesia untuk Menggaji Karyawan

BroadwaysHR sebagai E Payroll Terbaik di Indonesia

Ada banyak keunggulan electronic payroll yang bisa jadi pertimbangan Anda untuk beralih menggunakannya. Pastikan juga untuk memilih aplikasi payroll online terbaik yang memiliki fitur terlengkap dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti BroadwaysHR.

BroadwaysHR merupakan aplikasi payroll terbaik di Indonesia yang sudah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan dari skala kecil, menengah, hingga besar. Didukung dengan teknologi berbasis cloud, sistem perhitungan dan pendistribusian gaji dapat dijalankan secara otomatis, akurat, dan tepat waktu. 

Menariknya, fitur Payroll Management di dalam aplikasi sudah terintegrasi langsung ke data karyawan, rekapitulasi presensi, iuran BPJS, perhitungan pajak, dan komponen gaji lainnya. BroadwaysHR juga menjamin pengelolaan gaji pegawai akan lebih terstruktur serta mematuhi aturan perundang-undangan yang ada.

Klik di sini untuk mengetahui informasinya lebih lanjut, dan nikmati free trial aplikasi selama 30 hari dengan berlangganan sekarang juga!