5 Cara Terbaik Bayar Utang Gaji Karyawan, Anda Perlu Tahu!
Penghitungan gaji karyawan menjadi tugas perusahaan yang harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Ada kalanya dalam proses penghitungan gaji, terjadi human error yang menyebabkan karyawan menerima gaji kurang dari yang seharusnya ia terima. Apabila kesalahan hitung gaji ini terjadi, maka perusahaan tetap wajib memenuhi kekurangan gaji karyawan yang belum dibayarkan. Kondisi ini lebih dikenal sebagai utang gaji atau back pay di dunia perusahaan. Jelas utang gaji adalah kondisi dimana perusahaan berutang kepada karyawan atas kekurangan gaji yang seharusnya dibayarkan.
Untuk menangani urusan back pay kepada karyawan ini, perusahaan perlu menanganinya dengan cara yang tepat. Yuk simak ulasan lengkap tentang arti utang gaji adalah, penyebabnya, serta cara tepat perusahaan dalam menanganinya.
Arti Pembayaran Utang Gaji adalah
Back pay atau utang gaji adalah kondisi dimana terjadi perbedaan antara jumlah gaji yang dibayarkan kepada karyawan dan jumlah yang seharusnya dibayar. Nah, utang gaji ini wajib dibayarkan oleh perusahaan karena merupakan hak karyawan yang diterima setiap bulannya. Tidak hanya karena kesalahan hitung, utang gaji juga terjadi saat Anda menerima kenaikan gaji, namun belum menerimanya karena sistem payroll perusahaan membutuhkan waktu untuk memprosesnya.
Komponen back pay atau utang gaji adalah bergantung pada cara departemen HRD di perusahaan Anda memproses penggajian. Jika karyawan belum menerima utang karena kenaikan gaji, pastikan pembayaran gaji setelah naik telah sesuai dengan keputusan perusahaan. Selain HRD perlu memeriksa apakah ada tunjangan, kompensasi, atau upah lembur yang perlu dibayarkan.
Apa Penyebab Terjadi Utang Gaji Karyawan?
Penerima pembayaran utang gaji adalah mereka yang mengalami kesalahan hitung gaji sehingga menerima uang lebih sedikit dari yang seharusnya. Atau penyebab lain jumlah gaji yang diterima tidak sesuai perhitungan, karena perusahaan belum menghitung upah lembur sesuai timesheet karyawan.
Cara Perusahaan Menangani Utang Gaji
Pekerjaan yang terkait dengan gaji dan kompensasi karyawan harus ditangani dengan hati-hati oleh perusahaan manapun. Sebagai bagian dari departemen HR, proses permintaan pembayaran kembali (back pay) ini didasarkan pada prinsip efisiensi dan akurat. Beberapa cara terbaik yang bisa dilakukan perusahaan saat menangani pembayaran utang gaji adalah diantaranya:
1. Simpan Data-Data yang Akurat
Untuk memastikan setiap karyawan Anda dibayar gajinya dengan jumlah yang tepat, tugas HR memastikan telah menyimpan data akurat tentang tarif gaji karyawan. Menyimpan catatan yang ekstensif tentang waktu dan cara pembayaran gaji, akan membantu bisnis bertahan dengan anggaran keuangan yang balance.
2. Bertindak dengan Cepat
Segera setelah HR mengetahui bahwa terdapat back pay yang harus dibayar, mulai dengan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk meng-update daftar gaji karyawan. Tindakan cepat ini diperlukan untuk memastikan karyawan Anda menerima pembayaran gaji tepat jumlahnya dan waktunya on time.
3. Hitung Gaji dengan Hati-Hati
Periksa kembali perhitungan gaji karyawan yang terutang agar mereka menerima jumlah back pay yang benar. Apabila kesalahan terjadi berulang, maka permintaan back pay terus berdatangan dan berpotensi menurunkan kepercayaan dari karyawan.
4. Berkomunikasi secara Intens dengan Pihak Terkait
Saat proses pembayaran utang gaji telah selesai, komunikasikan dengan manajer dan karyawan. HR juga perlu berkomunikasi kepada akuntan perusahaan tentang pembaruan payroll dan timeline untuk menerbitkan paycheck atau slip gaji. Berkomunikasi dengan pihak yang terlibat ini membantu meyakinkan mereka bahwa HRD telah menangani masalah dengan baik dan transparan.
5. Perkuat Kerja Sama Tim
Menghitung back pay bisa jadi memerlukan proses yang rumit dan harus dilakukan berhati-hati. Dengan memperkuat kerja sama tim meliputi HR professional, akuntan, dan legal team, dapat membantu HR mengelola utang gaji dengan tepat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Baca juga: Tips Memilih Payroll Software Terbaik, Ini 7 Caranya!
Bisa disimpulkan jika back pay atau utang gaji adalah dampak dari ketidaktelitian dari proses penghitungan gaji karyawan. Hal ini bisa terjadi karena sistem penggajian atau payroll masih menerapkan cara-cara manual.
Padahal payroll meliputi sistem yang kompleks dalam penghitungannya, sehingga untuk mencapai keakuratan, tidak dapat dilakukan secara manual. Untuk menghindari kesalahan hitung gaji, saatnya menggunakan aplikasi payroll terbaik BroadwaysHR.
Rekapitulasi gaji karyawan yang kompleks saatnya Anda sederhanakan dengan aplikasi HR seperti BroadwaysHR. BroadwaysHR berbasis cloud termutakhir yang menawarkan berbagai fitur HR secara menyeluruh meliputi sistem penggajian, tunjangan, benefit, potongan karyawan, upah lembur, BPJS, PPh 21, dan lain-lain yang telah terintegrasi dengan Payroll Management.
Lewat sistem aplikasi HR yang fleksibel, semua kebutuhan Anda kami bereskan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hubungi BroadwaysHR di sini untuk informasi lebih lanjut. Nikmati penawaran FREE TRIAL dari kami hanya untuk Anda.
