pre employment background check

Ketahui 8 Hal tentang Pre-Employment Background Check

Karyawan adalah aset perusahaan yang berharga karena akan menjadi faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan. Oleh karena itu, proses rekrutmen karyawan harus dilakukan secara hati-hati dan matang. Pre-employment background check adalah tahap yang sangat penting dalam proses rekrutmen. Hal ini berguna untuk memastikan karyawan yang masuk akan menjadi konstruktif bagi perusahaan. Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang background check karyawan.

Apa Itu Pre-Employment Background Check?

pre employment background check

Sumber: iStockPhoto

Pre-employment background check adalah pemeriksaan yang dilakukan recruiter kepada calon kandidat untuk mengetahui kebenaran informasi. Saat kita melamar kerja tentunya harus memberikan informasi yang benar. Misalnya saja pengalaman pekerjaan atau prestasi yang pernah dicapai. Namun, sayangnya tidak semua kandidat memberikan informasi yang valid dan masih sering berbohong demi terlihat baik di depan recruiter.

Itulah mengapa recruiter harus melakukan background check untuk memastikan dan mengkonfirmasi segala info yang telah diberikan. Tujuan dari dilakukannya hal yang satu ini tentunya untuk membantu perusahaan dalam membuat keputusan perekrutan yang terbaik. Mereka akan memastikan apakah kandidat tersebut memang memiliki kemampuan seperti yang disebutkannya atau hanya kebohongan belaka.

Manfaat Background Check Karyawan

Sebagai HRD, Anda diminta untuk melakukan background checking untuk memastikan agar perusahaan mendapat orang yang tepat untuk mengisi posisi yang dituju. Apabila karyawan memiliki rekam jejak sebagai pencuri dan tetap dipekerjakan, risiko terjadinya pencurian oleh individu tersebut jauh lebih besar. Di bawah ini beberapa tujuan melakukan pemeriksaan latar belakang calon kandidat. 

1. Menilai Masa Lalu Kandidat 

Perusahaan tertarik mengetahui masa lalu calon karyawan/kandidat untuk menilai karakter dan melihat potensi risiko yang mungkin ditimbulkan oleh karyawan tersebut pada organisasi. Contohnya tindakan kriminal pencurian atau perbuatan yang bertentangan dengan hukum seperti doxing di sosial media. 

2. Melindungi Pemberi Kerja dari Masalah Tanggung Jawab

Pemeriksaan latar belakang mampu melindungi perusahaan dari masalah tanggung jawab. Ketika HRD merekrut kandidat tanpa melakukan background check dan kandidat tersebut terlibat dalam kejahatan serius, pihak berwajib dapat menganggap perusahaan lah yang bertanggung jawab atas kesalahan kandidat di masa lalu. 

3. Konfirmasikan Informasi dalam Resume

Melalui pemeriksaan latar belakang, perusahaan dapat memverifikasi kebenaran informasi yang tercantum dalam CV pelamar kerja. Apakah kandidat pernah bekerja di perusahaan yang disebutkan, berkuliah di perguruan tinggi, dan memperoleh pencapaian sebagaimana tertulis dalam resume maupun surat lamaran kerja. 

Jenis Background Check Karyawan

Meskipun Anda bisa mendapatkan beberapa informasi hanya dari memeriksa resume kandidat, dan menggali berbagai informasi lainnya selama proses wawancara, employee background checks dapat membantu Anda untuk memeriksa latar belakang kandidat secara lebih profesional dan detail. Berikut jenis pemeriksaan latar belakang karyawan.

1. Catatan Kriminal (Criminal Records)

Pemeriksaan latar belakang kriminal sering dilakukan dalam situasi di mana rekruter atau perusahaan perlu mengetahui lebih dalam mengenai kandidat yang sedang diproses. Hal ini mencakup kegiatan seperti kegiatan kriminal termasuk kejahatan kekerasan atau kejahatan seks, penipuan, penggelapan, atau hukuman kejahatan lainnya. Hal ini sangat penting untuk Anda memastikan kandidat yang Anda nantinya hendak direkrut tidak akan membahayakan perusahaan atau karyawan lain. Penting untuk mempertimbangkan jenis pelanggaran yang dilakukan, serta rentang waktu yang telah berlalu sejak kejadian pelanggaran dilakukan.

2. Catatan Kesehatan (Health Records)

Pemeriksaan kesehatan biasanya dilakukan dengan drug test atau tes narkoba. Pemeriksaan ini perlu diberlakukan untuk semua kandidat tanpa terkecuali, dan melakukannya sesuai dengan aturan hukum yang sesuai. Menjalankan tes narkoba telah menjadi praktik umum yang biasa dilakukan oleh perusahaan ketika ingin merekrut karyawan baru untuk memastikan kepercayaan calon karyawan, menghindari cedera di tempat kerja, dan memastikan bahwa karyawan yang direkrut akan menjadi karyawan yang produktif.

3. Employment History

Bagi sebuah perusahaan yang hendak mempekerjakan karyawan baru, penting dilakukan pengecekan mengenai latar belakang pekerjaan apa saja yang sebelumnya dilakukan oleh kandidat tersebut. Hal ini penting untuk recruiter atau perusahaan untuk mengetahui lebih detail mengenai pekerjaan apa saja yang sebelumnya dilakukan oleh kandidat dan bagaimana kandidat tersebut berkontribusi di perusahaan sebelumnya. Selain itu, mencari tahu alasan berhentinya calon karyawan dari tempat terdahulu juga dapat membantu Anda untuk menentukan apakah kandidat tersebut akan cocok dengan culture perusahaan Anda atau tidak.

4. Educational History

Biasanya perusahaan akan memverifikasi gelar, jurusan, dan kinerja akademik kandidat sebelum merekrut kandidat terutama untuk pekerjaan tingkat pemula atau fresh graduate. Melakukan pengecekan mengenai latar belakang pendidikan kandidat digunakan untuk mengetahui apakah kandidat dari segi pendidikan sudah memenuhi persyaratan untuk nantinya direkrut mengisi posisi yang ditawarkan dan apakah memang benar kandidat telah menyelesaikan pendidikan akademiknya.

5. Reference Check

Dalam form yang harus dilengkapi oleh kandidat, biasanya tertulis kontak yang dapat dihubungi sebagai kontak referensi untuk mencari tahu mengenai kandidat lewat pandangan orang lain atau orang yang sudah pernah bekerja langsung dengan kandidat. Biasanya reference check akan dilakukan dengan orang-orang yang pernah bekerja dalam satu tim sebagai teammate, supervisor, atau leader kandidat di tempat sebelumnya.

6. Digital Tracks & Social Media

Zaman sekarang kehadiran internet sudah menjadi bagian dari kehidupan semua orang. Tidak hanya informasi-informasi positif saja yang bisa didapatkan dengan mudah melalui internet, melainkan juga informasi negatif. Setiap orang memiliki kemampuan penuh atas dirinya untuk dapat menjadi sumber informasi ketika ingin membagikan suatu postingan/informasi kepada orang lain melalui internet. Maka dari itu, mengecek jejak digital seperti sosial media sangat lah penting untuk mengetahui seperti apa kandidat bertindak di belakang layar.

Hak Kandidat yang Perlu Dipenuhi pada Background Check

pre employment background check

Sumber: iStockPhoto

Kandidat memiliki hak untuk membantah laporan, yang mewajibkan Anda untuk mengulangi penyelidikan, memberikan perhatian khusus pada poin-poin yang menyebabkan adanya kerugian. Hal ini bisa termasuk verifikasi identitas yang keliru, atau beberapa fakta yang kebenarannya tidak valid. Maka dari itu, perlu adanya kesempatan yang diberikan kepada kandidat untuk memverifikasi kebenaran dari hasil background checks tersebut.

Tantangan Rekrutmen dalam Skala Besar

Mengingat prosesnya yang membutuhkan kompetensi dan akurasi, tentunya pre-employment background screening bukanlah pekerjaan satu malam yang dapat dikerjakan oleh siapapun. Terlebih jika perusahaan sedang melakukan rekrutmen dalam volume besar (mass hiring), pre-employment background check menjadi kian menantang dan membutuhkan tenaga profesional untuk melaksanakannya. Dalam hal ini  juga perlu dilakukan reference check untuk memeriksa riwayat performa kerja kandidat. Resume calon karyawan mungkin terlihat baik-baik saja, namun kemudian ditemukan informasi baru yang tidak tercantum. Hal ini tentu membutuhkan keakuratan dalam mengecek referensi dan identifikasi.

Persiapan Menghadapi Background Check

Background check karyawan adalah proses yang penting dan tidak boleh disepelekan. Itulah mengapa, jika kandidat memang ingin segera diterima bekerja maka harus mempersiapkan diri untuk proses yang satu ini. Inilah beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum melewati proses background check:

1. Meminta Izin kepada Atasan/Kolega untuk Dijadikan Referensi

Hal pertama yang harus dipersiapkan sebelum melakukan background check ialah meminta izin kepada atasan atau teman kerja untuk dijadikan referensi. Para rekruter biasanya akan menghubungi atasan atau rekan kerja di perusahaan sebelumnya untuk memverifikasi informasi yang kandidat berikan. Penjelasan dari atasan atau rekan kerja tersebut sangat menentukan bagaimana sikap recruiter kedepannya. Apakah menerima atau menolak kita bergabung di perusahaannya.

Oleh karena itu, sebaiknya hubungi atasan dan rekan kerja yang akan dijadikan referensi untuk meminta izin mereka. Jika kandidat memang memiliki skill dan performa kerja yang baik, pastinya mereka akan mengatakan hal positif saat background checking.

2. Persiapkan Data yang Biasanya Dibutuhkan

Seperti yang dijelaskan di atas, ada beberapa data yang dibutuhkan oleh recruiter untuk proses pemeriksaan latar belakang. Umumnya mereka akan meminta data seperti ijazah, transkrip nilai akademik, slip gaji di perusahaan terdahulu, dan bahkan SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian). Selalu simpan data-data tersebut dalam tempat yang aman agar tidak kesulitan mencarinya. Namun, untuk SKCK biasanya memiliki masa berlaku sehingga kandidat harus memastikan surat tersebut masih aktif.

3. Perhatikan Media Sosial

Persiapan selanjutnya yang tidak kalah penting untuk background check karyawan adalah memastikan akun media sosial terlihat baik. Saat ini, media sosial telah menjadi bagian hidup dari banyak orang. Bahkan, ada cukup banyak orang yang merasa tidak bisa jauh dari media sosial. Memang menyenangkan saat kita bisa berbagi lewat media sosial. Namun, terkadang kita sulit mengontrol postingan di media sosial.

Rekruter dapat melihat persona dari kandidat melalui apa yang ia posting di media sosialnya. Itulah mengapa sangat penting untuk menjaga sikap saat menggunakan media sosial. Postingan yang berbau SARA tentu akan membuat kandidat terlihat kurang baik.

4. Harus Selalu Jujur

Mendapatkan pekerjaan memang bukanlah hal yang mudah. Namun, bukan berarti kamu harus menghalalkan segala cara agar bisa diterima kerja. Meskipun kandidat belum memiliki banyak pengalaman kerja, sebaiknya jangan sampai berbohong saat memberikan informasi. Jangan sampai kandidat menulis kebohongan mengenai pengalaman kerja di CV dan berharap agar hal itu bisa meyakinkan recruiter.

Ingatlah bahwa kebohongan tersebut bisa terbongkar saat recruiter melakukan background check. Jika nantinya kamu ketahuan berbohong, tentu saja akan membuatmu gagal. Tidak hanya gagal bergabung saja, bahkan kandidat akan mendapatkan blacklist dari perusahaan sehingga tidak akan bisa melamar di sana lagi.

4 Langkah Hukum dalam Background Check

1. Disclosure

Kandidat harus memahami bahwa Anda sedang melakukan pre-employment check sebagai bagian dari proses rekrutmen. Edukasi kandidat bahwa setiap informasi yang diperoleh selama proses background checks akan bersifat rahasia.

2. Consent

Ketika ingin menggali informasi yang sifatnya pribadi, maka perlu adanya persetujuan terlebih dahulu dari kandidat. Biasanya persetujuan tidak cukup hanya melalui verbal, maka dari itu harus dilakukan dalam bentuk tertulis, sehingga Anda punya bukti bahwa kandidat tidak keberatan dengan pre-employment check yang akan dilakukan. Setelah kandidat setuju, kandidat harus memberikan segala rincian pribadi untuk di-screening.

3. Investigation

Melakukan investigasi terhadap laporan yang telah dikompilasi setelah kandidat memberikan rincian pribadi yang cukup untuk kemudian dilakukan pemeriksaan lebih lanjut.

4. Review

Anda harus menilai kembali hasil yang didapatkan. Pada titik ini, Anda dapat mempertimbangkan hasil yang diperoleh untuk menentukan apakah kandidat sesuai untuk diproses lebih lanjut hingga hired atau tidak.

Lakukan Background Check dengan Menggunakan BroadwaysHR!

pre employment background check

Pre-employment background check harus digunakan untuk memberikan informasi mengenai kandidat, bukan untuk membuat keputusan perekrutan. Setiap perusahaan memiliki kebijakan perekrutan mereka sendiri, jadi penting diingat bahwa keputusan yang dibuat sebaiknya harus berdasarkan posisi yang sedang dibutuhkan. Sekali lagi, ingat ketika Anda melakukan pre-employment background check, jadikan proses ini sebagai panduan Anda, bukan sebagai keputusan akhir.

Untuk memaksimalkan kegiatan ini, Anda dapat menggunakan fitur Organization Development pada aplikasi BroadwaysHR. Uji coba fitur ini secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.