6 Cara Kerja Sistem Penggajian Online dan Komponen Pentingnya!

Memproses penggajian atau payroll yang baik sangat penting saat menjalankan bisnis apapun. Sistem penggajian disadari telah menjadi komponen pokok kelangsungan bisnis. Berkat perkembangan teknologi yang canggih, payroll system management membuat proses penggajian menjadi tidak terlalu rumit, mudah, dan lebih efisien. Bisnis yang sukses memerlukan otomatisasi dalam payroll, meliputi pengelolaan dan pengaturan pembayaran karyawan tepat waktu. Namun apa artinya sistem penggajian itu dan bagaimana komponen ini dapat membantu bisnis Anda?

Komponen yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian

1. Payroll Management

Sumber: Freepik

Manajemen payroll secara keseluruhan mengelola perhitungan upah secara otomatis sesuai jadwal yang ditetapkan. Informasi dasar karyawan seperti data diri, posisi pekerjaan, nomor rekening, dan jadwal gajian sangatlah dibutuhkan. Payroll kemudian dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Setelah di-setting, sistem menjalankan proses penggajian secara otomatis dan dapat diawasi.

2. Pelacakan Waktu dan Kehadiran

Untuk bisnis yang membayar karyawan dengan upah per jam atau harian, kemampuan payroll system untuk melacak waktu dan kehadiran sangatlah menguntungkan. Sistem penggajian yang otomatis dan tepat waktu dapat memudahkan pelacakan time card setiap karyawan. Sistem ini mengumpulkan dan mengintegrasikan data karyawan terkait ketidakhadiran (absensi), cuti sakit, jam kerja, lembur, dan lainnya. Kemudian informasi tersebut secara mulus dapat disinkronkan untuk memproses penggajian secara efisien.

3. Perpajakan

Sumber: Freepik

Solusi penggajian saat ini dapat diperbarui secara otomatis saat UU perpajakan berubah. Saat tiba waktunya untuk mengisi formulir pembayaran pajak, payroll system akan mengirimkan dokumen yang harus Anda lengkapi. Sistem akan memberitahu kapan waktunya untuk membayar dan melaporkan pajak. Manfaatnya, Anda tidak perlu pusing mengajukan perpanjangan atau membayar denda akibat telat bayar pajak.

4. Financial Management

Payroll software system juga akan menangani manajemen biaya, manfaat, dan bonus. Sistem payroll melacak dan menghitung berbagai biaya untuk karyawan. Payroll tool akan membantu perusahaan Anda memperhitungkan reimbursement atau menawarkan berbagai manfaat pada karyawan seperti cuti berbayar. Setiap bisnis memerlukan sistem canggih yang memungkinkan karyawan untuk mengontrol tunjangan mereka. Karyawan juga dapat mengajukan klaim yang sesuai. Dengan adanya payroll software system, maka dipastikan pelacakan data keuangan menjadi lebih mudah, terintegrasi, dan tepat.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Penggajian Karyawan yang Baik?

Berikut ini adalah panduan step by step tentang bagaimana payroll system untuk karyawan berjalan dengan baik dan karyawan segera dibayar haknya oleh perusahaan.

1. Memilih Payroll System

Sistem digital saat ini dapat menyimpan data dan menghitung upah secara otomatis dan lebih efisien dibandingkan dengan cara manual. Penting bagi bisnis untuk meneliti dan memilih payroll software yang bagus dengan fitur unggulan. Banyak dari aplikasi HRIS ini memiliki periode uji coba atau demo yang memungkinkan bisnis Anda memutuskan dengan tepat sebelum memanfaatkan layanan apapun, termasuk aplikasi RUN iProbe. Di sisi lain, beberapa perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing proses payroll kepada pihak ketiga.

2. Menerapkan Kebijakan Payroll yang Berlaku

Sumber: Freepik

Indonesia memiliki UU Ketenagakerjaan dan setiap bisnis memiliki peraturan sendiri. Kebijakan ketenagakerjaan dalam urusan payroll ini penting untuk mencegah pelanggaran yang paling umum terjadi. Misalnya upah dibawah UMR, lembur yang tidak dibayar, perusahaan mengabaikan jam karyawan, dan sebagainya. Oleh karena itu, perusahaan wajib menerapkan kebijakan payroll yang berlaku dengan mengutamakan beberapa faktor penting dalam proses penggajian. Dimulai dari tanggal pembayaran yang jelas dan metode pembayaran (bank online, setoran langsung, cek).

3. Mengumpulkan Informasi dan Data Karyawan secara Detail

Memiliki data karyawan yang detail dan komprehensif membantu bisnis dalam pemrosesan payroll. Digital software dapat membantu proses ini berjalan baik dengan melengkapi profil karyawan. Mulai dari informasi perpajakan dan profil pribadi karyawan, termasuk alamat, posisi pekerjaan, jenis kontrak, dan nominal gaji mereka. 

Jika perusahaan menawarkan manfaat tambahan, seperti asuransi, opsi saham, dan skema pensiun, perusahaan dapat mengumpulkan dan menyimpan dokumen di payroll software. Setelah perusahaan memiliki semua dokumen yang diperlukan, maka perlu penentuan metode pembayaran karyawan dan informasi perbankan.

4. Menyiapkan Setoran Langsung (Direct Deposit) ke Karyawan

Sumber: Freepik

Direct deposit atau setoran langsung adalah bentuk pembayaran yang paling umum, dan meski berbayar, metode ini nyaman bagi karyawan dan perusahaan. Anda dapat mengatur setoran langsung dengan rekening bank bisnis atau memasukkan informasi karyawan ke penyedia layanan (service provider) aplikasi payroll mereka. Perusahaan harus mengumpulkan rincian data karyawan meliputi nama bank, nomor rekening, hingga kode sortir, lalu di-input ke dalam software. Cara inilah yang membuat setoran langsung dilakukan secara otomatis.

5. Menyetujui dan Menyelesaikan Penggajian Karyawan

Dengan sebuah payroll software system yang menyeluruh, perusahaan dapat melacak kapan karyawan masuk kerja dan absen atau cuti dari pekerjaan kapanpun waktunya. Mendekati periode pembayaran, departemen HR memeriksa seluruh time card untuk memeriksa dan memastikan setiap karyawan menerima jumlah gaji yang benar. Selama proses ini, departemen HR juga dapat menyetujui faktur jika mempekerjakan kontraktor atau pekerja lepas.

6. Mencatat dan Melaporkan Payroll Record

Langkah terakhir dalam menerapkan payroll software system yang baik adalah mencatat dan melaporkan semua pembayaran. Ini adalah langkah penting untuk melaporkan kontribusi pajak perusahaan dan memastikan perusahaan patuh terhadap UU Ketenagakerjaan. 

Saat perusahaan melaporkan dan menyimpan semua catatan payroll, langkah ini dapat membantu mengarsipkan dokumen penting yang menjadi back-up penting di masa datang. Digital payroll software membuat proses pengumpulan dan penyimpanan data menjadi sederhana serta mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen fisik.

Baca juga: Payroll adalah Sistem Penggajian Modern di Perusahaan, Ini 5 Manfaatnya!

Sistem penggajian yang tepat sangat membantu kemajuan bisnis Anda, apapun ukuran bisnisnya. Ada banyak pilihan payroll system yang bisa dipilih sesuai pertimbangan ukuran bisnis dan anggaran Anda. Proses penggajian karyawan yang kompleks kini menjadi lebih sederhana dengan bantuan aplikasi HR seperti BroadwaysHR. BroadwaysHR adalah aplikasi HR berbasis cloud termutakhir dengan berbagai fitur Payroll Management secara menyeluruh meliputi sistem penggajian, tunjangan, benefit, potongan karyawan, upah lembur, BPJS, PPh 21, dan lain-lain yang sudah terintegrasi dengan time management serta proses payroll. 

Lewat sistem aplikasi HR yang fleksibel, kami senantiasa memahami kebutuhan Anda sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hubungi kami di sini untuk informasi lebih lanjut dan segera coba gratis.