4 Keuntungan Software Absensi Karyawan yang Serba Praktis!
Software absensi online membantu perusahaan untuk mengelola dan melacak ketidakhadiran karyawan, termasuk libur kerja, cuti sakit, dan lainnya. Selain menjaga produktivitas kerja tetap berjalan dengan baik, software absensi juga dilengkapi fitur canggih yang terintegrasi dengan sistem payroll karyawan. HRD tidak perlu repot menghimpun data absensi karyawan, karena semua akan terekam dan tersimpan rapi di dalam sistem berbasis cloud yang terintegrasi dengan fitur pengelolaan HR lainnya. Dengan memiliki sistem absensi karyawan secara online dan real time, beban kerja HRD menjadi semakin ringan. Ingin tahu bagaimana cara kerja, kelebihan, dan kekurangan aplikasi absensi online? Yuk simak ulasan berikut ini!
Bagaimana Cara Kerja Otomatis Software Absensi Karyawan?
Dengan keunggulan dapat diakses secara mandiri, karyawan dapat mengajukan cuti melalui website maupun perangkat seluler. Caranya mudah dengan memasukkan tanggal ingin cuti, alasan absen kerja, berapa lama cuti, serta informasi relevan lainnya.
Setelah permintaan diajukan secara online, manajer akan me-review dan menyetujui atau menolak berdasarkan pertimbangan tertentu. Absensi yang disetujui secara otomatis akan ditambahkan ke kalender absen. Manajer dan HRD akan lebih mudah melihat siapa yang hadir maupun tidak pada hari-hari kerja.
Software absensi ini juga menghasilkan laporan secara real time terkait jumlah karyawan yang absen atau cuti dalam periode tertentu. Data laporan ini membantu manajer dalam mengambil tindakan untuk menangani masalah karyawan yang sering absen kerja.
Untuk lebih merampingkan proses, sistem absensi online juga terintegrasi dengan sistem HRD lainnya, seperti payroll dan tunjangan karyawan.
Kelebihan Menggunakan Software Absensi
1. Meningkatkan Efisiensi Lebih Tinggi
Penggunaan sistem absensi berbasis cloud menawarkan kemudahan lebih banyak kepada HRD dalam memantau kinerja karyawan berdasarkan tingkat kehadirannya di kantor. Jumlah kehadiran karyawan di kantor juga menjadi salah satu komponen perhitungan gaji karyawan. Karena telah terintegrasi dengan sistem payroll, seluruh perhitungan gaji dilakukan secara akurat, cepat, dan efisien.
Aplikasi absensi juga memberikan efisiensi kepada karyawan. Mereka dapat dengan mudah mengakses riwayat kerjanya serta dapat mengajukan cuti dengan lebih praktis dari mana saja tempatnya.
2. Menghemat Lebih Banyak Biaya
Sistem absensi online tidak memerlukan pemasangan perangkat fisik mesin, sehingga dapat menghemat lebih banyak biaya perawatannya. Misalnya, perusahaan memiliki banyak karyawan yang tersebar di beberapa kantor cabang. Dengan memiliki satu aplikasi e-absensi, seluruh karyawan dapat langsung presensi menggunakan smartphone masing-masing.
3. Dilengkapi Sistem Security yang Tinggi
Keamanan data internal milik perusahaan merupakan aspek pokok yang harus dilindungi. Karena telah dibekali dengan sistem yang terintegrasi, aplikasi absensi online telah terjadi keamanan datanya. Untuk mendapatkan jaminan keamanan data yang tinggi, pastikan perusahaan berkonsultasi lebih dalam dengan penyedia (provider) aplikasi.
4. Memudahkan HRD untuk Menganalisa Data Kehadiran
Software absensi menyediakan informasi kehadiran karyawan secara akurat dan real time. Manajer dan HRD dapat mengetahui karyawan yang masuk dan tidak masuk dari mana saja. HRD tidak perlu lagi merekap absensi periodik secara manual saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Data yang tersaji secara real time dapat membantu HRD saat ingin menganalisa untuk pengambilan keputusan yang penting dan mendesak.
Kekurangan Sistem Absensi Online
1. Terjadi Potensi Kecurangan
Software absensi online meski telah memiliki sistem keamanan yang mumpuni, juga mempunyai potensi terjadi kecurangan bagi penggunanya. Misalnya, ada seorang karyawan yang berpura-pura mengambil cuti sakit. Tanpa verifikasi yang jelas, aplikasi tidak dapat mendeteksi kejujuran karyawan tersebut, sehingga data absensi yang terekam tetaplah cuti sakit. Untuk mencegah hal ini terjadi, perusahaan memerlukan verifikasi manual dengan meminta karyawan mengirimkan surat keterangan sakit dari dokter jika memang benar-benar sakit dan membutuhkan istirahat.
2. Bergantung pada Kualitas Sinyal Internet
Pengoperasian setiap aplikasi tentu memerlukan sinyal internet yang memadai dan stabil untuk mengaksesnya. Oleh karena itu, kualitas sinyal yang bagus serta smartphone yang kompatibel dengan aplikasi menjadi modal penting agar proses absensi dapat terekam dengan baik secara real time. Tentunya dengan kualitas sinyal yang buruk bisa menghambat proses absensi karyawan, bahkan berisiko data tidak terekam oleh sistem.
3. Eror pada Sistem Absensi
Kekurangan berikutnya dari penggunaan software absensi adalah risiko terjadinya eror atau server down. Kondisi ini dapat mengacaukan proses absensi karyawan karena dapat merugikan, baik untuk karyawan dan HRD. Perusahaan memerlukan solusi alternatif lain apabila sewaktu-waktu terjadi eror pada sistem untuk mem-back up data-data penting terkait kehadiran.
Baca juga: 4 Kelebihan Aplikasi Cuti Online yang Menguntungkan HRD, Simak!
Fitur Absensi Online di BroadwaysHR
Sebagai aplikasi HRD terbaik, BroadwaysHR menyediakan aplikasi digital dengan sistem berbasis cloud dalam menangani urusan HR, termasuk absensi karyawan. Memakai product features kami, Time Management, pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, lembur, ganti libur, dan overtime. Data absensi terkirim secara otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan.
Nah, sudahkah perusahaan Anda menerapkan sistem digital seperti demikian? Percayakan kami untuk membantu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan software absensi online yang berkualitas.
Tertarik mencoba aplikasi BroadwaysHR? Anda bisa menikmati penawaran FREE TRIAL dan silahkan menghubungi kami di sini untuk informasi lebih lanjut.
