Contoh Bentuk Struktur Organisasi Fungsional di Perusahaan

Penting untuk sebuah perusahaan memiliki struktur organisasi perusahaan agar memudahkan koordinasi dalam mencapai target. Struktur organisasi paling lazim digunakan dalam perusahaan adalah struktur organisasi fungsional. Pada struktur ini, organisasi atau perusahaan akan mengelompokkan karyawan menurut serangkaian peran dan tugas khusus yang sama. Struktur ini beroperasi sangat baik di lingkungan yang stabil di mana strategi bisnis cenderung tetap tanpa adanya perubahan.

Sebenarnya masih ada jenis struktur organisasi lainnya. Sebut saja struktur organisasi divisional, struktur organisasi matriks, komite, dan juga tim kerja. Lalu mengapa struktur fungsional yang paling sering dipakai oleh perusahaan? Hal itu dikarenakan manajemen organisasi yang bagus harus bisa menyesuaikan struktur organisasi dengan operasional perusahaan. Bagi perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa macam produk atau layanan saja, struktur organisasi tersebut adalah yang paling sesuai.

Definisi Struktur Fungsional

Struktur fungsional ini merupakan struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan kemampuan, keterampilan, dan skill yang sama, untuk melakukan tugas-tugas yang sama, yang selanjutnya dikelompokkan dalam beberapa unit kerja.

Jika penerapan struktur ini dilakukan dengan benar, maka perusahaan dapat menekan biaya operasional yang dikeluarkan. Akan tetapi, struktur organisasi ini memiliki kelemahan dalam hal penyampaian informasi antara orang per orang ke dalam tim dan begitu juga sebaliknya. Bagi yang ingin menerapkan struktur organisasi ini dalam perusahaan, jangan khawatir, karena masih banyak manfaat yang akan Anda dapatkan dengan menerapkan struktur organisasi jenis ini.

7 Manfaat Struktur Fungsional bagi Perusahaan

Berikut ini beberapa manfaat dari struktur organisasi fungsional:

1. Spesialisasi

Pada struktur organisasi fungsional, sebuah perusahaan dibagi menjadi banyak departemen berdasarkan kegiatan utama yang dijalankan. Setiap departemen akan dipimpin oleh seorang manajer yang ahli di bidangnya masing-masing. Hal Inilah yang membuat pekerjaan yang dihasilkan jauh lebih banyak, efisien, dan bisa selesai lebih cepat.

2. Terbentuknya Koordinasi

Dalam struktur organisasi fungsional, semua orang yang bekerja dalam satu departemen adalah mereka yang ahli (spesialis) pada bidang tersebut. Itu sebabnya, koordinasi dari setiap departemen menjadi mudah terbentuk dan dapat ditingkatkan.

3. Efisiensi Manajerial Mengalami Peningkatan

Struktur organisasi fungsional dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi bagian manajerial karena pekerjaan yang dilakukan sama dan dilakukan secara berulang. Hal inilah yang memungkinkan terjadinya peningkatan nilai laba atau keuntungan bagi perusahaan.

4. Minimalisasi Terjadinya Duplikasi Fungsi atau Tugas dalam Perusahaan

Dalam jenis organisasi ini, duplikasi fungsi atau tugas akan jarang terjadi. Sebagai contoh, departemen keuangan hanya akan mengurusi fungsi dan masalah keuangan. Departemen yang lain tidak perlu mengurusi masalah finansial. Dengan begitu, pemanfaatan sumber daya manusia dapat dialihkan ke pekerjaan yang lain secara lebih efektif.

5. Fasilitator dalam Pelatihan

Karena setiap karyawan dalam departemen perusahaan memiliki fokus pada keterampilan yang terbatas, maka karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan fasilitas pelatihan dari perusahaan jika suatu saat ada kebijakan terbaru yang menyangkut dengan hukum dan peraturan perundang-undangan tentang ketenagakerjaan.

6. Kecepatan dalam Melakukan Operasional

Pada umumnya, seorang manajer senior akan menangani masalah lebih cepat daripada seseorang yang masih kurang pengalaman. Demikian pula pada saat melatih karyawan baru, maka seorang manajer senior akan lebih cepat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada karyawan yang bersangkutan. Inilah yang akhirnya mempercepat kegiatan operasional dalam perusahaan.

7. Kejelasan dalam Tanggung Jawab Operasional

Karena struktur organisasi fungsional memisahkan tenaga kerja sesuai dengan fungsinya, maka pemberian tanggung jawab organisasi dan alokasi tugas masing-masing bagian akan semakin jelas.

Contoh Bentuk Struktur Organisasi Fungsional

Setelah mengetahui definisi, kelemahan dan kelebihan, serta 7 manfaat struktur fungsional, di sini ada contoh bentuk struktur organisasi fungsional yang ada dalam suatu perusahaan.

1. Dewan Direksi Perusahaan

Dewan direksi di dalam perusahaan adalah sekelompok orang profesional yang bertanggung jawab dalam memimpin perusahaan. Biasanya, dewan direksi perusahaan mempunyai susunan direksi seperti di bawah ini:

• Seorang direktur utama
• 6 orang direktur
• 3 orang wakil direktur

2. Manajer Perusahaan

Manajer adalah sekelompok orang profesional di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tugas dalam memimpin setiap bidang manajerial yang terdapat di bawahnya. Berikut ini adalah beberapa contoh bentuk sistem manajerial di dalam struktur fungsional:

Manajer SDM (Human Resources)

Setiap manajer HRD atau sumber daya manusia mempunyai serangkaian tanggung jawab yang harus mereka selesaikan, yaitu:

• Mengelola sistem human resource yang terdapat di perusahaan
• Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan
• Bertanggung jawab pada sistem absensi karyawan dan sistem payroll
• Membuat suatu format dalam proses rekrutmen tenaga kerja
• Melakukan kegiatan evaluasi dalam tingkat kepuasan karyawan
• Melakukan training atau pelatihan dan mengevaluasinya
• Mengelola dan mengawasi anggaran HRD
• Bertanggung jawab di dalam proses performance appraisal 

Manajer Keuangan (Finance & Accounting)

Pada struktur organisasi fungsional, manajer keuangan akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:

• Mengambil keputusan yang penting terkait berbagai investasi dan pembiayaan
• Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pasar modal
• Melakukan pengawasan pada proses perencanaan, pelaporan, dan juga pembayaran pajak agar bisa lebih efisien
• Melakukan koordinasi anggaran perusahaan
• Mengelola fungsi akuntansi dan memproses berbagai data keuangan melalui laporan keuangan yang akurat
• Mengawasi aliran arus kas perusahaan
• Mengawasi pengeluaran perusahaan yang dianggap tidak penting

Manajer Produksi (Engineering & Manufacturing)

Tugas manajer produksi di dalam struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

• Melakukan negosiasi, perencanaan, dan juga pengorganisasian jadwal produksi
• Mengawasi jalannya suatu proses produksi
• Menjadi penghubung antara staf marketing, pembeli, dan bagian penjualan.
• Menentukan standar kontrol kualitas proses produksi
• Melakukan penilaian suatu proyek dan sumber daya untuk memenuhi persyaratannya.

Manajer Pemasaran (Marketing, Sales, & Services)

Di dalam struktur organisasi fungsional, tugas utama dari seorang manajer pemasaran adalah sebagai berikut:

• Membuat perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan tren pasar
• Melakukan perencanaan riset pemasaran, yakni dengan selalu mengikuti perkembangan pasar, khususnya untuk berbagai produk yang dikeluarkan kompetitor
• Melakukan identifikasi dan membuat perkiraan peluang yang nantinya akan terjadi di pasar
• Merencanakan perkembangan jaringan pemasaran di dalam perusahaan
• Melakukan berbagai tindakan pencegahan dalam menghadapi minim penjualan.

Manajer Purchasing (Purchasing & Research)

Setiap manajer purchasing di dalam struktur fungsional biasanya akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:

• Mengelola kebijakan purchasing perusahaan serta memastikan pembelian bahan baku persediaan perusahaan sudah sesuai dengan anggaran yang terdapat di dalam kebijakan tersebut
• Memilih pemasok terbaik untuk bisa bekerja sama dalam jangka waktu yang panjang dengan pihak perusahaan.
• Menjalin hubungan yang baik dengan departemen lain, seperti dengan departemen keuangan untuk mengelola anggaran persediaan barang
• Mengontrol proses procurement perusahaan
• Menghemat anggaran perusahaan dalam hal penyediaan barang.

Demikianlah penjelasan tentang struktur organisasi fungsional, lengkap dengan pengertian struktur organisasi fungsional, jenis, dan juga contohnya. Jadi, setiap bagian yang ada di dalam struktur organisasi fungsional memiliki peran dan tugasnya tersendiri yang spesifik. Seorang manajer keuangan harus memberikan anggaran yang dibutuhkan oleh manajer purchasing dan tetap melakukan pengawasan anggaran.

Namun, kegiatan pengawasan anggaran ini akan memakan banyak waktu jika dilakukan secara manual. Untuk itu diperlukan suatu alat yang bisa memudahkan dalam melakukan pengawasan. Anda bisa memanfaatkan fitur Organization Development yang ada di aplikasi BroadwaysHR. Fitur ini dapat menangani urusan HR dengan sistem berbasis cloud yang akurat dan mudah beradaptasi dengan kondisi perusahaan. Anda bisa mencobanya secara GRATIS selama 30 hari dengan mendaftarkan di sini.