Lengkap! Tugas Administrasi Perkantoran yang Perlu Anda Ketahui
Administrator kantor atau manajer kantor pada dasarnya bekerja menyelesaikan tugas klerikal dan administratif untuk kantor. Tugas utama bagian administrasi perkantoran antara lain menyambut dan mengarahkan pengunjung, mengoordinasikan rapat dan janji temu, serta melaksanakan tugas administrasi seperti menjawab telepon dan email. Pada intinya, tugas administrasi perkantoran di lingkungan kantor adalah menanggapi panggilan telepon dan email agar operasi bisnis berjalan lancar. Selengkapnya, simak ulasan beberapa tugas administrasi perkantoran yang perlu Anda ketahui.
Apa Saja Tugas Administrasi Perkantoran?
Tugas administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk menjaga agar rapat tetap berjalan dengan komunikasi antar peserta yang terlibat satu sama lain. Office administrator juga bertugas untuk memastikan semua karyawan mengikuti dan mematuhi protokol serta menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu dan sesuai anggaran.
Administrator kantor juga memberi contoh kepada karyawan lain dengan kinerja yang baik serta mendelegasikan tugas tertentu kepada karyawan agar berkolaborasi mencapai tujuan bersama. Tugas administrasi perkantoran juga memastikan setiap karyawan mendapatkan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Uraian Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran
Sumber: Freepik
Beberapa contoh tanggung jawab dalam bidang administrasi perkantoran di sebuah perusahaan antara lain:
- Mengoordinasikan kegiatan untuk memastikan efisiensi dan menjaga kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
- Mengawasi anggota staf administrasi serta membagi tanggung jawab secara merata untuk meningkatkan kinerja.
- Mengelola agenda, rencana business trip, dan janji temu untuk manajemen tingkat atas.
- Mendukung prosedur pembukuan (bookkeeping) dan penganggaran untuk perusahaan.
- Membuat dan memperbarui database terkait karyawan, personnel, informasi keuangan, dan lainnya.
- Menyerahkan laporan serta menyiapkan proposal dan presentasi sesuai kebutuhan.
- Membantu kolega kapanpun ada kesempatan untuk melakukannya.
Keterampilan yang Harus Dimiliki oleh Staf Administrasi
- Pengalaman yang telah terbukti sebagai administrator kantor, asisten kantor, atau peran lainnya yang relevan.
- Kemampuan dalam berkomunikasi dan interpersonal yang mumpuni.
- Keterampilan organisasi dan kepemimpinan yang sangat baik.
- Memahami dan akrab dengan prosedur manajemen kantor dan prinsip akuntansi dasar.
- Pengetahuan dan penguasaan yang sangat baik tentang MS Office, Outlook, dan office management software (ERP, dan lain-lain).
- Kemampuan manajemen waktu yang baik.
- Memiliki kualifikasi dalam secretarial studies
- Kemampuan untuk bekerja dengan cepat dan kerja tim.
- Memiliki pemikiran kritis, pemecahan masalah, dan tekad.
- Gelar akademik (sarjana) dalam administrasi perkantoran atau bidang yang relevan.
- Etos kerja mandiri, terorganisasi dengan baik untuk memenuhi deadline.
Administrator Kantor Bertanggung Jawab kepada Siapa?
Sumber: Freepik
Office administrator biasanya melapor atau bertanggung jawab ke anggota staf tingkat senior, seperti Chief Executive of Operations atau anggota tim eksekutif lainnya. Anggota tim eksekutif akan sering menugaskan manajer perkantoran dan staff-nya untuk melaksanakan tugas sehari-hari dalam lingkup administrasi perkantoran. Office administrator juga dapat menyampaikan kritik konstruktif atau feedback kepada executive team yang juga berdampak pada kualitas kepemimpinan mereka.
Dalam melaksanakan tugas administrasi perkantoran, setiap administrator kantor yang hebat harus memiliki skill berorganisasi yang kuat dalam melacak, mengelola, serta menyimpan informasi klien dan detail penting terkait perusahaan. Penting juga bagi administrator untuk memiliki skill manajemen tugas yang hebat untuk memprioritaskan banyak tanggung jawab secara efektif yang harus diselesaikan setiap hari.
Baca juga: 7 Strategi Multitasking yang DIjamin Anti Stres
Untuk memudahkan semua urusan terkait administrasi perkantoran, manfaatkan aplikasi Human Resource Information System (HRIS), salah satunya BroadwaysHR. Untuk mempertahankan produktivitas kerja administrator tetap baik, BroadwaysHR memiliki sistem cloud terbaik yang dapat beradaptasi dengan manajemen perusahaan. Gunakan layanan Organization Development yang memfasilitasi pengaturan job holder, employee assessment, employee training, dan lainnya.
Mari cerdas mengelola administrasi perkantoran dan karyawan bersama BroadwaysHR. Hubungi kami di sini.
