Workforce Optimization, Apa Dampaknya bagi Perusahaan?
Untuk mengejar kualitas dan peningkatan performa tidak selalu harus ditanggapi dengan merekrut karyawan baru. Hal tersebut dapat meningkatkan biaya operasional. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu strategi untuk meningkatkan kinerja dengan memanfaatkan karyawan yang ada. Strategi tersebut dinamakan workforce optimization. Lalu apa dampaknya bagi perusahaan? Simak penjelasannya di bawah ini.
Definisi Workforce Optimization (WFO)
Sumber: iStockPhoto
Workforce Optimization (WFO) atau optimalisasi tenaga kerja adalah strategi yang bisa digunakan dalam bisnis untuk dapat meningkatkan layanan dan mendapat keuntungan maksimal dengan biaya operasional yang sedikit. Strategi ini mencakup seluruh aspek organisasi, dari pemasaran hingga keuangan. Tujuan dari strategi ini yaitu untuk mempersingkat proses antara setiap divisi dan karyawan dalam memaksimalkan hasil.
Saat diterapkan secara penuh, optimalisasi tenaga kerja dapat mengurangi biaya operasional, namu dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Analisis data adalah komponen penting dalam WFO ini, yang meliputi:
- Net Promoter Score (NPS)
- Biaya operasional
- Skor kepuasan pelayan
- Data kinerja karyawan
- Jadwal kerja (shift) karyawan
Dalam sejumlah besar data yang telah dikumpulkan dan dianalisis, penggunaan teknologi akan memainkan peran penting.
Manfaat WFO
1. Efisiensi dan Produktivitas Meningkat
WFO memungkinkan Anda memiliki jumlah karyawan yang tepat setiap saat. Perusahaan mampu memiliki gambaran lengkap tentang kehadiran karyawan secara keseluruhan. Dengan demikian, mereka dapat mengelola pekerjaan dengan efektif. Misalnya selama periode puncak, WFO memungkinkan perusahaan untuk memahami apakah mereka perlu merekrut freelance (pekerja lepas) atau menggunakan teknologi yang dapat membantu mereka mengatasi pekerjaan mereka lebih efisien.
2. Hemat Biaya
WFO akan menghindari Anda dari kelebihan karyawan sekaligus kekurangan karyawan. Anda juga dapat terhindar dari kerugian akibat pelayanan yang buruk. Optimalisasi tenaga kerja yang memperkenalkan otomasi dalam bisnis dapat memberikan panduan secara real-time dan insight baru untuk proses pengambilan keputusan yang lebih baik sehingga dapat meningkatkan peluang meraih pendapatan.
3. Peningkatan Layanan dan Retensi
Pelanggan bisa mendapatkan pelayanan lebih cepat dan pertanyaan mereka diatasi dengan efisien. Hal ini menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik. WFO membantu Anda menganalisis komunikasi dengan pelanggan, memahami akar penyebab perilaku pelanggan, dan juga menerapkan strategi untuk mempertahankan pelanggan.
Aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk optimasi memungkinkan perusahaan mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang kebiasaan pelanggan mereka dan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merespons keluhan pelanggan dengan lebih cepat, bertindak lebih cepat, dan dengan demikian meningkatkan kepuasan mereka. Pelanggan yang puas kemungkinan besar akan menjadi pelanggan yang akan kembali menggunakan produk Anda.
4. Peluang Baru
WFO menciptakan pergerakan karir internal seiring munculnya peluang serta produk baru. Hal ini memungkinkan karyawan bekerja pada tingkat optimal, sehingga meningkatkan kemungkinan pergerakan vertikal atau horizontal dalam organisasi. Peningkatan kepuasan karyawan akan berpengaruh pada peningkatan kepuasan pelanggan. Dengan pengoptimalan tenaga kerja yang baik, perusahaan dapat mencapai berbagai keuntungan ini, menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif, efisien, dan memuaskan bagi karyawan.
Proses WFO dalam Perusahaan
Sumber: iStockPhoto
Kegiatan WFO melibatkan serangkaian proses secara menyeluruh sebagai berikut.
- Penerapan business intelligence dan otomasi layanan profesional dalam organisasi
- Peningkatan visibilitas data
- Resolusi permasalahan bisnis yang berhubungan dengan aspek karyawan
- Integrasi perkiraan biaya tenaga kerja dalam perencanaan anggaran proyek
- Pemantauan dan peningkatan kinerja serta employee engagement
Strategi Implementasi WFO
Dalam menerapkan WFO melibatkan serangkaian langkah dan pendekatan yang bertujuan untuk mengelola dan mengoptimalkan tenaga kerja secara efektif. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam pengoptimalan tenaga kerja.
1. Mengadopsi Perspektif yang Berorientasi pada Pelanggan
Jangan sampai hanya karena Anda ingin menghemat uang, Anda mempekerjakan sedikit karyawan dalam satu shift. Dampaknya justru pelayanan Anda jadi memburuk. Pastikan Anda selalu memikirkan kembali strategi optimasi dan dampaknya pada pelanggan. Bagaimana keputusan Anda dapat mempengaruhi pelanggan.
2. Memberikan Karyawan Tools dan Sumber Daya yang Tepat
Dengan cara ini, Anda memberdayakan karyawan untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan efisien. Jika Anda mengeluarkan produk baru ke pasar, berikan keterampilan yang diperlukan divisi pemasaran untuk dapat menjualnya atau menawarkan peningkatan.
3. Cocokkan Keahlian dengan Job Description
Karyawan dengan keterampilan tertentu akan lebih baik dalam beberapa tugas daripada karyawan lainnya. Itulah mengapa Anda perlu memiliki gambaran yang baik tentang keahlian yang dimiliki karyawan Anda dan tugas yang perlu dilakukan serta apa yang dibutuhkan mereka.
4. Tetapkan Tujuan yang Realistis
Workforce optimization memungkinkan Anda mendapatkan insight berdasarkan data, sehingga Anda bisa menetapkan target-target tertentu. Berdasarkan hal ini, perusahaan harus menetapkan target yang realistis untuk karyawan capai. Namun, Anda juga harus mempertimbangkan faktor lain, seperti penanganan pelanggan yang sulit, jam istirahat makan siang, atau jumlah karyawan yang bekerja, maka Anda bisa mengubah kembali target Anda.
5. Beradaptasi
Banyak organisasi membuat target langsung dalam satu tahun penuh. Namun, ini seringkali mengabaikan kejadian atau peristiwa tak terduga misalnya, pandemi Covid-19. Oleh karena itu, meskipun penting untuk memiliki gambaran tahunan, selalu beradaptasi dan merencanakan target dalam periode yang lebih singkat agar Anda bisa mengantisipasi hal yang tidak terduga dengan lebih baik..
6. Tinjau Secara Berkala
Selalu tinjau kembali strategi WFO Anda. Produk dan kebutuhan pelanggan sering berubah, oleh karena itu, tanggapan perusahaan terhadap mereka juga harus berubah. Peninjauan yang rutin akan memastikan bahwa Anda selalu mengetahui kebutuhan pelanggan dan apakah tenaga kerja dioptimalkan untuk melayani kebutuhan tersebut.
7. Miliki Rencana Pelatihan dan Pengembangan
Tidak ada WFO yang lengkap tanpa strategi pelatihan yang komprehensif. Akan ada kesenjangan keterampilan yang perlu Anda isi. Salah satu pilihan adalah merekrut untuk mengisi kesenjangan tersebut, yang mungkin menjadi solusi yang mahal. Pilihan lainnya adalah melatih karyawan pada keahlian yang dibutuhkan tersebut. Tujuannya adalah memungkinkan karyawan melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.
Penting untuk diingat bahwa setiap perusahaan unik, dan strategi WFO harus disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan, dan budaya perusahaan. Langkah-langkah ini dapat membantu perusahaan mencapai keunggulan dengan mengelola karyawan mereka secara efisien dan efektif.
Lakukan Workforce Optimization dengan BroadwaysHR
Jika diimplementasikan dengan baik, workforce optimization dapat memberikan dampak yang baik bagi efisiensi bisnis. WFO tidak dapat terjadi begitu saja dalam sekejap. Salah satu cara untuk mengoptimasi tenaga kerja adalah dengan memanfaatkan teknologi.
BroadwaysHR adalah aplikasi HRIS yang dapat mengoptimalkan kinerja di perusahaan, terutama divisi HR. Aplikasi HRIS yang sudah berbasis cloud ini memiliki berbagai fitur yang membantu HR dalam meningkatkan proses HR, baik administrasinya maupun fungsi strategisnya. Salah satunya adalah Organization Development, dimana HR dapat melakukan pengembangan dan pengelolaan organisasi yang meliputi pengaturan job holder, employee assessment and training, dan lainnya. Coba sekarang untuk bisa mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari di sini.
