Fitur yang Ada dalam Absen Kehadiran Online
Penerapan absen kehadiran online telah membawa banyak perubahan positif dalam dunia bisnis dan manajemen sumber daya manusia. Dengan teknologi yang semakin canggih, sistem absensi daring ini mempermudah perusahaan dalam melacak kehadiran karyawan, hingga menghasilkan laporan yang akurat dan dapat dipercaya. Selain itu, metode ini juga memberikan fleksibilitas bagi karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dengan lebih mudah dan cepat melalui perangkat komputer atau perangkat mobile yang mereka miliki.
Definisi Absensi Daring
Sumber: iStockPhoto
Absensi daring adalah sebuah sistem yang memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran mereka secara elektronik melalui perangkat komputer atau perangkat mobile. Dengan menggunakan absensi online, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya digunakan untuk proses administrasi manual. Karyawan juga dapat merasakan manfaatnya, karena mereka tidak perlu lagi mengisi formulir absen fisik atau mengecek catatan hadir secara manual. Semua proses dapat dilakukan dengan cepat dan efisien melalui platform atau aplikasi yang telah disediakan.
Fungsi dan Manfaat Absen Kehadiran Online
Beberapa fungsi yang ada dalam absen kehadiran jenis ini adalah sebagai berikut.
- Pencatatan jam masuk dan keluar karyawan secara akurat. Karena menggunakan basis jam yang sama antara perangkat yang digunakan karyawan dan sistem perusahaan, maka pencatatan jam masuk dan keluar akan benar-benar riil.
- Mencatat ketidakhadiran. Saat karyawan tidak bisa hadir karena alasan tertentu, modul atau aplikasi yang digunakan dalam rangka absensi online juga berfungsi untuk melakukan pencatatan yang disertai dengan input berkas yang diperlukan.
- Mencatat jam kerja karyawan. Sehubungan dengan fungsi di poin pertama tadi, absensi ini juga memungkinkan pencatatan jam kerja karyawan secara detail sehingga perhitungannya tidak mengalami kesalahan.
- Memastikan lokasi karyawan. Modul absensi mobile juga dilengkapi dengan fitur pelacakan lokasi atau GPS tracker yang terhubung dengan sistem milik perusahaan. Artinya, absensi yang dilakukan karyawan bisa dipastikan lokasinya, dan tidak menyalahi aturan.
- Aplikasi ini juga sangat membantu untuk memudahkan penyusunan laporan HR secara rutin terkait jam kerja dan kehadiran karyawan.
Adapun manfaat yang bisa diperoleh ketika perusahaan menggunakan sistem absensi online.
1. Menekan Tingkat Kecurangan
Jelas dengan penggunaan aplikasi ini, perusahaan bisa menekan tingkat kecurangan pada bidang absensi. Baik absen masuk atau absen keluar yang dicurangi bisa merugikan perusahaan, karena perhitungan jam kerja menjadi rancu. Di waktu yang sama, aplikasi ini juga bisa memastikan karyawan berada di lokasi yang seharusnya saat jam kerja dimulai dan selesai, sehingga idealnya tidak ada waktu yang terbuang atau lokasi palsu yang digunakan.
2. Efisiensi Waktu Kerja
Dalam hal karyawan yang harus ke fasilitas perusahaan di luar kantor, aplikasi absen online akan sangat membantu di sisi efisiensi waktu kerja. Karyawan bisa langsung mendatangi lokasi dan melakukan absensi dari lokasi, tanpa harus membuang waktu ke kantor.
Meski terdengar sederhana, namun untuk karyawan lapangan hal ini sangat terasa manfaatnya. Waktu yang digunakan bisa lebih efektif, dan pekerjaan bisa segera dimulai di lokasi yang seharusnya.
3. Ekonomis dalam Jangka Panjang
Untuk urusan perhitungan biaya yang dikeluarkan, dalam jangka panjang absensi model ini juga terbilang lebih hemat. Biaya setup pertama memang cukup tinggi, namun selanjutnya perawatan hanya perlu dilakukan pada jaringan saja, bukan pada perangkat keras. Perangkat keras yang digunakan adalah gawai milik karyawan, sehingga biayanya tidak dibebankan pada perusahaan. Anda tak perlu membeli mesin fingerprint, melakukan perawatan rutin, dan lain sebagainya.
4. Data Dapat Dianalisis Lebih Baik
Data terkait absensi yang masuk akan lebih terorganisir dan detail, sehingga analisa yang dilakukan akan berjalan dengan lebih baik. Tim HR tidak perlu lagi mengolah data mentah untuk menjadi bahan analisis, karena data yang ada benar-benar sudah siap untuk dimasukkan sebagai materi utama. Dengan ini, keputusan dan kebijakan yang diambil tim HR bisa lebih baik untuk karyawan dan perusahaan.
Fitur Penting dalam Absen Online
Sumber: iStockPhoto
Dengan bantuan aplikasi absensi yang tepat, manajemen kehadiran dapat diakses oleh karyawan dan juga tim HR dengan lebih baik. Penggunaan aplikasi ini sangat membantu karyawan dan juga pengusaha. Berikut ini adalah beberapa fitur penting yang harus Anda perhatikan dalam aplikasi absensi daring.
1. Fleksibilitas
Aplikasi manajemen kehadiran harus dapat menangani banyak jenis karyawan, persyaratan kehadiran mereka, dan permintaan cuti. Aplikasi manajemen kehadiran harus menyediakan pengguna dengan opsi entri manual serta entri otomatis untuk informasi timesheet. Selain itu, aplikasi absensi harus cukup fleksibel untuk menyesuaikan dengan perubahan kebijakan kehadiran.
2. Kemampuan Pelacakan Waktu
Fitur ini harus memungkinkan karyawan untuk melacak kehadiran mereka secara daring atau dengan aplikasi absensi tersebut. Sistem manajemen kehadiran juga dapat mencakup pelacakan waktu pada perangkat pengguna, memungkinkan mereka untuk memasukkan informasi kehadiran di tempat. Fleksibilitas ini akan membantu bisnis Anda berjalan lebih efisien.
3. Kemampuan Check In dan Check Out Jam Kerja
Time card manual itu mahal, tidak efisien, dan rentan menyebabkan kesalahan. Sebaliknya, sistem pencatatan kehadiran yang andal harus menyertakan sistem bagi pekerja untuk masuk dan keluar, serta mengambil istirahat makan siang dan bahkan meminta cuti. Dengan adanya fitur-fitur ini di satu lokasi yang sederhana memudahkan karyawan Anda untuk tetap berada di atas tanggung jawab kartu waktu mereka.
4. Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Ketika tiba saatnya bagi Anda untuk menyiapkan penggajian, aplikasi absensi Anda harus dapat dengan cepat dan mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak penggajian Anda untuk menggunakan informasi tentang jam kerja karyawan Anda dalam menghitung gaji mereka.
5. Manajemen Cuti
Sistem manajemen kehadiran yang baik harus dibangun untuk memungkinkan karyawan menggunakannya untuk meminta cuti. Baik itu hari liburan, hari sakit, atau cuti orang tua, sistem yang solid memiliki kemampuan ini.
6. Dukungan Cloud
Penyimpanan data lokal adalah sesuatu dari masa lalu. Sebagai gantinya, pilihlah sistem yang terintegrasi dengan cloud, menyimpan semua data karyawan di satu tempat yang Anda dan karyawan Anda masing-masing dapat dengan mudah merujuknya saat dibutuhkan.
7. Data Kehadiran Real-Time
Perangkat lunak manajemen kehadiran ini harus memiliki kemampuan untuk memberikan laporan kehadiran hampir secara real-time. Informasi kehadiran ini akan membantu manajer mengidentifikasi karyawan yang terlambat atau memiliki terlalu banyak waktu istirahat untuk panjang shift mereka.
8. Modifikasi Catatan Kehadiran
Aplikasi absensi harus memungkinkan pengguna untuk memodifikasi catatan kehadiran dan alasan keterlambatan kehadiran. Catatan-catatan ini dapat mencakup jenis kehadiran, waktu mulai kehadiran, waktu akhir kehadiran, cuti khusus, cuti tahunan, jam lembur yang bekerja, dan detail atau komentar khusus apapun.
9. UI yang Mudah Digunakan
Perangkat lunak pelacakan kehadiran harus cukup mudah digunakan oleh semua anggota staf terlepas dari kemampuan teknisnya. Ini termasuk karyawan yang belum pernah menggunakan perangkat lunak ini sebelumnya. Sistem manajemen kehadiran juga harus memungkinkan opsi hosting on-premise dan cloud.
Rekomendasi Aplikasi Absen Kehadiran Online Terbaik
1. BroadwaysHR
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang membantu HR dalam menyelesaikan tugasnya. Salah satu fitur yang ditawarkan untuk mengelola absensi kehadiran karyawan adalah Time Management. Data absensi terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Anda dapat mencobanya secara GRATIS dengan registrasi di sini.
2. Gajihub
Aplikasi absensi ini dibuat untuk kemudahan pengelolaan pencatatan kehadiran data karyawan dari berbagai jenis dan skala bisnis. Dengan Gajihub, Anda akan mendapatkan seluruh kemudahan pengelolaan dan pencatatan kehadiran dan terintegrasi dengan fitur HR lain yang sangat lengkap dan mudah digunakan.
3. Gigasource
Aplikasi absensi ini didukung oleh data biometrik yang unik. Tanpa peralatan khusus, solusi pengenalan wajah yang mengubah gawai standar menjadi stasiun absensi yang hemat biaya.
4. Fareclock
Fareclock adalah aplikasi absensi karyawan gratis untuk bisnis Anda. Fitur yang ditawarkan antara lain adanya face recognition, ekspor laporan, dan juga akses ke API.
5. Attendlab
Rekomendasi aplikasi absen kehadiran online adalah Attendlab. Anda dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam bisnis dengan mengelola waktu dan lokasi kehadiran.
