Administrasi Perkantoran Adalah: Rekomendasi Aplikasi bagi HRD

Profesi administrasi perkantoran adalah tidak kalah penting dengan profesi yang lain seperti marketing, human resources, dan sebagainya. Namun, tetap saja profesi ini menjadi primadona dari pekerjaan administrasi yang lain. Perusahaan perlu dan pastinya memerlukan seseorang yang dapat dijadikan salah satu perantara ataupun untuk menunjang pekerjaan administrasi. Guna mempelajari hal tersebut beserta deskripsi pekerjaan lainnya, mari kita simak penjelasan selengkapnya.

Sumber: iStockPhoto

Pengertian Administrasi Perkantoran Adalah

Definisi administrasi perkantoran dibagi menjadi dua, yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan berperan penting dalam menciptakan organisasi perusahaan dengan lebih efektif. Sedangkan jika dilihat dalam arti yang luas, administrasi perkantoran dipahami sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor serta tata usaha yang tertib dan baik.

Fungsi dan Tujuan Administrasi Perkantoran bagi Perusahaan

Terdapat 5 fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsinya adalah sebagai berikut:

1. Rutin, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup penggandaan dan juga pengarsipan.
2. Teknis, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan keputusan, pendapat, dan juga keterampilan perkantoran yang memang mumpuni.
3. Analis, adalah fungsi administrasi yang membutuhkan cara berpikir kreatif dan kritis dan juga kemampuan untuk memutuskan segala sesuatu secara tepat dan cepat.
4. Interpersonal, adalah fungsi yang membutuhkan analisa dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam melakukan komunikasi dengan orang lain.
5. Manajerial, yakni fungsi yang memerlukan pengorganisasian, perencanaan, memberikan motivasi, dan juga pengukuran.

Sumber: iStockPhoto

Sementara tujuan adanya administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Menyajikan data dan juga informasi secara lengkap pada mereka yang memerlukan untuk kebutuhan pelaksanaan tugas organisasi secara efisien dan efektif.
2. Mengawasi pekerjaan kantor dan juga administrasi agar mamu memastikan terlaksananya standar kualitas, prosedur yang tepat, dan juga tenggat waktu.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan ataupun departemen dan juga memberikan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
4. Melakukan diskusi dengan karyawan terkait prestasi kerja agar bisa melakukan identifikasi masalah dan penyebabnya, dan juga berusaha untuk bisa mencari jalan keluar dari masalah tersebut.
5. Memberikan perintah kerja atau pelatihan pada pegawai.
6. Menjalankan pemantauan, verifikasi, dan juga evaluasi kerja dengan cara membuat laporan tentang kegiatan produksi, penggajian, dan juga pengiriman.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan.
8. Menerjemahkan dan mengomunikasikan seluruh prosedur kerja dan juga kebijakan perusahaan pada para pegawai.

3 Rekomendasi Aplikasi Administrasi Perkantoran

Aplikasi Administrasi Perkantoran tersedia mulai dari yang gratis maupun berbayar. Penggunaannya ditujukan agar pekerja bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan mudah. Beberapa aplikasi penunjang administrasi kantor tersebut bisa digunakan di PC/Laptop dan smartphone. Hampir semua divisi di kantor menggunakan aplikasi di atas dalam pekerjaan yang dilakukan. Berikut adalah aplikasi administrasi perkantoran yang yang bisa digunakan di kantor Anda:

1. Microsoft Office

Aplikasi Microsoft Office sudah banyak digunakan karena menawarkan kemudahan untuk mengolah data, mencatat, maupun menghitung. Aplikasi yang akrab di telinga di antaranya adalah Microsoft Excel, Microsoft Word, dan Microsoft PowerPoint. Selain tiga aplikasi tersebut, Microsoft Office juga menyediakan OneDrive, Microsoft Outlook untuk surel, Microsoft Access, publisher dan lainnya. Setiap aplikasi yang ditawarkan akan Microsoft Office memiliki fungsi yang berbeda-beda tergantung kebutuhan pengguna.

2. Slack

Slack adalah aplikasi untuk berkomunikasi sesama karyawan. Dengan aplikasi ini, Anda bisa membuat saluran diskusi berbagi dokumen bahkan mengoperasikan data yang terintegrasi dengan aplikasi lainnya.

3. Trello

Trello adalah sebuah aplikasi kolaborasi project management untuk karyawan. Dengan Trello, Anda bisa mengatur proyek individu/tim kecil maupun alur kerja yang sedang berjalan. Template board yang tersedia di Trello bisa digunakan untuk kebutuhan tim. Trello mungkin adalah tempat yang tepat untuk memulai menggunakan project management tools pertama.

BroadwaysHR Bantu Dukung HR dalam Pengelolaan Karyawan

Untuk memudahkan proses administrasi, Anda bisa menerapkan dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini. Salah satunya dengan menggunakan HRIS seperti BroadwaysHR. Aplikasi ini memiliki fitur administrasi untuk payroll karyawan, yaitu Payroll Management. Sehingga, Anda tak perlu lagi menghitung secara manual karena payroll akan terhitung secara otomatis. Tunggu apalagi? Segera registrasi di sini sekarang, dan dapatkan uji coba secara GRATIS selama 30 hari.