6 Tugas Admin HRD dan 5 Skill Wajib yang Harus Dikuasai

Divisi HRD memegang kendali yang sangat penting di perusahaan. Pasalnya, semua urusan tentang pengelolaan SDM di dalam perusahaan menjadi tanggung jawab dari tim Human Resources Development. Dari sekian banyak posisi di dalam tim HRD, bagian administrator memegang peran yang cukup krusial. Kira-kira apa saja tugas admin HRD? Jika Anda tertarik untuk meniti karier di bidang ini, maka pastikan untuk menguasai berbagai skill berikut ini!

Apa Saja Tugas Admin HRD?

Secara umum, tugas admin HRD tidak jauh-jauh dari tugas tim HRD secara menyeluruh. Hanya saja, ada tugas-tugas spesifik yang nantinya menjadi tanggung jawab penuh bagian administrator. Dengan kata lain, kewajiban admin HRD adalah mendukung fungsi utama dari HRD itu sendiri.  Lalu sebenarnya, apa saja sih fungsi HRD di sebuah perusahaan?

Sesuai dengan namanya, Human Resources Development adalah sebuah divisi atau bagian di dalam perusahaan yang bertugas mengelola SDM/karyawan. Hal tersebut meliputi rekrutmen karyawan, pengembangan SDM, sistem operasional perusahaan, hingga pembayaran gaji pegawai.

Proses seleksi pegawai di sebuah perusahaan tak hanya seputar mencari calon karyawan baru, tapi juga rekrutmen internal yang berkaitan dengan promosi jabatan atau mutasi kerja. Baik rekrutmen internal dan rekrutmen eksternal tersebut, semuanya menjadi tanggung jawab bagian HRD.

Begitu pula dengan program pengembangan karyawan, tanpa campur tangan HRD, hal ini tidak akan berjalan dengan maksimal. Pasalnya, pengembangan SDM di dalam perusahaan sangat penting demi pertumbuhan organisasi yang lebih baik di masa depan. 

Bahkan, pembagian gaji karyawan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan hak dan kewajiban pekerja tak luput jadi tanggung jawab Human Resources Development.

Jadi, pada dasarnya tanggung jawab bagian HRD sangat kompleks dan punya peran yang sangat vital karena mempengaruhi kelangsungan sebuah perusahaan. Oleh sebab itu, perlu adanya pembagian kerja pada setiap staf yang terlibat di dalamnya agar fungsi-fungsi HRD dapat direalisasikan secara optimal.

Dalam hal ini, admin HRD merupakan salah satu bagian yang kehadirannya cukup penting karena memiliki tugas-tugas utama sebagai berikut.

1. Menganalisis kesesuaian pelamar dengan posisi yang ditawarkan pada proses rekrutmen.
2. Mengatur jadwal tes kerja dan interview calon kandidat.
3. Membuat surat perjanjian kerja untuk karyawan baru yang baru saja bergabung di perusahaan.
4. Mempersiapkan sistem presensi karyawan di dalam perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas berbagai administrasi surat atau dokumen baik di dalam maupun di luar perusahaan.
6. Selalu update memperbaharui catatan perusahaan

Kesimpulannya, sebuah perusahaan tidak dapat berjalan jika tidak ada sistem yang mengatur perihal SDM di dalamnya. Apabila perusahaan asal menerima calon karyawan, tidak melakukan pengembangan SDM, serta tidak melakukan pembayaran gaji secara terjadwal, maka perusahaan tidak bisa beroperasi sebagaimana mestinya.

Baca juga: 6 Perbedaan Rekrutmen Internal dan Eksternal serta Kelebihannya

Skill Wajib bagi Admin HRD

Sumber: Freepik

Mengingat tugas admin HRD sangat penting, maka perusahaan tidak bisa mempekerjakan sembarang orang untuk menangani hal ini. Jika Anda memiliki minat untuk bekerja sebagai admin HRD, pastikan untuk menguasai beberapa skill di bawah ini ya!

1. Memiliki Ketelitian Tinggi

Saat proses rekrutmen, admin HRD mungkin akan menerima puluhan hingga ratusan surat lamaran kerja via email atau pos. Dalam hal ini, admin HRD harus bisa fokus dan teliti dalam menyaring resume kerja yang sesuai dengan ekspektasi perusahaan untuk mengisi lowongan tertentu.

Kesalahan dalam merekrut karyawan di awal proses seleksi tentunya akan memengaruhi produktivitas perusahaan di kemudian hari. 

Selain itu, urusan administrasi seperti input data karyawan, perhitungan gaji, dan pembuatan berbagai surat-surat kerja juga membutuhkan ketelitian tinggi untuk menghindari kesalahan yang bisa merugikan karyawan yang terlibat atau bahkan perusahaan.

2. Menguasai Kemampuan Multitasking

Saking banyaknya tugas dan tanggung jawab seorang admin HRD, mau tidak mau mereka harus berjibaku dengan beberapa tugas dalam satu waktu. Oleh sebab itu, penting bagi seorang admin HRD untuk menguasai teknik multitasking yang tepat agar pekerjaan dapat selesai dengan baik meski dikerjakan secara bersama-sama.

Baca juga: 7 Strategi Multitasking yang Dijamin Anti Stres

3. Jago Bernegosiasi

Admin HR tak hanya berhubungan dengan pihak internal di dalam perusahaan, tapi juga dengan pihak eksternal. Beberapa pekerjaan mungkin memerlukan koordinasi dan diskusi yang alot sehingga seorang admin HRD harus pandai-pandai dalam melakukan negosiasi dengan siapa saja.

4. Dapat Bekerjasama dalam Tim

Selain pandai bernegosiasi, soft skill lainnya yang sebaiknya dikuasai seorang admin HR adalah mampu bekerja sama dengan tim, baik yang berada di satu divisi maupun yang ada di luar divisi HRD.

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa admin HR akan berhubungan dengan banyak orang di dalam perusahaan, sehingga kerjasama tim yang baik akan mendukung kinerja yang lebih baik.

5. Pandai dalam Berorganisasi

Seorang admin HR juga dituntut untuk pandai dalam berorganisasi. Selain akan berhadapan dengan seluruh anggota perusahaan dari level terendah hingga tertinggi, tanggung jawabnya yang besar akan memengaruhi produktivitas perusahaan secara menyeluruh.

Kemampuan organisasi dalam diri seseorang akan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan budaya kerja yang disiplin.

Baca juga: Ternyata Ini 7 Tugas HRD yang Jarang Orang Tahu

Demikian informasi yang bisa Anda simak mengenai tugas admin HRD dan skill apa saja yang wajib dimiliki. Salah satu fungsi penting seorang admin HR adalah ikut terlibat dalam program pengembangan karyawan.

Untuk mengoptimalkan kinerja admin HR dalam program tersebut, perusahaan bisa memanfaatkan fitur Organization Development dari aplikasi BroadwaysHR.

BroadwaysHR merupakan aplikasi HRIS berbasis cloud yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung kinerja dan fungsi-fungsi HRD supaya dapat berjalan secara optimal. Konsultasikan dengan kami di sini untuk informasi lebih lanjut dan nikmati free trial aplikasi BroadwaysHR selama 30 hari dengan berlangganan sekarang juga!