analisis jabatan

Analisis Jabatan Penting untuk Perusahaan, Ini 6 Cara Melakukannya!

Dalam upaya menentukan peran di perusahaan atau mempekerjakan karyawan baru, perusahaan perlu melakukan update analisis jabatan atau job analysis. Ini adalah proses yang dinilai efektif dalam hal menentukan tanggung jawab dan peran suatu posisi pekerjaan. Dengan memahami proses analisis terhadap jabatan secara menyeluruh, terdapat banyak aspek sumber daya manusia yang terpengaruh. Mulai dari proses perekrutan karyawan baru hingga penentuan jumlah kompensasi yang tepat. Pelajari lebih lanjut apa itu analisis jabatan, apa saja tujuan dan manfaatnya, serta mengetahui bagaimana cara melakukan analisis pekerjaan. 

Apa Artinya Analisis Jabatan?

Job analysis atau analisis jabatan adalah proses yang digunakan untuk mengidentifikasi tanggung jawab dan tugas, membandingkan dengan pekerjaan/jabatan lain. Selanjutnya menetapkan latar belakang pendidikan yang diperlukan dan mengamati lingkungan kerja yang sudah ada.

Analisis dalam pekerjaan ini dilakukan dengan memeriksa posisi individu yang melakukan pekerjaan tertentu. Langkah ini menjadi efisien saat proses analisisnya melibatkan penggunaan standar profesional yang sama, apapun industri dan perusahaannya. Adapun hasil dari menganalisis jabatan adalah Anda akan memperoleh data sebanyak mungkin dalam penyusunan deskripsi jabatan.

Tujuan Dilakukan Job Analysis

Job analysis sangat penting karena bertujuan untuk membantu proses perekrutan karyawan menjadi lebih mudah. Dokumen analisis ini penting dalam mendukung peran manajemen SDM dalam hal rekrutmen, pelatihan, kompensasi, hingga evaluasi. Proses job analysis menentukan requirements of job dan menemukan kandidat terbaik untuk menempati posisi yang kosong. 

Manfaat Analisis Pekerjaan untuk Perusahaan

analisis jabatan

Sumber: Freepik

 

Berikut ini adalah beberapa manfaat melakukan analisis terhadap jabatan di perusahaan.

  • Perencanaan tenaga kerja (workforce planning). Analisis pekerjaan dilakukan untuk mengidentifikasi job requirements dalam hal skills, atribut, dan karakteristik profesional lainnya. Dengan job analysis, membantu perusahaan dalam mendelegasikan pekerjaan ke berbagai peran.
  • Rekrutmen, seleksi, dan penempatan. Untuk merekrut kandidat yang cocok dan dibutuhkan perusahaan, penting untuk memahami kebutuhan perusahaan dan kemampuan kandidat. Job analysis memungkinkan manajer untuk menemukan kandidat yang memenuhi job requirements.
  • Pelatihan dan pengembangan (training and development). Job analysis membantu perusahaan dalam menetapkan standar kinerja untuk suatu pekerjaan dan mengelola program pelatihan untuk karyawan. Hal ini juga berkontribusi terhadap pengembangan konten dalam kursus pelatihan.
  • Evaluasi pekerjaan. Analisis jabatan berfungsi sebagai dasar penting untuk mengevaluasi pekerjaan. Evaluasi dan assessment pekerjaan bertujuan untuk menentukan work’s relative worth, yang akhirnya membantu menentukan remunerasi pekerjaan.
  • Kesehatan dan keselamatan (health and safety). Setelah manajemen perusahaan menilai peran pekerjaan menggunakan job analysis, mereka dapat mengambil tindakan yang mengutamakan kesehatan dan keselamatan. Selain itu juga meminimalkan potensi risiko pekerjaan dan menghindari kondisi berbahaya.
  • penilaian kinerja (Performance appraisal). Data analisis dalam pekerjaan ini membantu dalam penetapan tolok ukur kinerja setiap peran. Perusahaan dapat mengevaluasi kinerja karyawan secara objektif.

Bagaimana Cara Melakukan Analisis Jabatan?

Simak langkah-langkah yang dilakukan perusahaan dalam analisis pekerjaan.

1. Kumpulkan Informasi tentang Suatu Jabatan

Anda dapat mengumpulkan informasi dengan cara observasi dan mewawancarai karyawan Anda saat ini yang sedang menduduki peran tertentu. Mintalah karyawan untuk menjelaskan tugas mereka sejelas mungkin. Anda juga dapat memeriksa dokumentasi apapun terkait dengan posisi tersebut. Untuk membantu memastikan seluruh informasi benar, Anda dapat membandingkan deskripsi pekerjaan yang ada dengan pernyataan karyawan yang mengungkapkan realitas. Anda bisa me-arrange hasil temuan Anda dengan membagi berdasarkan departemen atau posisi pekerjaan.

2. Mengevaluasi Setiap Tugas dan Kompetensi

Setelah menentukan kompetensi mana saja yang penting untuk setiap peran pekerjaan, Anda bisa menetapkan difficulty rating untuk setiap tugas dan keahlian. Data ini penting untuk membuat pembaruan metode evaluasi performa kerja secara realistis. Tentukan posisi mana yang membutuhkan keahlian tingkat lanjut. Perhatikan skill mana yang termasuk tingkat pemula dan skill mana yang memerlukan lebih banyak pelatihan.

3. Membandingkan dengan Perusahaan Lain

analisis jabatan

Sumber: Freepik

Pastikan Anda mengenali di mana posisi perusahaan Anda saat ini. Salah satunya adalah dengan melakukan perbandingan dengan perusahaan lain. Membaca job description dari perusahaan lain akan memudahkan Anda merancang analisis pekerjaan. Anda juga dapat menelusuri situs pencarian kerja untuk melihat bagaimana orang-orang menuliskan work achievement-nya. Tindakan ini penting untuk mencocokkan data-data yang Anda kumpulkan telah lengkap atau mungkin ada yang terlewat.

4. Memfokuskan Kebutuhan Perusahaan

Sesuaikanlah proses analisis pekerjaan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Apabila Anda telah memahami kompetensi seperti apa yang diperlukan untuk setiap pekerjaan, Anda lebih mudah menilai tingkat kesulitannya. Tentukan level keterampilan yang diperlukan untuk setiap posisi pemula maupun yang telah berpengalaman.

5. Tentukan Tujuan dari Jabatan atau Posisi dalam Organisasi

Berikutnya Anda harus mengenali secara rinci tujuan dari posisi atau jabatan dalam organization workflow. Mengapa posisi tersebut harus diadakan dalam tim, di manakah posisinya dalam organisasi, serta bagaimana kontribusinya dalam pencapaian goals perusahaan.

Langkah penting ini bertujuan untuk mengarahkan Anda memahami berbagai tanggung jawab dari suatu jabatan dalam organisasi. Baru kemudian Anda bisa membuat uraian tanggung jawab ke dalam rincian tugas, target, serta ukuran kesuksesannya. 

6. Menyusun Job Description dengan Tepat

Setelah melalui beberapa langkah dalam analisis jabatan, selanjutnya Anda dapat menyusun job description yang jelas dan tepat sebagai acuan pokok rekrutmen. Job description juga harus dicantumkan dalam dokumen perjanjian kerja sebagai penegasan tanggung jawab karyawan yang terpilih.

Baca juga: Ini Beda Career Development dan Career Growth, Sudah Tahu?

analisis jabatan

Untuk mewujudkan sistem rekrutmen karyawan yang efisien, mudah, dan praktis, Anda bisa mempercayakan BroadwaysHR, aplikasi HRIS dengan sistem cloud terbaik. Seluruh proses rekrutmen karyawan akan terintegrasi dan adaptable dengan kebijakan perusahaan masing-masing. Memperkenalkan feature products Organization Development yang akan mempermudah Anda lebih cepat menemukan top talent untuk mengisi posisi terbuka di perusahaan Anda. Tertarik untuk mencobanya? SIlahkan coba layanan Free Trial dan hubungi kami di sini.