HR Payroll: Manfaat, Cara Kerja, dan Tingkat Keamanannya

Perkembangan zaman telah mengubah banyak hal, termasuk dalam proses penghitungan gaji karyawan. Dulunya, orang-orang yang ada di balik departemen HRD harus menghitung gaji karyawan secara manual yang notabene memakan banyak waktu dan rentan terjadi salah hitung. Namun, kemajuan teknologi kini telah mengubah cara konvensional tersebut ke sistem yang lebih modern dengan penggunaan HR payroll. HR payroll adalah terobosan nyata yang memudahkan tim HR dalam menghitung gaji karyawan setiap bulannya. Apabila perusahaan Anda belum menggunakannya, kini saatnya untuk beralih! Sebelum itu, simak pengertian, manfaat, dan cara kerjanya dengan membaca artikel berikut ini!

HR Payroll adalah?

Istilah payroll memang sudah tidak asing lagi di dunia kerja. HR payroll adalah sistem administrasi modern yang digunakan untuk menghitung gaji, tunjangan, dan benefit lainnya untuk karyawan perusahaan.

Dasar perhitungan gaji karyawan umumnya meliputi beberapa aspek yaitu jumlah jam kerja, tunjangan, upah lembur, bonus, insentif, pengurangan PPh 21, potongan BPJS/asuransi lainnya, dana pensiun, pinjaman karyawan, dan lain-lain.

Sistem perhitungan gaji yang sudah modern ini sangat bermanfaat bagi kelangsungan perusahaan maupun bagi karyawan itu sendiri. Pasalnya, sistem payroll menjamin transparansi pemberian gaji dan perhitungan yang lebih akurat sehingga minim terjadi human error seperti salah hitung.

Dengan demikian, hak-hak karyawan lebih terlindungi, sehingga hal ini juga akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dari sebelumnya. Secara tidak langsung, hal tersebut juga akan memengaruhi kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan juga ikut meningkat.

Namun, perusahaan harus memperhatikan sistem pembayaran gaji dengan benar dan mematuhi semua peraturan yang ada di dalam UU Tenaga Kerja. Oleh sebab itu, departemen Human Resource harus bisa membuat strategi yang tepat dalam membuat kebijakan payroll yang adil dan profesional.

Baca juga: 3 Komponen THP, Cara Hitung, dan Bedanya dengan Gaji Pokok

Pentingnya HR Payroll untuk Perusahaan

Sumber: Freepik

HR payroll bukan sekedar transformasi dari sistem manual ke online saja, tapi juga merubah sistem perhitungan dan pembayaran upah kerja di dalam perusahaan secara menyeluruh. Kehadirannya sangat penting karena mempermudah proses perhitungan gaji karyawan menjadi lebih cepat, praktis, efisien, dan otomatis. Berikut manfaat lainnya yang perlu Anda tahu!

1. Menghemat Waktu

Proses hitung gaji karyawan umumnya membutuhkan waktu yang cukup lama, terutama jika perusahaan tersebut memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Perhitungan gaji dengan cara manual untuk perusahaan menengah besar tentunya kurang efektif, sehingga perlu adanya terobosan, yang dalam hal ini adalah penggunaan sistem payroll.

Dengan menerapkan sistem ini, tim HR selaku penanggung jawab dapat menyelesaikan perhitungan gaji karyawan secara cepat dan akurat. Divisi HR pun bisa mengerjakan tugas-tugas penting lainnya sehingga produktivitas kerja di dalam perusahaan tetap terjaga.

2. Perhitungan Gaji Karyawan Lebih Akurat

Cara hitung manual rentan mengalami human error atau salah hitung, tapi tidak dengan sistem payroll. Kenapa demikian? Pasalnya, proses perhitungan bersifat otomatis dan terintegrasi dengan sistem presensi online karyawan, sehingga semua data upah kerja tersaji secara akurat.

3. Data Terintegrasi

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa data kehadiran karyawan akan terintegrasi dengan sistem perhitungan gaji bulanan karyawan. Dengan demikian, tim HR tidak perlu melakukan perhitungan upah kerja secara manual karena semuanya sudah dikerjakan oleh sistem yang ada di dalam device perusahaan.

4. Menghemat Anggaran/Pengeluaran

Peralihan sistem manual ke sistem online juga membawa manfaat lainnya untuk perusahaan. Penggunaan sistem payroll juga mendukung organisasi untuk bisa melakukan identifikasi terhadap biaya-biaya terkait SDM yang tidak perlu.

Proses audit yang dilakukan secara teratur ini dapat memaksimalkan perencanaan anggaran di dalam perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan dapat menghemat biaya untuk pos-pos tertentu dan meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga: Perusahaan Wajib Punya Rekening Payroll! Ini 7 Manfaatnya

Cara Kerja HR Payroll

Nah, setelah memahami pengertian serta manfaatnya, kini waktunya Anda untuk tahu bagaimana cara kerja dari sistem payroll tersebut. Proses perhitungan gaji karyawan yang tadinya cukup kompleks, kini menjadi semakin mudah berkat sistem payroll. Berikut tahapan cara kerjanya.

1. Tim HR mengumpulkan data-data karyawan seperti gaji pokok, tunjangan, jam kehadiran selama satu bulan terakhir, waktu lembur, dan sebagainya.
2. Melakukan validasi terhadap semua data tersebut untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
3. Apabila proses validasi sudah selesai, maka selanjutnya data tersebut dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk memulai proses hitung upah kerja.
4. Proses hitung berlangsung secara otomatis dan menghasilkan nilai gaji bersih yang sudah dikurangi berbagai potongan upah kerja.
5. Gaji karyawan ditransfer secara otomatis ke rekening masing-masing karyawan.
6. Karyawan akan mendapatkan slip gaji dari perusahaan. Namun, slip gaji tersebut juga dapat diakses melalui aplikasi HRIS apabila perusahaan menggunakannya.
7. Tim HR membuat rekapitulasi data nominal PPh 21 karyawan untuk dilaporkan ke Dirjen Pajak.

Baca juga: Surat Keterangan Gaji untuk Karyawan, Ini 4 Fungsi Pokoknya!

Apakah HR Payroll Aman?

Sumber: Freepik

Penggunaan sistem payroll pada perusahaan umumnya melalui software atau aplikasi HRIS yang terintegrasi dengan sistem perusahaan. Agar keamanan data karyawan terjamin, maka perusahaan harus selektif dalam memilih aplikasi atau software HRIS yang akan digunakan.

Pasalnya, keamanan data karyawan sangat penting, sehingga hal ini harus diperhatikan untuk menghindari kebocoran atau pencurian data secara online. Lalu, kira-kira aplikasi HR payroll apa yang memberikan jaminan keamanan terbaik?

Perusahaan bisa mempercayakannya kepada BroadwaysHR! Hanya BroadwaysHR satu-satunya software HRIS berbasis cloud yang efektif membantu perusahaan dalam pengelolaan data karyawan secara menyeluruh dan terintegrasi dengan sistem payroll organisasi.

Administrasi perusahaan pun menjadi lebih rapi, mudah diakses dan mudah dalam mengontrol data. Anda dapat melakukan proses hitung gaji dengan memanfaatkan fitur Payroll Management di dalam aplikasinya.

Formulasi perhitungan gaji juga menerapkan accurate calculation, sehingga kebijakan cuti, lembur dan lainnya sudah tersistem dan terintegrasi dengan sistem absensi yang nantinya berpengaruh pada perhitungan payroll.

Klik di sini untuk mengetahui berbagai informasi penting lainnya terkait BroadwaysHR dan jangan lewatkan untuk menikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!