Keuntungan Penggunaan Aplikasi E-Absensi

E-absensi atau juga dikenal sebagai E–Attendance adalah metode absensi elektronik berbasis web maupun mobile yang banyak digunakan oleh perusahaan digital. Penggunaan aplikasi e-absensi menjadi solusi digital yang cukup efektif dan efisien untuk mengelola kehadiran karyawan. Kehadiran karyawan menjadi pondasi penting dari sebuah perusahaan. Tanpanya, loyalitas dan kinerja karyawan akan menjadi sulit untuk diukur. Ketidakhadiran karyawan juga dapat menciptakan pekerjaan ekstra bagi rekan kerja yang lain. Akibatnya tugas akan menumpuk sehingga penyelesaiannya akan mundur dari deadline yang sudah ditetapkan.

Definisi E-Absensi

Sumber: iStockPhoto

E-absensi adalah metode untuk mengelola data kehadiran secara digital untuk kebutuhan organisasi ataupun perusahaan, baik melalui website atau aplikasi. Informasi kehadiran atau absen yang diperoleh kemudian masuk ke dalam server dan dilaporkan ke pihak manajemen untuk proses monitoring. Tujuan dari metode ini adalah untuk mempermudah proses absensi dan meningkatkan efisiensi olah data.

Selain itu, tujuan lainnya adalah memudahkan dan maksimalisasi pemantauan terhadap karyawan, dan membuat kinerja dan karakter karyawan yang lebih transparan. Awalnya, metode ini digunakan di area pemerintahan. Kemudian diikuti oleh institusi negara dan perangkat daerah. Sebelum berkembangnya absensi melalui laman dan aplikasi mobile, e-absensi menggunakan alat fingerprint (pindai jari) yang diletakkan di tempat-tempat strategis kantor pemerintah. 

Fitur pada Aplikasi E-Absensi

Laman dan aplikasi e-absensi yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini juga tidak hanya sebatas untuk mencatat daftar kehadiran saja. Pada umumnya, sistem e-absensi juga akan menyediakan fungsionalitas lain sebagai berikut:

• Time tracker: fitur untuk menghitung total jam kerja karyawan.
• GPS tracker: fitur untuk melacak lokasi kerja karyawan.
• Employee leave management: fitur untuk mengelola cuti atau izin kerja karyawan.
• Screen monitoring: fitur untuk melacak aktivitas karyawan dari layar perangkat desktopnya.
• Sistem payroll: sistem ini juga dapat terintegrasi dengan payroll untuk memudahkan proses penggajian.
• Dan masih banyak lagi.

Keuntungan Penggunaan E-Absensi

Beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh dari menggunakan sistem e-absensi antara lain:

1. Memudahkan Pengambilan Data Karyawan

E-absensi memudahkan pengambilan data karyawan. Selain data kehadiran, Anda juga dapat membaca tingkat kerja karyawan, jumlah cuti yang diambil, jumlah absen lembur, jumlah absen telat, dan lain-lain yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kemampuan dan disiplin karyawan. Data ini kemudian dikelola dengan berbagai metode untuk melihat berbagai analisa. 

2. Mengumpulkan Informasi secara Real-Time

Pemantauan karyawan dapat dilakukan secara real-time dengan masuknya informasi data absensi masuk ke dalam server secara otomatis. Hal ini akan membantu HR atau pemilik perusahaan untuk melihat proses dan hasil kerja tiap karyawan. Hal ini juga memudahkan pengambilan data yang lebih cepat karena terjadi bersamaan dengan data yang masuk, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi sama cepat. 

3. Mengurangi Biaya (Cost–effective)

Meskipun implementasi e-absensi membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tetapi secara jangka panjang suatu perusahaan akan dapat meraih keuntungan lebih baik dengan e-absensi. Hal ini karena dengan data absensi online, biaya pengelolaan data absen manual dapat berkurang. Pengelolaan sistem absen digital tidak membutuhkan pekerja ekstra hanya untuk dokumentasi dan pelaporan.

Alat otomatis dari aplikasi, laman, ataupun program komputer dapat digunakan untuk memudahkan pemantauan dan konversi data menjadi analisis ataupun laporan kehadiran. Data absen melalui sistem daring akan langsung masuk ke server dan terdokumentasi secara rapi. Hal ini membantu cost biaya pemantauan karyawan menjadi lebih efisien (cost-effective). 

4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

adanya pemantauan dan pelaporan pekerjaan karyawan secara real-time pasti akan membuat karyawan Anda lebih giat, yang secara langsung akan meningkatkan produktivitas karyawan. Sistem absensi digital yang fleksibel, mudah dan transparan juga dapat membuat karyawan menjadi lebih giat melakukan prosesnya.

5. Meminimalisir Risiko Kecurangan dan Manipulasi

Manipulasi absensi atau data kehadiran adalah salah satu masalah yang umum ditemui di semua organisasi. Hal ini mungkin dilakukan dengan adanya koneksi dengan orang yang mengelola data kehadiran tersebut. Salah satu keuntungan dari proses absen digital adalah tidak ada manipulasi yang dapat dilakukan. Gerak-gerik karyawan dapat dipantau dari alat kerja mereka secara real-time setelah absen digital dimasukkan. Data tersebut masih dapat dilihat meskipun alat kerja mati atau idle dalam waktu lama. 

Tantangan dan Solusi dalam Penerapan E-Absensi

Sumber: iStockPhoto

Karena sistem e-absensi memiliki beragam fungsionalitas untuk memantau kinerja karyawan setiap hari, maka sistem ini memiliki beragam fungsionalitas yang lain. Berikut ini adalah beberapa dampak penggunaan e-absensi bagi produktivitas karyawan saat perusahaan menggunakan sistem e-absensi.

1. Membantu Memastikan Karyawan Bekerja Sesuai Total Jam Kerja yang Ditentukan

Terkadang, perusahaan mengalami kesulitan untuk memantau total jam kerja harian karyawannya. Mereka tidak mengetahui berapa lama waktu yang digunakan untuk bekerja, beristirahat, atau untuk beribadah. Oleh karena itulah sistem e-absensi dipergunakan. Aplikasi e-absensi memiliki fitur untuk melacak total jam kerja karyawan. Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh karyawan memenuhi tanggung jawabnya untuk bekerja sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan. Apakah itu 8 jam dalam 1 hari kerja atau 7 jam kerja dalam 1 hari. Saat karyawan sedang beristirahat atau sedang melaksanakan ibadah, mereka dapat menghentikan fitur time tracker sehingga penghitungan total jam kerja akan tetap akurat.

2. Memungkinkan Perusahaan untuk Menerapkan Sistem Kerja Fleksibel

Sistem kerja fleksibel atau juga dikenal dengan istilah flexible work arrangement saat ini menjadi sistem kerja modern yang banyak diaplikasikan perusahaan-perusahaan maju. Beberapa contoh sistem kerja ini seperti remote working atau Work From Home. Sistem kerja ini memungkinkan karyawan untuk dapat bekerja dalam jumlah jam tertentu per hari/minggu, namun dengan jadwal yang fleksibel. Dengan demikian, karyawan dapat menyesuaikan hari kerja mereka agar sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

3. Mengetahui Aktivitas yang Dilakukan Karyawan

Sistem absensi fitur screen monitoring yang dapat memantau aktivitas karyawan dari layar desktop. Fitur ini bekerja dengan cara membuat screenshot layar dekstop karyawan. Melalui sistem ini, perusahaan dapat memantau apakah aktivitas yang dilakukan oleh seluruh karyawannya benar-benar berkorelasi dengan tugas-tugas yang diberikan.

Fitur ini juga bermanfaat untuk melihat apakah karyawan selama di jam kerja mempergunakan waktunya untuk membuka laman yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Contohnya seperti media sosial, game online, film, atau yang lain. Dengan demikian, produktivitas karyawan akan tetap terpantau dengan baik meskipun karyawan bekerja dari jarak jauh (remote working) sekalipun. 

4. Mengetahui Total Waktu untuk Menyelesaikan Tugas

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sistem e-absensi memiliki fitur time tracker untuk menghitung total jam kerja karyawan. Fitur tersebut biasanya dilengkapi fungsionalitas task management di mana sistem dapat menghitung total jam kerja yang dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Dengan fitur ini, Anda dapat melihat siapa saja tim yang menghabiskan banyak waktu untuk sebuah tugas dan membantu ketika anggota timnya mengalami kesulitan untuk menyelesaikannya. Selain itu, informasi ini juga dapat dipergunakan oleh pihak perusahaan sebagai bukti kerja kepada para kliennya.

5. Mengetahui Kinerja Karyawan Outdoor

Selain dapat memberikan dampak bagi karyawan yang bekerja di kantor secara on site, sistem e-absensi juga dapat membawa dampak positif bagi karyawan yang bekerja secara mobile di luar kantor. Aplikasi e-absensi memudahkan proses absensi yang lebih praktis karena dapat dilakukan secara daring. Tim sales bisa langsung memanfaatkan waktu yang dimilikinya untuk bertemu klien tanpa harus datang ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absen. 

Beberapa aplikasi e-absensi juga memiliki fitur GPS tracker. Fitur ini dapat digunakan untuk memantau lokasi tim sales serta berapa lama waktu yang dihabiskan untuk suatu kunjungan ke lokasi klien. Dengan informasi tersebut, klien dapat melakukan manajemen waktu secara lebih baik lagi sehingga mereka memiliki peluang lebih besar untuk dapat mencapai target yang telah ditentukan. 

Membuat E-Absensi dengan BroadwaysHR

Dengan menggunakan e-absensi, maka operasional kerja dari sisi HR bisa dilakukan secara lebih cepat dan efisien. Nah, dalam hal ini Anda bisa menerapkan penggunaan tools digital lainnya agar bisa membantu efisiensi kerja setiap divisi lain. Salah satu rekomendasi tools digital yang bisa Anda gunakan adalah aplikasi HRIS dari BroadwaysHR. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur Time Management yang mampu meningkatkan setiap sisi operasional bisnis Anda. Ayo klik banner di bawah ini untuk segera mencoba menggunakan BroadwaysHR selama 30 hari gratis.