Bagaimana Cara Buat Roster Kerja di Perusahaan?
Anda sudah mengetahui bahwa Indonesia memiliki regulasi terkait penentuan shift kerja karyawan. Tentunya Anda juga perlu memahami regulasinya terlebih dahulu sebelum menjadwalkan shift kerja atau cara buat roster kerja di perusahaan. Regulasi mengenai shift kerja tersebut tentu bermanfaat untuk menjaga kesejahteraan dan alur kerja karyawan selama bekerja.
Peraturan Shift Kerja Menurut Undang-Undang
Terkait jam kerja perorangan, perusahaan tetap harus mematuhi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pasal 77 sampai 85 tentang Ketenagakerjaan, yang isinya sebagai berikut:
- 7 jam dalam sehari, 40 jam selama seminggu, untuk 6 hari kerja dalam seminggu, atau
- 8 jam sehari, 40 jam selama seminggu, untuk 5 hari kerja dalam seminggu
Sumber: iStockPhoto
Selain itu, pemerintah hanya menyetujui peraturan jam kerja shift untuk beberapa industri saja, seperti petugas medis, pemadam kebakaran, customer service, pelayan di bidang hospitality (hotel, restoran, dan sebagainya), serta pelayan publik (polisi, tentara, dan sebagainya).
Berikut bunyi peraturannya menurut Kepmenakertrans Nomor 233 tentang Jenis dan Sifat Pekerja yang Dijalankan Secara Terus Menerus Tanpa Mengikuti Ketentuan Jam Kerja:
“Pekerjaan di bidang pelayanan jasa kesehatan, pelayanan transportasi, usaha pariwisata, jasa pos dan telekomunikasi, penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih, dan penyedia bahan bakar minyak dan gas bumi, usaha swalayan, media massa, pengamanan, konservasi, dan pekerjaan apabila berhenti dapat mengganggu proses produksi dapat dipekerjakan pada hari libur resmi sesuai dengan kesepakatan antara pekerja dan pengusaha”
Jika perusahaan menggunakan sistem kerja shift, maka pembagian waktu shift adalah 8 jam per hari dibagi sebanyak 3 shift kerja. Jika ada karyawan yang harus bekerja melewati batas waktu tersebut, ia terhitung sebagai lembur dan berhak mendapat tambahan bayaran.
Cara Buat Roster Kerja
1. Model 3 Shift 4 Grup
Jadwal kerja harian dengan model 3 shift 4 grup paling banyak digunakan oleh perusahaan yang harus beroperasi 24 jam penuh dalam seminggu. Sistem ini dirasa paling tepat untuk mendukung operasional perusahaan tetap optimal. Dalam model ini, karyawan akan dibagi menjadi empat grup.
Mereka akan bekerja lima hari dalam seminggu dengan jam kerja selama tujuh jam dan satu jam istirahat. Sistem ini memungkinkan karyawan mendapat jatah libur selama dua hari dalam sepekan. Namun, libur yang diperoleh bersifat tentatif, dalam artian tidak pasti dua hari berurutan. Sebab, jaminan libur berurutan hanya berlaku setiap ada pergantian shift 3 ke shift 1.
2. Model 3 Shift 3 Grup
Jadwal kerja model 3 shift 3 grup bisa diterapkan ke perusahaan yang beroperasi 24 jam hanya dalam 6 hari kerja. Pada satu hari sisanya, perusahaan akan libur. Biasanya ini jatuh pada hari Minggu. Sistem ini dijalankan dengan jam kerja tujuh jam dan satu jam waktu istirahat pada hari Senin sampai Jumat.
Kemudian pada hari Sabtu, jam bekerja cuma lima jam. Dengan demikian, aturan kerja 40 jam seminggu dari pemerintah tetap bisa ditepati. Fleksibilitas jadwal kerja shift model 3 shift 4 grup terbilang tinggi. Jika diperlukan, perusahaan bisa membuat jam lembur pada hari kerja dengan durasi lima jam. Lembur dapat dilakukan selama dua jam.
3. Model 2 Shift 3 Grup
Jadwal kerja harian model 2 shift 3 grup tidak banyak diterapkan oleh perusahaan untuk tim produksi. Sistem ini lebih sering digunakan oleh tim keamanan saja. Namun, mungkin saja perusahaan menerapkannya ketika kebutuhan produksi meningkat. Kendati begitu, sebelum menjalankannya, lebih baik disepakati dengan para karyawan. Jadwal kerja model 2 shift 3 grup dijalankan dengan pola 2-2-2. Artinya dalam satu minggu terdiri dari dua hari shift 1, dua hari shift 2, dan dua hari libur.
Keunggulan Menggunakan Aplikasi Absensi Daring
Sumber: iStockPhoto
Kehadiran sistem absen daring dinilai memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan karyawannya. Apa saja kah?
1. Lebih Hemat Biaya Operasional
Absensi daring tidak memerlukan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem yang tentunya akan memberi nilai positif pada perusahaan Anda. Anda juga dapat menghemat pengeluaran perusahaan. Kehadiran aplikasi absensi daring tentunya memberikan fleksibilitas. Anda hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya menggunakan gawai. Dengan penerapan sistem cara buat roster kerja ini, karyawan tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi.
2. Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat
Mesin fingerprint menjadi salah satu alternatif perusahaan untuk mencatat data kehadiran karyawan. Namun, kelemahan dari sistem ini adalah biaya pengadaan mesin yang terlalu mahal. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, pengadaan fingerprint juga tidak cukup hanya satu, karena bisa menyebabkan antri yang panjang ketika karyawan ingin melakukan absensi.
Selain itu, perangkat fingerprint cadangan juga dibutuhkan jika terjadi kerusakan. Kalau tidak data kehadiran karyawan akan hilang, ini merugikan karyawan dan juga perusahaan. Bukan hanya biaya pengadaan perangkat, sistem fingerprint juga membutuhkan teknisi khusus untuk melakukan perbaikan maupun pemeliharaan.
Karena itulah, perusahaan dengan aplikasi absensi daring dapat meminimalisir biaya pengadaan serta pemeliharaan perangkat. Hanya bermodalkan gawai dan internet, karyawan dapat melakukan absensi kapan dan di mana saja.
3. Mudah Untuk Dipantau Secara Real Time
Salah satu keuntungan sistem absen dengan aplikasi absensi daring ini akan selalu terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan untuk memantau data pun akan dilakukan secara realtime. Keunggulan ini tentunya akan memudahkan kinerja personalia bagian HRD terkait kehadiran dan keterlambatan karyawan. Sinkronisasi data pun jadi lebih mudah karena semuanya tersimpan dengan rapi dan otomatis menggunakan sistem cloud.
4. Minim Kecurangan
Aplikasi absensi daring dengan lokasi biasanya menerapkan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga minim kecurangan. Teknologi ini akan memverifikasi kehadiran karyawan di suatu tempat. Posisi pengguna aplikasi akan memberi informasi keberadaannya yang terlacak dengan teknologi GPS.
Oleh karena itu, aplikasi yang dianggap lebih simpel dan fleksibel ini sebenarnya lebih aman digunakan karena minim kecurangan. Karyawan atau siapa pun tidak bisa memanipulasi atau mengubah data absensi karena data digital yang ada akan dienkripsi dan disimpan dengan aman.
5. Perhitungan Jam Kerja Lebih Akurat
Keuntungan lain menggunakan sistem absen dengan aplikasi absensi yang dapat diakses secara daring tentunya akan membuat perhitungan jam kerja jadi lebih akurat. Waktu yang dipakai akan tersinkron secara otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat. Tentu saja, cara ini akan sangat efektif karena perhitungannya dinilai lebih akurat, terutama bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan potongan gaji untuk setiap keterlambatan.
Dengan adanya teknologi internet juga memungkinkan sinkronisasi waktu pada tiap perangkat yang terhubung. Hal ini tentu membuat waktu absensi yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat. Tingkat akurasi inilah yang menjadi poin penting dalam pengukuran kinerja karyawan perusahaan.
Terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki kebijakan gaji yang berpedoman pada kehadiran serta keterlambatan karyawan. Selain itu, ini juga dapat membantu ketika perusahaan memberikan tunjangan overtime bagi karyawan yang bersedia lembur demi mencapai target tertentu.
6. Rekapitulasi Lebih Mudah
Sistem absen daring akan memudahkan pencatatan dan rekapitulasi data. Begitu pun dengan data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan akan tercatat otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual. Terlebih, biasanya sistem daring berbasis cloud sudah terintegrasi antar data sehingga perubahan data akan dilakukan secara otomatis dan akurat. Kemudahan ini tentunya akan membantu kinerja HRD atau personalia sehingga waktu mereka akan lebih efisien dan dapat mengerjakan kegiatan produktif lainnya.
Absensi Lebih Mudah dengan BroadwaysHR
Itulah cara buat roster kerja menurut aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. BroadwaysHR sebagai salah satu aplikasi HRIS berbasis cloud memiliki fitur yang memudahkan karyawan dalam absensi, yaitu dengan Employee Self Service. Melalui portal berbasis laman yang bisa diakses melalui gawai, karyawan bisa melihat data pribadi, dan transaksi lainnya termasuk absensi. Tunggu apalagi, segera registrasi di sini untuk mendapatkan GRATIS uji coba aplikasi selama 30 hari.
