5 Peran Dasar Employee Self-Service untuk Permudah Karyawan Anda
Keberadaan employee self-service atau ESS berperan penting bagi sebuah perusahaan di era serba digital seperti sekarang ini. Employee self-service adalah portal layanan HR online yang diakses secara mandiri dan idealnya harus dimiliki setiap perusahaan. Artikel ini akan mengulas apa itu ESS, peran, dan tips menggunakan sistem ESS untuk karyawan.
Apa itu Employee Self-Service?
Employee self service adalah sistem yang dibangun untuk membantu karyawan menangani berbagai urusan terkait HR secara mandiri, di mana seharusnya dilaksanakan oleh departemen HR. Umumnya, sistem ESS ini tersedia sebagai satu di antara fitur dalam aplikasi HRIS (Human Resource Information System) yang berfungsi mengelola karyawan.
Dengan memiliki sistem ESS yang baik dalam aplikasi Human Resource Information System, maka karyawan secara mandiri dapat mengakses layanan ESS terkait HR Mulai dari memeriksa jadwal kerja dan shift kerja, melacak absensi, mengunduh slip gaji, meng-update info kontak dan biodata karyawan, melihat cuti tahunan, dan lainnya. Sistem berbasis portal website ini juga dapat diakses melalui smartphone, sehingga memudahkan karyawan mengakses dari mana saja.
Peran dan Manfaat Memiliki Sistem Employee Self-Service
Sumber: Freepik
Berikut ini adalah beberapa manfaat memiliki portal HRIS karyawan:
1. Menyediakan Akses Mudah untuk Karyawan
Portal untuk karyawan sebagian besar dirancang user friendly, sehingga memudahkan karyawan untuk mengakses, melihat dan memperbarui item tertentu. Sebagian portal online karyawan ini juga dioptimalkan compatible untuk beberapa perangkat seperti smartphone atau tablet. Manfaatnya, karyawan dengan mudah dapat mengakses informasi HR yang diperlukan dari rumah atau lokasi lainnya di luar kantor.
2. Upload Data Karyawan pada Satu Tempat
Seluruh data karyawan dengan mudah diunggah ke satu tempat yang didigitalkan. Sistem cloud yang terintegrasi ini membantu pencegahan file penting yang hilang dan tercecer serta memakan banyak ruang penyimpanan file.
3. Mengurangi Human Error
Sistem ESS pada aplikasi HRIS sangat berfungsi untuk mencegah human error atau kesalahan manusia saat proses transfer data atau menghitung penggajian (payroll). Sebagian besar portal akan secara otomatis meng-input dan mengumpulkan informasi untuk Anda, sehingga pada akhirnya mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan.
4. Memberi Karyawan Kontrol Lebih Banyak
Memberi kemudahan karyawan untuk akses ke informasi atau layanan tertentu di portal online, membantu mereka untuk lebih terlibat serta memegang kontrol. Sebagian besar portal terbaik yang ada, memungkinkan karyawan untuk melihat dan memperbarui komponen data pribadi secara mudah, seperti mengajukan cuti berbayar, hingga reimbursement.
5. Meringankan Beban Kerja HRD
Karena peran sistem employee self-service membantu menangani sebagian besar tugas input data dasar, manajer HRD dan staff-nya punya lebih banyak waktu untuk memfokuskan pekerjaan yang lebih besar. Selain itu juga melancarkan implementasi proyek HR baru sehingga kinerja dan produktivitas menjadi meningkat.
Apa Saja Fitur Umum dalam Sistem ESS?
Sumber: Freepik
Employee Information Management
Portal karyawan yang dapat diakses mandiri ini adalah cara terbaik untuk menyimpan seluruh data pribadi karyawan dan terjamin keamanannya. Tugas karyawan dapat melihat dan memperbarui jika ditemukan kekeliruan. Karyawan juga dapat menambahkan informasi terkait kontak atau lainnya sewaktu-waktu.
Penyimpanan Kebijakan Perusahaan (Company Policy Storage)
Buat buku pegangan karyawan secara digital melalui portal berbasi cloud yang bisa diakses kapan pun. Apabila perusahaan memasukkan kebijakan baru, beritahu karyawan Anda dan minta mereka untuk memeriksanya. Penyimpanan berbasis cloud ini juga bisa jadi rujukan karyawan terhadap kebijakan perusahaan.
Pengajuan Gaji dan Cuti (Payroll and Time off Request)
Sistem ESS juga memungkinkan karyawan untuk mencatat serta melacak jam kerja mereka. Manajer juga lebih mudah untuk mengawasi shift kerja. Absensi karyawan juga dapat dilaporkan dalam sistem. Perusahaan juga lebih mudah menghitung otomatis kehadiran karyawan sekaligus penghitungan payroll yang lebih akurat.
Karyawan juga bisa mengajukan cuti secara langsung lewat fitur employee self-service. Manajer HR kemudian memprosesnya dan karyawan dapat melihat status approval di portal serta mendapat konfirmasi setelah pengajuan mereka disetujui ataupun ditolak.
Baca juga: 7 Poin Penting dalam Surat Referensi Kerja untuk Karyawan Terbaik Anda
Memiliki sistem employee self-service kini sangat mudah Anda wujudkan untuk perusahaan. Aplikasi HR BroadwaysHR menawarkan sistem berbasis cloud terbaik yang memudahkan seluruh urusan administrasi HR, termasuk permintaan berbagai surat, cuti berbayar, tunjangan, dan sebagainya dari karyawan Anda hanya dengan satu aplikasi.
Dengan fitur Employee Self Service, karyawan dapat mengakses dan melihat data pribadi, absensi, transaksi, hingga urusan administratif melalui portal berbasis website yang terintegrasi. Segera hubungi kami di sini dan cobalah Free Trial-nya!
