Pembuatan dan Contoh Absen Manual Karyawan

Sistem absensi dapat memudahkan Human Resources Department (HRD) perusahaan dalam mengetahui serta menilai tingkat kedisiplinan karyawan melalui data jam masuk dan jam keluar. Absensi karyawan juga berguna sebagai patokan untuk menentukan jumlah potongan gaji apabila karyawan tidak hadir. Sebagai langkah awal, Anda bisa membuat sistem presensi menggunakan contoh absen karyawan harian manual seperti yang akan dibahas di bawah ini.

Sumber: iStockPhoto

Definisi Absensi Karyawan

Absensi karyawan adalah sebuah bentuk pendataan kehadiran karyawan di suatu perusahaan pada hari kerja. Dalam data absensi, tercantum informasi tentang jam kedatangan dan kepulangan karyawan. Sistem absensi karyawan dapat memudahkan HRD perusahaan untuk mengetahui jumlah beserta penyebab karyawan yang tidak masuk kerja atau izin karena suatu keperluan. Data inilah yang akan digunakan HRD dan payroll staff perusahaan sebagai laporan status kehadiran. Selanjutnya akan dikelola sebagai keperluan menghitung besaran gaji yang diperoleh masing-masing karyawan hingga penilaian kinerja.

Beberapa perusahaan yang sudah menerapkan sistem absensi karyawan berbasis teknologi atau daring bahkan dapat mengetahui jam lembur karyawannya secara otomatis. Dengan demikian, pendataan dapat dilakukan secara real time.

5 Manfaat Pembuatan Absensi Karyawan

berikut adalah 5 alasan mengapa absensi karyawan sangat dibutuhkan perusahaan:

1. Mengukur Kinerja Karyawan

Absensi karyawan dapat membantu mengukur kinerja karyawan dan menentukan karyawan tersebut hadir dengan konsisten dan tepat waktu. Jika karyawan sering absen atau terlambat, hal ini dapat mempengaruhi produktivitas dirinya maupun tim secara keseluruhan.

2. Menjaga Disiplin Kerja

Kehadiran sangat berkaitan dengan etika kedisiplinan. Adanya absensi kehadiran karyawan dapat membantu menjaga kedisiplinan kerja terhadap waktu dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Dengan adanya aturan yang jelas tentang sistem absensi karyawan, maka karyawan dapat memahami ekspektasi dan tuntutan yang diperlukan dalam lingkungan kerja.

3. Menentukan Gaji dan Tunjangan

Absensi kehadiran karyawan juga digunakan sebagai salah satu acuan untuk menentukan gaji dan tunjangan karyawan. Jika karyawan sering absen atau terlambat, maka dapat mempengaruhi jumlah gaji dan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.

4. Mengidentifikasi Masalah

Absensi kehadiran karyawan juga dapat membantu mengidentifikasi masalah dalam perusahaan, seperti kekurangan staf, kebutuhan pelatihan tambahan atau adanya pemberian porsi tugas yang terlalu berat. Dari laporan absensi, perusahaan mengambil tindakan dan membuat kebijakan yang tepat untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan kinerja.

5. Meningkatkan Keamanan dan Kesehatan

Absensi kehadiran karyawan juga ada hubungannya dengan keamanan dan kesehatan. Dengan adanya absensi karyawan, maka akan dapat teridentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat. Kemudian, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan, seperti pelatihan keselamatan tambahan atau memperbaiki kondisi kerja yang tidak aman. Dengan begitu, keamanan dan kesehatan di tempat kerja dapat ditingkatkan.

Jenis-Jenis Absensi

Sumber: Pinterest

Jenis sistem absensi karyawan dapat dibedakan berdasarkan teknologi dan media yang digunakan perusahaan. Berikut 6 jenis absen karyawan:

1. Model Analog (Manual)

Model analog merupakan contoh absen manual karyawan yang masih menggunakan berbagai peralatan fisik. Penerapan model analog beragam. Dari pemakaian langsung alat tulis, seperti buku dan pulpen untuk mencatat secara manual, hingga menggunakan mesin yang mencetak jam kehadiran saat kartu dimasukkan pada slot yang ada.

Namun di era modern seperti sekarang, model analog dianggap tidak relevan dan kurang efisien karena memerlukan banyak peralatan fisik, pembelian buku dan pulpen, serta mesin yang membutuhkan perawatan berkala secara rutin.

2. Penggunaan Sidik Jari (Fingerprint)

Fingerprint menjadi model terpopuler yang banyak digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran harian para karyawannya. Sesuai dengan namanya, absensi dilakukan menggunakan mesin absensi fingerprint yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk mendata daftar kehadiran karyawan.

Caranya, karyawan cukup meletakkan salah satu ujung jarinya di perangkat pemindai (scanner) fingerprint secara langsung. Sidik jari yang akurat akan terdeteksi dengan data yang telah terekam sebelumnya di database, sehingga kehadiran terverifikasi. Seiring perkembangan teknologi, hadir beberapa model touchless pada sistem absensi karyawan yang menjadi alternatif lain selain penggunaan model fingerprint.

3. Personal Identification Number (PIN) Karyawan

Sistem absensi berikutnya yang bisa jadi pilihan perusahaan untuk mengabsen kehadiran karyawannya adalah personal identification number (PIN). PIN ini sebagai identitas karyawan, sehingga setiap karyawan akan mendapatkan PIN yang unik dan berbeda-beda.

Caranya, karyawan tinggal memasukkan PIN ke dalam sistem saat absen masuk dan pulang kerja. Dengan memasukkan PIN dalam sistem, maka data kehadiran yang terekam akan menjadi lebih akurat. Akan tetapi, kekurangan dari sistem ini adalah memungkinkan adanya upaya ketidakjujuran dari karyawan yang mencoba memasukkan PIN rekan kerjanya yang ‘titip absen’. 

4. Teknologi Biometrik

Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi biometrik untuk merekam kehadiran karyawannya. Penggunaan teknologi biometrik memungkinkan proses absensi bisa dilakukan dengan sangat cepat dalam beberapa detik saja. Karyawan tinggal berdiri di depan kamera pemindai dan sistem yang terintegrasi akan bekerja mencocokkan data biometrik yang ada di database secara otomatis. Kelebihan teknologi biometrik adalah lebih cepat, aman, dan akurat. Namun memang syarat di awal, perusahaan memerlukan investasi data yang solid untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.

5. Melalui Absensi Mobile dan Website (Website-based System)

Metode absensi mobile dan website semakin marak digunakan semenjak pandemi karena dinilai lebih praktis. Setiap karyawan cukup menggunakan perangkat smartphone, laptop, atau komputer milik pribadi untuk input username dan password pada website perusahaan. Selain melalui website, perusahaan juga dapat menyediakan aplikasi mobile yang telah terintegrasi dengan database. Cara ini sangat efektif untuk menghemat waktu karena karyawan tidak harus mengantri untuk absen.

6. Kartu Magnetik (Magnetic Card)

Contoh absen karyawan yang masih umum ditemui di beberapa perusahaan adalah magnetic card. Cara absen dengan menggunakan sistem ini mirip dengan penggunaan credit card atau debit card pada mesin EDC untuk berbelanja. Sistem akan mendeteksi kartu magnetik masing-masing karyawan yang telah diregistrasikan ketika kartu digesek dan data akan langsung terinput ke dalam sistem. Meski prosesnya terbilang cepat, namun sistem ini dinilai terbatas karena absensi hanya bisa dilakukan dengan menggesek magnetic card. Artinya, saat karyawan lupa membawa kartu, maka proses absensi tidak dapat dilakukan.

Contoh Absen Manual Karyawan

Dalam menyusun SOP (Standar Operasional Prosedur), Anda perlu menyesuaikan dengan sistem kerja yang berlaku di perusahaan. Berikut cara menyusun SOP absensi karyawan:

1. Pelajari regulasi terkait ketenagakerjaan yang berlaku.
2. Cantumkan sumber/referensi yang menjadi acuan pembuatan SOP, misalnya surat direktur.
3. Lakukan pengkajian terhadap aturan sebelumnya untuk menjadi acuan dalam peraturan terbaru.
4. Susun draft peraturan absensi yang memuat poin-poin penting yang akan diberlakukan.
5. Hindari redaksi yang ambigu. Gunakan gaya bahasa yang baku dan cantumkan deskripsi yang detail dan spesifik.
6. Perkirakan konsekuensi dari butir-butir peraturan baru yang disusun.
7. Jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi absensi daring, tulis panduan prosedur absensinya.

BroadwaysHR, Solusi Absen Karyawan dengan Mudah

Nah, itulah penjelasan mengenai contoh absen manual karyawan. Meskipun banyak keuntungan yang diperoleh, namun ada beberapa kekurangan dari jenis absensi ini. Salah satunya adalah pengolahan data lebih lama. Untuk mengatasi hal tersebut, aplikasi HRIS BroadwaysHR bisa membantu Anda dalam membuat absen karyawan lebih praktis. Dengan fitur Time Management, Anda dapat mengelola pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja. Selain itu, fitur ini juga bisa digunakan untuk mengatur kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan overtime. Data absensi terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba aplikasinya secara GRATIS selama 30 hari.