Simak Sistem Penggajian Perusahaan Jasa dan Prosedurnya

Setiap perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian beserta prosedurnya. Termasuk dalam sistem penggajian perusahaan jasa seperti pada instansi-instansi kesehatan, pemerintahan, dan lainnya. Sistem ini memungkinkan karyawan Anda mendapatkan bayaran dalam jumlah yang tepat secara tepat waktu. Namun, proses penggajian secara manual dan tradisional bisa jadi memakan waktu yang cukup lama sehingga tidak efisien.
Di sinilah peran sistem penggajian yang memungkinkan Anda menjalankan proses penggajian dengan cepat dan efisien melalui aplikasi penggajian. Dengan menghabiskan lebih sedikit waktu dan tenaga untuk penggajian, Anda dapat fokus pada kebutuhan bisnis lain yang lebih mendesak. Mari simak apa itu sistem penggajian karyawan serta bagaimana prosedurnya dalam perusahaan, terutama dalam perusahaan jasa.

Sistem Penggajian Perusahaan

Sistem penggajian dan pengupahan dalam suatu perusahaan sangat dibutuhkan,

karena dengan adanya sistem penggajian dan pengupahan ini dapat mengorganisir proses

penerimaan atau pemberian gaji dan upah pada setiap orang yang bekerja di dalam suatu

perusahaan, sehingga dapat memberikan efisiensi dan efektivitas dalam proses penggajian

dan pengupahan tersebut.

Dalam proses penggajian dan pengupahan membutuhkan banyak dokumen atau prosedur dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, sangat diperlukan dibuatnya sistem penggajian di setiap perusahaan atau organisasi yang efektif dan efisien baik juga dalam proses pelaksanaannya. Umumnya, data yang dibutuhkan dan diinput dalam sistem penggajian karyawan atau pegawai ini terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Data Konstan

Ini merupakan data yang tetap dan tidak berubah dalam sistem upah. Data konstan hanya perlu dimasukkan sekali di awal, tidak perlu dimasukkan ke sistem secara berkala tiap periode pembayaran gaji. Perubahan data konstan ini terjadi hanya jika ada pembaruan data karyawan. Yang meliputi data-data konstan adalah:

• Nama karyawan
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Status pernikahan dan jumlah tanggungan
• Jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak
• Jumlah gaji
• Divisi tempat bekerja
• Iuran BPJS

2. Data Variabel

Ini merupakan data tidak tetap yang selalu berubah tiap periode pembayaran gaji.Oleh sebab itu, data variabel perlu dimasukkan ke sistem pengupahan setiap periode pembayaran. Data-data variabel berisi hal-hal seperti berikut.

• Jumlah jam kerja atau hari kerja
• Jumlah cuti, izin, atau sakit
• Hari libur
• Penghasilan dan potongan pajak kumulatif

Prosedur Penggajian Perusahaan

Kebijakan dari perusahaan akan berpengaruh pada prosedur yang akan dijalankan. Beberapa kebijakan seperti kebijakan cuti, tunjangan, absensi karyawan, hingga struktur skala upah juga akan berpengaruh di sini. Setelah semua kebijakan diatur dengan jelas, langkah selanjutnya adalah pengumpulan data yang akan diperlukan untuk menghitung gaji bersih dengan format Excel. Prosedurnya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan karena tentu kebutuhan dan kepentingan tiap perusahaan berbeda-beda. Jaringan prosedur yang ada dalam sistem salary terdiri dari hal-hal berikut.

1. Pencatat Waktu Hadir

Prosedur ini berguna untuk mencatat waktu absensi kehadiran pekerja menggunakan sistem kehadiran yang diterapkan masing-masing perusahaan. Catatan waktu kehadiran tentu berfungsi untuk menentukan upah yang didapat pekerja. Sistem kehadiran otomatis yang biasa digunakan perusahaan di antaranya adalah sistem absen digital, penggunaan kartu, absensi sidik jari, absensi berbasis web, dan absensi biometrik.

2. Pencatat Waktu Kerja

Sebuah perusahaan biasanya menerapkan jam kerja selama 8 jam sehari yang tercatat dalam sebuah attendance management system. Jika pekerja bekerja kurang dari 8 jam, maka dianggap pulang lebih cepat. Sedangkan pekerja yang bekerja melebihi 8 jam dapat dianggap lembur. Kebijakan pulang cepat dan lembur karyawan tentu telah diatur oleh perusahaan dan akan berpengaruh pada gaji yang didapat pekerja.

3. Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur pembuatan daftar upah berdasarkan pada surat keputusan pengangkatan pekerja baru, pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, daftar salary bulan sebelumnya, dan cara membuat daftar hadir online pekerja.

3. Distribusi Biaya Gaji

Prosedur distribusi gaji pada sistem penggajian karyawan atau pegawai ini adalah sebuah prosedur yang disalurkan kepada tiap divisi yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Distribusi ini berguna untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produk.

4. Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran upah memiliki kaitan dengan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas pada fungsi keuangan untuk menulis cek pembayaran gaji, sedangkan fungsi keuangan mencairkan cek tersebut atau mengirimkan uang ke rekening pekerja.

Setiap perusahaan pastinya memiliki sistem upah karyawan yang berbeda-beda, entah menggunakan Excel maupun menggunakan aplikasi khusus. Secara umum, beginilah sistem penggajian karyawan yang berlaku di perusahaan jasa.

• Untuk menghitung upah karyawan, tim HRD akan memperoleh data konstan dan data variabel yang sudah valid agar dapat diproses untuk menentukan penghasilan karyawan per orang. Data tersebut didapat dari penilaian kinerja karyawan bila perusahaan menggunakan aplikasi kepegawaian
• Tim HRD akan melakukan cara menghitung pajak penghasilan orang pribadi (PPh 21) sesuai status jabatan maupun keluarga
• Tim HRD mendapatkan rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak,serta membuat slip dan daftar gaji seluruh karyawan
• Perhitungan upah direvisi oleh bagian divisi keuangan perusahaan
• Apabila tidak ada kesalahan, tim HRD akan membuat cek tunai yang berisi jumlah gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya kepada pimpinan perusahaan untuk diproses
• Tim HRD akan melakukan cek tunai, mentransfernya ke payroll bank mitra agar dapat ditransfer ke rekening masing-masing karyawan

Sistem Penggajian Lebih Mudah dengan BroadwaysHR

Nah, itulah yang perlu Anda ketahui tentang sistem penggajian perusahaan jasa. Untuk membantu dalam mengatur sistem penggajian karyawan, yang mumpuni seperti BroadwaysHR. Aplikasi payroll yang satu ini sudah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan dari skala kecil, menengah, hingga besar. 

Didukung dengan teknologi berbasis cloud terbaik, sistem perhitungan dan pendistribusian gaji dapat dijalankan secara otomatis, akurat, dan tepat waktu. Di dalamnya juga terdapat fitur Payroll Management yang terintegrasi langsung ke data karyawan, rekapitulasi presensi, iuran BPJS, perhitungan pajak, dan komponen gaji lainnya.  Anda bisa mencobanya selama 30 hari secara GRATIS dengan mendaftar di sini.