5 Cara Menganalisis Gap Kompetensi di Tempat Kerja, Bisa Diatasi!
Dilansir dari laman Forbes Councils, menurut Survei CEO Fortune, 59% CEO melaporkan bahwa kekurangan tenaga kerja dan gap kompetensi adalah penghambat terbesar dalam bisnis. Hampir sebagian perusahaan mengalami gap kompetensi dan keterampilan di tempat kerja dalam kurun waktu yang tidak sebentar. Jika Anda sedang mencari cara untuk mengatasi kesenjangan kompetensi dan skill di perusahaan, simak pembahasan mengenai peran analisis kesenjangan kompetensi untuk perusahaan berikut ini.
Analisis Gap Kompetensi adalah..
Analisis gap kompetensi adalah proses di mana perusahaan menetapkan tujuan masa depannya, kompetensi karyawan yang dibutuhkan, kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini, dan cara terbaik untuk meminimalkan gap. Proses analisis ini penting untuk menjaga keterampilan karyawan Anda selalu upgrade dan relevan dengan kebutuhan perusahaan.
Manfaat Analisis Kesenjangan Kompetensi bagi Organisasi
Analisis gap kompetensi adalah proses mengidentifikasi dan mengukur perbedaan antara keterampilan (skill), pengetahuan, dan kemampuan karyawan saat ini dengan standar yang diinginkan. Manfaat analisis competency gap adalah dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan, merencanakan training, dan menyelaraskan strategi bakat dengan tujuan bisnis. Dengan memahami standar kompetensi karyawan yang saat ini mereka miliki, dapat membantu Anda mengembangkan standar kompetensi baru yang diinginkan perusahaan untuk mencapai goals. Simak seterusnya untuk mengetahui cara menganalisis serta mengatasi masalah gap kompetensi di tempat kerja.
Cara Menganalisis Gap Kompetensi
Mempelajari cara menganalisis kesenjangan kompetensi akan membantu HRD untuk mengetahui rekrutmen dan training seperti apa yang harus difokuskan. Dengan mengambil langkah-langkah berikut, Anda dapat melakukan analisis untuk menemukan kesenjangan kompetensi yang terjadi di perusahaan.
1. Menentukan Kompetensi yang akan Dinilai
Langkah pertama dalam menganalisis gap kompetensi adalah dengan menentukan kompetensi mana saja yang relevan dengan organisasi. Kompetensi berwujud perilaku, tindakan, dan hasil yang dapat diamati, serta kemampuan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Setelah menentukan kompetensi apa saja yang dianalisis, buat tingkatan setiap kompetensi, seperti dasar (basic), menengah (intermediate), atau lanjutan (advanced).
2. Menilai Tingkat Kompetensi Karyawan
Berikutnya adalah menilai tingkat kompetensi karyawan dengan menggunakan berbagai metode dan alat untuk mengumpulkan data. Anda bisa memilih antara metode self-assessment, tinjauan rekan kerja (peer reviews), manager feedback, performance appraisal, test, atau survey).
Anda dapat menggunakan berbagai sumber data dan metode untuk memastikan validitas dan reliabilitas data. Pastikan untuk menyampaikan tujuan dan manfaat assessment kepada karyawan serta kedepankan prinsip kerahasiaan dan transparansi.
3. Mengidentifikasi Gap dan Memprioritaskan Kebutuhan
Langkah ketiga untuk menganalisis kesenjangan kompetensi adalah dengan mengidentifikasi dan memprioritaskan kebutuhan. Gunakan tools seperti bagan analisis kesenjangan, matriks kompetensi, atau laporan untuk membandingkan tingkat kompetensi saat ini dan yang diinginkan.
Pertimbangkan dampak dan urgensi kesenjangan tersebut terhadap tujuan bisnis, indikator kinerja, dan kepuasan pelanggan. Kemudian urutkan kesenjangan tersebut dan prioritaskan kebutuhan untuk mengatasi gap kompetensi yang ada.
4. Mengembangkan dan Menerapkan Action Plan
Kembangkan dan terapkan action plan untuk mengatasi gap dan kebutuhan perusahaan. Anda bisa menggunakan tools seperti SMART goals, learning objectives, atau action plans untuk menentukan langkah spesifik, terukur, relevan, dan terikat waktu untuk mengatasi gap.
Pertimbangkan juga sumber daya, anggaran, dan support yang tersedia untuk mengeksekusi action plan. Libatkan karyawan dan manajer dari proses perencanaan, implementasi, monitoring, hingga evaluasi.
5. Tinjau dan Perbarui Kompetensi
Langkah terakhir untuk menganalisis kesenjangan kompetensi adalah meninjau dan memperbarui kompetensi agar selaras dengan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan. Pastikan Anda menggunakan metode dan alat penilaian yang menghasilkan data yang valid dan andal. Mintalah feedback dari karyawan tentang keefektifan proses analisis competency gap.
Cara Mengatasi Kesenjangan Kompetensi di Tempat Kerja
1. Survei kepada Atasan
Tanyakan kepada setiap manajer tim di departemen seperti HRD, TI, dan sales untuk mengidentifikasi kompetensi dan skill mana yang menurut mereka kurang dikuasai oleh karyawan. Caranya bisa menggunakan template analisis gap kompetensi, di mana atasan dapat memberi peringkat seberapa pentingnya setiap kompetensi bagi tim mereka.
2. Mewawancarai Karyawan
Team leader dapat melakukan wawancara dan mengadakan evaluasi kinerja dengan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka di dalam tim. Setelah wawancara dan evaluasi selesai, buat tabel setiap nama karyawan dan beri peringkat berdasarkan tingkat keahlian mereka. Dengan tabel analisis ini, akan terlihat jelas siapa karyawan yang tertinggal, kemudian dapat diputuskan apakah mereka dapat dilatih lebih lanjut atau diganti.
3. Melatih Karyawan Saat ini
Jika sebagai pemimpin Anda yakin bahwa skill karyawan dapat meningkat, adakan sesi pelatihan untuk mereka. Karyawan yang lebih berkompeten dan berpengalaman, dapat membagikan ilmu dan keahlian mereka ke rekan kerja sehingga kerja tim semakin produktif. Pemimpin juga dapat berinvestasi dalam program e-learning atau mendatangkan konsultan dari luar untuk mengembangkan skill dan competency dalam tim.
4. Terapkan Pendekatan Baru Saat akan Mempekerjakan
Saat proses rekrutmen, recruiter dapat melakukan competency assessment untuk melihat potensi setiap kandidat. Di samping mempekerjakan karyawan baru atas dasar skill dan kompetensinya, recruiter yang jeli akan melihat kemauan dan kesungguhan mereka untuk terus belajar.
Terkadang, applicant tracking system (ATS) atau recruiting software, mengeliminasi kandidat yang potensial. Dengan menerapkan pendekatan baru sejak tahap perekrutan, recruiter dapat melihat lebih dekat siapa kandidat yang melamar dan mendalami lebih jauh apakah mereka cocok untuk perusahaan.
Analisis gap kompetensi adalah solusi tepat bagi HRD saat sedang merekrut karyawan baru yang tepat dan sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan mengambil langkah-langkah mengatasi competency gap sejak awal, Anda tidak hanya mempertahankan karyawan berbakat, namun cara ini juga dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.
BroadwaysHR menawarkan berbagai fitur HR secara menyeluruh meliputi organization management, sistem penggajian, benefit, potongan karyawan, social security management, time management, employee self service, dan lain-lain yang telah terintegrasi dengan Payroll Management.
Lewat sistem aplikasi HR yang fleksibel, semua kebutuhan Anda kami bereskan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hubungi BroadwaysHR di sini untuk informasi lebih lanjut. Nikmati penawaran FREE TRIAL dari kami hanya untuk Anda.
