cara menghitung payroll karyawan

Pilih Mana? Ini 3 Cara Menghitung Payroll Karyawan

Salah satu tugas departemen Human Resources Development (HRD) adalah menghitung dan membayar gaji karyawan. Hal ini juga sering disebut dengan istilah payroll. Cara menghitung payroll karyawan mencakup jam kerja, tunjangan, upah lembur, uang transportasi, dan lain-lainnya. 

Jika dulu perhitungan dilakukan secara manual, kini banyak perusahaan yang sudah menerapkan sistem payroll online yang praktis dan otomatis. Di bawah ini telah terangkum berbagai manfaat sistem payroll berbasis digital dan opsi metode perhitungan yang bisa diterapkan untuk Anda.

Manfaat Sistem Payroll 

cara menghitung payroll karyawan

Sumber: Freepik

1. Perhitungan Gaji Lebih Jelas dan Transparan

Sistem payroll mendukung perhitungan gaji yang lebih jelas dan transparan. Saat periode pembayaran gaji tiba, tim HR juga sekaligus akan membuat struk gaji yang bisa diakses secara mandiri oleh karyawan melalui gawai masing-masing.

Melalui slip gaji tersebut, setiap karyawan jadi tahu komponen apa saja yang membentuk nominal upah yang mereka dapatkan selama ini. Umumnya di dalam slip gaji akan tertulis rincian take home pay karyawan mulai dari gaji pokok, tunjangan-tunjangan, upah lembur, insentif, bonus, serta potongan karyawan seperti pajak penghasilan, iuran BPJS, pinjaman karyawan, dan sebagainya.

2. Meminimalisir Human Error

Salah satu hal yang menjadi dasar perhitungan gaji adalah presensi atau kehadiran karyawan. Umumnya, data presensi tersebut sudah terintegrasi ke sistem payroll perusahaan sehingga tim HR tidak perlu menginput secara manual lagi.

Hal ini pun akan memudahkan perhitungan karena prosesnya terjadi secara otomatis. Tak hanya itu saja, otomatisasi pada sistem payroll online juga akan meminimalisir human error seperti kesalahan input data atau salah hitung.

3. Menghemat Pengeluaran Perusahaan

Penerapan sistem payroll digital juga akan memangkas pengeluaran perusahaan. Pasalnya, Anda tidak perlu mempekerjakan banyak SDM lagi untuk menangani perhitungan gaji. 

Hal ini berbeda dengan kalkulasi gaji dengan cara manual yang cukup menyita waktu, sehingga perusahaan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menyelesaikannya secara tepat waktu.

Dukungan teknologi terkini di dalam sistem payroll online akan menunjang proses perhitungan secara cepat, tepat, dan akurat karena sudah terotomatisasi. Namun, dalam prosesnya, perusahaan tetap membutuhkan tenaga manusia meski tidak sebanyak saat menghitung secara manual.

Dengan demikian, perusahaan bisa menghemat budget karena tidak perlu mempekerjakan banyak SDM lagi untuk sekedar melakukan perhitungan gaji.

4. Bisa Dioperasikan Siapa Saja

Sistem perhitungan manual menuntut seseorang yang ahli di bidangnya, sehingga tugas ini tidak bisa dikerjakan oleh sembarang orang. Hal ini berbeda dengan sistem payroll online yang mudah dioperasikan oleh siapa saja. 

Anda tidak perlu mencari SDM dengan keahlian khusus untuk menghitung gaji karena hal tersebut bisa diolah secara otomatis lewat software payroll. Jadi, pekerjaan menghitung gaji karyawan bisa dilakukan oleh siapa saja yang telah mendapatkan training terkait software payroll tersebut.

Baca juga: Perusahaan Wajib Punya Rekening Payroll! Ini 7 Manfaatnya

Cara Menghitung Payroll Karyawan

cara menghitung payroll karyawan

Sumber: Freepik

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa ada 3 opsi cara menghitung payroll karyawan yang bisa perusahaan pilih, yaitu metode netto, gross, dan gross up. Penjelasannya dapat Anda simak dalam ulasan di bawah ini.

1. Metode Netto

Metode netto adalah cara menghitung payroll karyawan dengan menanggung pajak penghasilan karyawan. Dalam hal ini, perusahaan menjadi pihak yang membayar PPh karyawan alih-alih karyawan itu sendiri. 

Jadi, gaji yang diberikan ke karyawan sudah dipotong PPh, iuran BPJS, dan lain-lain. Dengan demikian, uang yang diterima karyawan merupakan upah bersih yang sudah melalui proses potongan gaji.

Contohnya yaitu, Ergan merupakan karyawan swasta yang setiap bulan menerima gaji sebesar Rp 5.000.000 dengan potongan pajak penghasilan Rp 25.000 per bulan. Namun, gaji yang diterima Ergan tetap utuh senilai Rp 5.000.000.000 karena PPh karyawan dibayarkan oleh perusahaan.

2. Metode Gross

Kebalikan dari metode netto, metode gross justru menempatkan karyawan sebagai pihak yang menanggung pajak penghasilan tersebut. Jadi, dengan perhitungan yang sama seperti di atas, gaji yang diterima Ergan tidak utuh sebesar Rp 5.000.000, tapi menjadi Rp 4.975.000 karena dipotong PPh.

3. Metode Gross Up

Metode terakhir adalah yang paling banyak diterapkan oleh perusahaan, yaitu gross up. Dalam perhitungan ini, perusahaan akan memberikan tunjangan lebih ke karyawan seolah-olah gaji yang diterima terlihat besar. Padahal, penambahan tunjangan tersebut nantinya akan dipangkas untuk membayar pajak penghasilan karyawan.

Jadi, saat periode gajian tiba, Ergan akan mendapat gaji sebesar Rp. 5.025.000 sebelum dipotong PPh. Namun, gaji bersih yang akan diterimanya tetap senilai Rp 5.000.000 setelah dipotong pajak.

Baca juga: Wajib Bayar, Pahami Ketentuan PPh 21 atas Penghasilan yang Diterima Karyawan

Pakai Software Payroll dari BroadwaysHR Pasti Untung!

Cara menghitung payroll karyawan perlu didukung dengan software yang mumpuni seperti BroadwaysHR. Aplikasi payroll yang satu ini sudah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan dari skala kecil, menengah, hingga besar. 

Didukung dengan teknologi berbasis cloud terbaik, sistem perhitungan dan pendistribusian gaji dapat dijalankan secara otomatis, akurat, dan tepat waktu. 

Menariknya, fitur Payroll Management di dalam aplikasi sudah terintegrasi langsung ke data karyawan, rekapitulasi data presensi, iuran BPJS, perhitungan pajak, dan komponen gaji lainnya. 

Hal ini pun menjamin pengelolaan gaji pegawai akan lebih cepat, terstruktur serta mematuhi aturan perundang-undangan yang ada.

Klik di sini untuk mengetahui informasinya lebih lanjut, dan nikmati free trial aplikasi selama 30 hari dengan berlangganan sekarang juga!

cara menghitung payroll karyawan