general affairs

5 Tugas Utama Divisi General Affairs dalam Operasional Kerja

Pernahkah Anda mendengar istilah General Affairs (GA) di perusahaan? Posisi pekerjaan ini dinilai sebagai salah satu posisi terkemuka di sebuah perusahaan dan menjadi salah satu yang paling banyak diminati pelamar kerja. Lalu, sebenarnya apa itu general affairs serta bagaimana tugas dan fungsi yang mereka jalankan? Untuk itulah kami akan mengulas tentang deskripsi pekerjaan dan fungsi GA di dunia perusahaan.

Apa itu General Affair?

Sederhananya, pengertian General Affairs adalah pekerjaan yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan operasional yang berjalan di suatu perusahaan. Posisi GA umumnya berada di bawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional. Untuk perusahaan menengah dengan struktur organisasi sederhana, GA biasanya berkolaborasi dengan HRD atau bahkan dengan purchasing department. Penggabungan ini dilakukan karena tugas dan fungsi GA dan divisi HR sangat mirip dan saling berintegrasi.

tugas Umum General Affairs di Perusahaan

Sebagai GA, Anda tentu memegang dan melaksanakan tanggung jawab besar. Berikut ini adalah beberapa tugas umum yang menjadi bagian dari pekerjaan GA.

1. Pengadaan Barang (Procurement of Goods)

Barang atau aset perusahaan yang digunakan dalam operasional terkadang memiliki batasan pemakaiannya, contohnya Personal Computer (PC) dan Printer. Tugas GA dalam hal ini adalah menentukan penggantian atau pembelian barang yang mendukung operasional perusahaan. Tujuan dilakukan pengadaan barang adalah untuk mengelola dan menekan biaya pengeluaran aset. Biaya pengadaan barang yang semakin sedikit dikeluarkan, maka dipastikan kinerja tim GA dinilai bagus.

2. Melakukan Pembayaran dan Pembelian Rutin

general affairs

Sumber: Freepik

Tugas GA berikutnya adalah melakukan pembelian rutin aset perusahaan yang bersifat permanen, contohnya alat tulis kantor (ATK), tinta printer, kertas, dan lainnya. Divisi HR juga bertugas untuk melakukan pembayaran berkala, seperti membayar air listrik, telepon, Wi-Fi, dan beberapa pengeluaran rutin lainnya. Pada perusahaan menengah dan besar, pembayaran berkala dilakukan secara otomatis melalui sistem yang telah terintegrasi.

3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Pekerja harian lepas atau pekerja lepas (freelance) yang bekerja di suatu perusahaan juga menjadi tanggung jawab Divisi General Affairs. Oleh karena itu, GA memiliki kewenangan untuk menentukan besaran upah harian bagi pekerjaan lepas sekaligus gaji pokok beserta tunjangannya.

4. Menjaga Aset Milik Perusahaan

general affair

Sumber: Freepik

Tugas penting anggota GA berikutnya adalah menjaga dan mengawasi aset perusahaan yang telah mereka beli dan miliki. Hal ini menjadi tanggung jawab utama dan bertujuan untuk membatasi pengguna aset untuk menggunakan dengan bijak. Dalam urusan pemeliharaan aset perusahaan ini, GA mengedepankan ketegasan kepada karyawan perusahaan karena GA-lah yang bertanggung jawab jika terjadi kerusakan aset. 

5. Mengurusi Renovasi Perusahaan dan Pembukaan Kantor Cabang

Sebagian perusahaan yang berkembang akan mencoba melebarkan usahanya dengan membuka beberapa cabang baru di lokasi lain. Nah, tugas manajer general affairs adalah terlibat dalam setiap roses pembukaan kantor cabang dan renovasi perusahaan. Divisi GA bertugas dalam mengelola anggaran kebutuhan logistik.

Apa Saja Fungsi General Affair di Perusahaan?

general affairs

Sumber: Freepik

Secara tidak langsung, seorang GA menjalankan beberapa fungsi penting di perusahaan, di antaranya seperti:

  • Pemeliharaan

Fungsi pemeliharaan aset perusahaan yang menjadi tanggung jawab GA, termasuk gedung kantor, lingkungan kantor, kebersihan lingkungan kerja karyawan, hingga pemeliharaan instalasi listrik. GA wajib memastikan seluruh aset dan kebutuhan perusahaan terpelihara dengan baik dan terhindar dari kerusakan.

  • Laporan

Berkaitan dengan penyusunan laporan aset serta pengeluaran rutin untuk operasional perusahaan atau keperluan rapat. GA merancang, mengembangkan, dan mengaplikasikan sistem atau prosedur kerja untuk pengadaan dan pemeliharaan fasilitas perusahaan. Misalnya dengan membuat checklist pemeliharaan dan pengadaan kebutuhan kantor.

  • Lisensi

Fungsi GA yang berkaitan dengan izin pihak eksternal. Mereka membantu pengurusan segala perizinan yang diperlukan perusahaan. Di samping itu, untuk melancarkan dan memudahkan lisensi perusahaan, GA selalu keep in touch dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, pejabat publik, ormas, wartawan, dan sebagainya.

  • Hubungan

Menjalin dan menjaga komunikasi yang baik dengan supplier barang dan jasa serta stakeholders perusahaan lainnya. Dalam fungsinya ini, mereka turut andil dalam kontrak kerja, memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, serta mengajukan komplain atas nama perusahaan jika perlu. Fungsi hubungan ini secara tak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.

Baca juga: Ingin Jadi Recruiter? Kuasai Dulu 5 Skill Ini!

Melihat tugas dan fungsi general affairs di perusahaan cukup luas dan menyita waktu yang tak sedikit. Untuk mendukung peningkatan produktivitas karyawan di perusahaan adalah dengan memanfaatkan aplikasi HRIS terpercaya seperti BroadwaysHR. Dalam hal ini, seorang GA biasanya memanfaatkan software HRM untuk memudahkan tugasnya untuk mengalokasikan pekerjaan kepada karyawan.

general affairs

Aplikasi HRIS BroadwaysHR memiliki sistem berbasis cloud terbaik yang memiliki banyak fitur pengelolaan administrasi karyawan. Fitur Organization Development hingga Time Management bisa membantu Anda mempermudah segala urusan HR.

Anda juga bisa melakukan demo BroadwaysHR secara gratis sekarang dengan menghubungi kami di sini.