Tips Atur Jadwal Masuk Kerja Karyawan yang Efektif dan Contohnya
Tips menyusun jadwal kerja karyawan perlu dipahami oleh pimpinan perusahaan sekaligus tim HRD yang mengelola urusan kepegawaian. Menyusun jadwal masuk kerja mungkin terlihat gampang namun sebenarnya membutuhkan pemahaman terkait komponen apa saja yang termasuk serta tips efektif membuatnya.
Apalagi untuk sebagian perusahaan yang menerapkan jadwal masuk kerja karyawannya dengan sistem shift, perlu dijadwal agar operasional tetap berjalan selama 24 jam. Jam kerja shift ini berlaku untuk perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan, seperti restoran cepat saji atau perusahaan call center yang beroperasi 24 jam.
Hal penting yang harus diperhatikan saat membuat work schedule dengan sistem shift, yaitu dibuat sesuai aturan resmi serta tidak merugikan karyawan. Untuk itulah dalam menyusun jadwal kerja yang efektif harus menerapkan beberapa tips terbaik.
Sebagai aplikasi HRIS terbaik, BroadwaysHR memiliki fitur Time Management yang akan membantu tim HRD di perusahaan Anda dalam menyusun jadwal shift kerja dengan mudah dan cepat.
Komponen Menyusun Jadwal Masuk Kerja
Dalam menyusun jadwal masuk kerja karyawan yang efektif di perusahaan, HRD harus memperhatikan beberapa komponen penyusunnya berikut ini:
- Mencatat segala hal termasuk tugas dan tanggung jawab yang perlu dikerjakan.
- Mencatat shift termasuk lama jam kerja untuk masing-masing shift.
- Memasukkan tim kerja yang bekerja dalam satu shift.
- Mengumpulkan prioritas pekerjaan yang bersifat mendesak, jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
Baca juga: Aturan Jam Kerja yang Sesuai UU, Ini Tips Mengelolanya!
Tips Efektif Mengatur Jadwal Kerja Karyawan
1. Tetapkan Waktu Kerja yang Sesuai
Dalam penyusunan jadwal kerja, perusahaan harus mempertimbangkan waktu kerja yang ideal dan tidak melebihi batas maksimal jam kerja. Lamanya waktu kerja untuk setiap shift harus dihitung dengan cermat. Jangan sampai ada karyawan yang bekerja terlalu singkat, sementara yang lain overtime.
Untuk itu, tetapkan jam kerja yang sesuai dan ideal dalam satu shift. Biasanya, lama jam kerja untuk satu shift adalah 8 jam. Maka, buatlah satu kali shift 8 jam.
2. Pahami Kompetensi dan Kondisi Karyawan Anda
Untuk mengatur jadwal masuk kerja karyawan yang efektif, perusahaan harus dapat memahami kompetensi serta kondisi masing-masing karyawannya. Dalam hal ini termasuk mengukur kompetensi karyawan agar penjadwalan shift semakin mudah. Jika hal ini dilakukan dengan baik, maka HRD akan lebih mudah menempatkan karyawan yang kompeten untuk setiap shift kerja.
3. Menentukan Tim Kerja
Mengatur jadwal kerja yang efektif diawali dengan menentukan kelompok atau tim kerja dahulu. Bagi tim kerja secara adil dan merata agar tidak ada kesenjangan. Tujuan dibuat tim kerja nantinya agar tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan bisa dilaksanakan dengan baik dan optimal.
Bagi perusahaan yang beroperasi selama 24 jam, perlu membuat tiga tim kerja dengan jam kerja masing-masing selama 8 jam.
Sementara untuk perusahaan yang beroperasi dari pagi hingga sore hari, biasanya mempunyai dua shift kerja dengan dua tim yang berbeda.
4. Memilih Template Jadwal Kerja yang Tepat
Setelah melakukan beberapa tips di atas, pilihlah template penjadwalan kerja yang tepat agar jadwal kerja menjadi lebih teratur. Ada banyak pilihan online scheduling template yang sangat mudah dan praktis digunakan. Salah satunya, Anda bisa menggunakan fasilitas employee working scheduling dari BroadwaysHR untuk membuat jadwal harian, mingguan, bulanan hingga tahunan secara otomatis.
Contoh Jadwal Masuk Kerja 2 Shift
Sumber: www.hadirr.com
Buat Jadwal Masuk Kerja Karyawan dengan Aplikasi BroadwaysHR
Perusahaan tentunya perlu membuat jadwal masuk kerja bagi karyawannya dengan memanfaatkan fitur Time Management. BroadwaysHR menawarkan kemudahan bagi HRD untuk mengelola pencatatan waktu kerja yang secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan.
Layanan Time Management mengatur waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan overtime. Data absensi karyawan terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan.
Ikuti tutorial input employee working schedule di BroadwaysHR yang dipaparkan pada bagian berikut ini. Anda akan merasakan kemudahan mengatur jadwal kerja karyawan di perusahaan.
Pilih menu Employee Working Schedule yang bisa dibuat mingguan, 2 mingguan, bulanan, 6 bulanan, bahkan satu tahun. Saat input di Master Holiday, warna merah muda pada kalender adalah libur nasional, sementara warna orange adalah libur hari minggu.
Langkah pertama, input jadwal kerja selama 7 hari pertama sebagai pattern hingga akhir periode. Lalu copy pattern maka jadwal akan otomatis ter-copy hingga akhir periode yang dipilih. Copy data untuk copy jadwal karyawan di baris-baris berikutnya.
Jika akan tukar jadwal atau ganti jadwal bisa dengan langsung mengganti di tanggal tersebut dengan klik insert. Jadwal yang digunakan adalah jadwal yang terbaru.
Untuk lebih jelasnya Anda bisa lihat tutorial videonya di sini.
Tertarik berlangganan dan ingin mencoba free trial aplikasi BroadwaysHR selama 30 hari? Untuk informasi selengkapnya, hubungi kami di sini.
