Laporan Kegiatan: Fungsi, Jenis, Komponen & Contoh

Di dunia kerja, laporan kegiatan adalah salah satu jenis dokumen yang  rutin dibuat oleh karyawan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, laporan merupakan berita atau sesuatu yang dilaporkan. Sesuai dengan namanya, berita kegiatan tentunya berisi informasi tentang kegiatan tertentu di dalam perusahaan. Karena bersifat resmi, laporan tersebut harus dibuat dengan kaidah atau ketentuan dalam organisasi. Informasi selengkapnya, dapat Anda simak dalam artikel berikut ini.

Laporan Kegiatan Menurut Para Ahli

Laporan kegiatan adalah berita tertulis yang memuat informasi atas peristiwa atau kegiatan tertentu yang dibuat seseorang untuk diberikan kepada atasan sebagai bentuk pertanggung jawaban. Laporan tersebut biasanya dibuat setelah proses acara atau kegiatan selesai dengan panduan tertentu.

Beberapa ahli juga memiliki pendapat masing-masing dalam mengartikan apa itu laporan kegiatan. Menurut Wardani (2008), laporan kegiatan adalah serangkaian tulisan yang harus berisi informasi dengan didukung oleh data secara tuntas sesuai dengan fakta yang ditemukan serta disusun secara sistematis agar mudah untuk dipahami.

Lain halnya dengan Keraf (2001), mendefinisikan laporan kegiatan sebagai langkah komunikasi yang harus disampaikan kepada lembaga, organisasi, atau individu sebagai bentuk pertanggung jawaban.

Baca juga: 8 Komponen Laporan Gaji Karyawan yang Wajib Tercantum, Apa Saja?

Jenis-Jenis Laporan Kegiatan

Sumber: Freepik

Berita kegiatan juga terdiri dari beberapa jenis. Tercatat ada lima jenis laporan kegiatan yang meliputi laporan peristiwa, diskusi, kegiatan, perjalanan, dan juga penelitian. Penjelasannya dapat Anda simak sebagai berikut.

1. Laporan Peristiwa

Laporan peristiwa memuat informasi tentang sebuah peristiwa yang ditulis dalam bentuk teks deskriptif. Dalam proses pembuatannya, Anda bisa menerapkan unsur 5W 1H.

2. Laporan Diskusi

Seringkali pihak internal perusahaan mengadakan sesi diskusi terkait dengan perkembangan bisnis atau yang lainnya. Umumnya, akan ada karyawan tertentu yang ditunjuk untuk merangkum kegiatan diskusi atau yang disebut dengan notulen.

3. Laporan Kegiatan

Berbagai kegiatan seperti acara tahunan, darmawisata, kegiatan sekolah, pentas seni, dan sebagainya memerlukan laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban pasca kegiatan usai. Dengan kata lain, pembuatan laporan ini akan dimulai setelah seluruh kegiatan selesai.

4. Laporan Perjalanan

Laporan perjalanan berisi informasi tentang pengalaman yang dirasakan penulis. Umumnya, laporan tersebut ditulis secara urut dan memuat informasi yang bersifat naratif.

5. Laporan Penelitian

Laporan penelitian dihasilkan dari sebuah riset tertentu. Dalam pembuatannya perlu adanya analisis yang mendalam untuk menghasilkan sebuah laporan kegiatan yang kredibel.

Baca juga: 5 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Penting Keberadaannya

Fungsi Laporan Kegiatan

Meski terkesan sepele, berita kegiatan memiliki fungsi penting di dalam perusahaan, instansi, atau organisasi tertentu. Dengan adanya berita kegiatan tersebut, perusahaan dapat melakukan evaluasi dengan lebih mudah berdasarkan informasi yang terangkum di dalamnya.

Jadi, hal ini bisa mengantisipasi berbagai kendala yang mungkin bisa terjadi pada kegiatan-kegiatan berikutnya.

Selain sebagai bahan evaluasi, pembuatan laporan juga sangat penting karena menjadi bahan pertimbangan perusahaan dalam mengambil keputusan. Tak hanya itu saja, laporan kegiatan juga menjadi bukti tertulis terselenggaranya suatu acara atau agenda tertentu dalam suatu organisasi.

Baca juga: Penerapan Administrasi Perusahaan di Era Digital & Fungsinya

Komponen dalam Berita Kegiatan

Sumber: Freepik

Setiap jenis berita kegiatan biasanya memiliki komponen yang berlainan. Namun, secara garis besar terdapat kesamaan pola atau struktur laporan yang isinya adalah sebagai berikut.

1. Pendahuluan

• Latar belakang kegiatan

Pada bagian ini biasanya berisi gambaran singkat mengenai kegiatan yang telah berlangsung, serta alasan diadakannya kegiatan tersebut.

• Objek kegiatan dan strategi pelaksanaan

Bagian ini memuat informasi tentang pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan serta proses pelaksanaan kegiatan.

• Tujuan

Bagian ini menjelaskan tujuan dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

2. Isi Laporan

• Jenis kegiatan
• Waktu dan tempat
• Pelaksana kegiatan
• Pelaksanaan kegiatan
• Peserta
• Hambatan dan kesulitan
• Hasil kegiatan

3. Penutup

• Kesimpulan dan saran: berisi rangkuman laporan pelaksanaan kegiatan, serta masukan atas kekurangan untuk bahan evaluasi pada kegiatan selanjutnya.
• Lampiran: berisi bukti kegiatan dan dokumentasi seperti foto, nota, struk, anggaran kegiatan, bukti transaksi, dan lain-lainnya.

Baca juga: Contoh Implementasi Sistem HRIS di Perusahaan & 5 Manfaatnya

Contoh Laporan Kegiatan dalam Perusahaan

Untuk lebih memudahkan Anda dalam membuat laporan tersebut, simak contohnya di bawah ini!

Nama Kegiatan

Persami Angkatan 2022-2023

Latar Belakang

• Pramuka adalah salah satu organisasi dan kegiatan yang tidak terpisahkan dalam pendidikan nasional.
• Tujuan kegiatan ini adalah untuk melatih murid di luar jam kegiatan belajar mengajar.
• Kegiatan ini juga berorientasi untuk mempersiapkan anak didik menjadi bagian dari masyarakat luas.

Tujuan Kegiatan

• Meningkatkan keakraban dan tali persaudaraan pada semua murid.
• Melatih kemampuan siswa secara menyeluruh baik secara fisik, mental, spiritual, dan juga intelektual.
• Mempersiapkan siswa menjadi bagian dari masyarakat luas.

Anggaran Dana

Penyelenggaraan kegiatan ini menjadi tanggung jawab pihak sekolah secara penuh, sehingga murid-murid tidak akan dipungut biaya sama sekali.

Agenda Kegiatan

• Pelatihan leadership,
• Pemberian materi oleh Kepala Sekolah, dan
• Pelatihan spiritual.

Waktu Pelaksanaan

Kegiatan Persami angkatan 2022-2023 dilaksanakan pada hari Sabtu dan Minggu  di SMAN 7 Kota Yogyakarta.

Hasil Kegiatan

Berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan selama dua hari tersebut, sebanyak 150 siswa mengikuti kegiatan dengan tertib dan lancar.

Adapun 15 murid yang absen dari kegiatan sampai akhir disebabkan oleh kondisi tertentu yang kurang mendukung untuk melanjutkan kegiatan.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, acara berlangsung dengan baik dan lancar. Namun, terdapat beberapa kendala yang mengakibatkan agenda kegiatan sedikit mundur dari waktu yang seharusnya.

Oleh sebab itu, diharapkan panitia dapat mengantisipasi semua kendala apabila terjadi kejadian yang sama di masa depan.

Baca juga: 5 Cara Tepat Jaga HR Data Integrity Perusahaan Paling Efektif

Pada intinya, pembuatan laporan kegiatan terutama pada perusahaan sangat berguna bagi perkembangan organisasi itu sendiri. Oleh karena itu, hal ini perlu didukung dengan sistem dan teknologi yang mampu menjawab semua kebutuhan perusahaan.

Dalam hal ini, BroadwaysHR menjawab tantangan tersebut dengan menawarkan berbagai fitur-fitur terkait pengelolaan SDM dan pengembangan karyawan dengan cara-cara praktis dan otomatis seperti fitur Organization Development.

Klik di sini untuk mengetahui semua fitur-fitur di dalamnya dan jangan lewatkan untuk menikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!