Perhitungan Prorata Karyawan: Rumus dan Cara Hitungnya

Karyawan dengan kondisi tertentu, misalnya baru masuk atau memutuskan resign pada pertengahan bulan, mereka tidak menerima gaji bulanan utuh. Ini dinamakan dengan perhitungan prorata atau gaji proporsional. Intinya, perhitungan gaji prorata ini dilakukan berdasarkan lamanya jam kerja karyawan dalam satu bulan. Agar tidak salah hitung, mari simak ulasan mengenai ketentuan dan contoh perhitungan prorata karyawan yang dilakukan setiap perusahaan. 

Apa itu Gaji Prorata atau Proporsional?

Perhitungan prorata atau gaji proporsional adalah nominal upah kerja yang diterima karyawan dari perusahaan atas dasar lama masa kerja yang telah dijalani. Artinya, karyawan yang menerima gaji secara prorata tidak menerima upah kerja utuh dalam satu bulan, sehingga jumlahnya lebih sedikit. 

Lantaran karyawan tersebut biasanya baru masuk atau resign pada pertengahan bulan, sehingga gaji prorata dalam satu bulannya dihitung dari jumlah jam kerja dikalikan upah gaji bulanan yang telah ditandatangani dalam kontrak kerja.

Perhitungan gaji prorata juga berlaku untuk pekerja paruh waktu (part time), karyawan yang sedang cuti di luar tanggungan perusahaan. Cara perhitungan gaji dengan metode seperti demikian cukup adil bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri.

Kapan Gaji Prorata Diterapkan?

Ada banyak situasi di mana perhitungan gaji prorata perlu diterapkan. Contoh kasus umumnya termasuk:

• Saat karyawan bekerja kurang dari satu tahun
• Ketika karyawan bekerja kurang dari sebulan 
• Pada saat karyawan baru mulai masuk (belum kerja satu minggu penuh) atau mengundurkan diri pada pertengahan bulan
• Saat karyawan absen atau cuti selama satu hari penuh atau lebih 

Pada saat seorang karyawan sedang cuti, gaji mereka dapat diprorata berdasarkan jumlah hari mereka cuti. Misalnya, seorang karyawan yang mengambil cuti kerja selama lima hari karena sakit, perusahaan dapat memutuskan untuk memberikan gaji mereka setengahnya. Artinya, karyawan yang cuti sakit tidak menerima gaji penuh selama lima hari, namun mereka menerima setengahnya gaji.

Komponen Penentu Gaji Pokok

Sebelum melangkah pada perhitungan gaji prorata, pahami ketentuan mengenai gaji pokok terlebih dahulu. Dalam UU Nomor 3 Tahun 2003, gaji pokok minimal adalah 75% dari total pendapatan yang diterima karyawan setiap bulannya. Berdasarkan aturan ini, akan membuat perusahaan untuk mempertimbangakn cara terbaik untuk menghitung gaji pokok dan beberapa faktor penentu gaji pokok.

Setelah menentukan gaji pokok, maka penghitungan prorata juga mudah dilakukan. Berikut ini beberapa faktor penentu dalam perhitungan gaji prorata karyawan, antara lain:

• Skala Gaji

Penentuan gaji pokok untuk setiap jabatan umumnya merujuk pada dasar atau pedoman yang dimiliki perusahaan. Ini termasuk dengan melakukan riset hingga perhitungan mandiri menyesuaikan aturan yang berlaku. Setelah itu, penentuan besaran gaji untuk setiap karyawan dilakukan oleh HRD pada saat job offering.

• Value dari Pekerjaan

Ada beberapa value yang dapat memengaruhi pekerjaan, misalnya terkait lokasi kerja. Perbedaan gaji biasanya juga menyesuaikan tingkat kesulitan masing-masing posisi. 

• Pengaruh pada Perusahaan

Komponen penentu berikutnya adalah pengaruh suatu pekerjaan terhadap perusahaan. Seorang karyawan dapat menerima gaji yang cukup tinggi jika posisinya sangat berpengaruh serta memiliki kinerja yang baik.

Langkah dan Rumus Perhitungan Prorata Karyawan

Meski perhitungan gaji prorata tampak lebih sulit, namun telah ada rumus perhitungan gaji yang berhak diterima karyawan sesuai Keputusan Menteri Nomor Kep. 102/MEN/VI/2004. Cara perhitungannya dimulai dengan menghitung rumus upah per jam dan jumlah jam kerjanya lebih dahulu. Berikut rincian rumusnya yang harus dihitung:

• Hitung Upah per Jam

Untuk menghitung gaji prorata, hitung dulu upah per jam yang diterima karyawan.

Upah bulanan (gaji pokok dan tunjangan tetap) dibagi 173

Upah per jam = upah sebulan : 173

• Hitung Jumlah Jam Kerja Karyawan

Hitung total jumlah jam kerja yang telah dilakoni karyawan dengan rumus:

Jumlah jam kerja = jumlah hari x jumlah jam kerja

• Menghitung Gaji Prorata

Gaji Prorata = Upah per jam x Jam kerja x Jumlah hari efektif kerja

Contoh Soal Perhitungan Prorata Karyawan

Contoh soal perhitungan prorata untuk karyawan berdasarkan peraturan Depnaker.

Rizka masuk kerja sebagai karyawan di PT Abadi Jaya terhitung pada tanggal 15 Mei 2023 (pertengahan bulan) dan akan menerima gaji prorata. Besar nominal gaji yang telah disepakati Rizka dan perusahaan yang merekrutnya di dalam surat kontrak kerja adalah Rp 6.000.000 per bulan. Rizka memiliki jam kerja 5 hari dalam satu minggu selama 8 jam per harinya.

Dengan menghitung upah per jam, maka pertama hitung terlebih dahulu jumlah hari kerja Rizka selama bulan Juni 2023 adalah 12 hari kerja (tidak termasuk Sabtu dan Minggu, dan hari libur). Berapa gaji prorata yang diterima Rizka?

Rumus perhitungan upah per jam : (1/173) x Rp 6.000.000 = Rp 34.682

Setelah mengetahui upah per jam yang diterima Rizka sebesar Rp 34.682 per jam-nya, maka perhitungan gaji prorata dapat dilakukan.

Upah Mei 2023 : Rp 34.682 x 8 jam kerja x 12 hari kerja = Rp 3.329.479

Prorata artinya karyawan tidak akan mendapatkan gaji secara utuh selama 1 bulan penuh. Untuk penyusunan dan rekapitulasi gaji prorata yang lebih sistematis, akurat, dan transparan, perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi HR berbasis cloud seperti BroadwaysHR. 

Melalui fitur Compensation and Benefit, tim HR tidak perlu lagi melakukan perhitungan prorata secara manual karena semua komponen gaji sudah terhitung secara otomatis dan terintegrasi melalui sistem. Ayo gunakan BroadwaysHR untuk fleksibilitas sistem penggajian ke karyawan dengan menghubungi kami di sini.