Training Needs Analysis: Definisi, Manfaat & 6 Tahapannya

Persaingan industri yang semakin ketat, membuat perusahaan memutar otak untuk bisa menyesuaikan dengan perkembangan dan perubahan zaman. Umumnya, perusahaan akan memulainya dari sumber daya manusia yang dimiliki. Karyawan bukan sekedar individu yang dibayar untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu saja, tapi juga merupakan aset perusahaan yang berperan penting dalam kelangsungan bisnis organisasi di masa depan. Salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan skill dan kompetensi SDM adalah membuat program pelatihan kerja, workshop, coaching, dan sejenisnya. Namun, hal ini perlu direncanakan dengan matang karena membutuhkan biaya yang cukup besar. Pihak manajemen SDM bisa menerapkan training needs analysis untuk memastikan karyawan mendapatkan pelatihan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Informasi selengkapnya bisa Anda baca sebagai berikut.

Definisi Training Needs Analysis

Training needs analysis adalah proses menetapkan jenis pelatihan yang tepat untuk diberikan kepada karyawan dengan cara sistematis. Setelah berhasil menentukan jenis training yang sesuai dengan kebutuhan karyawan, selanjutnya perusahaan akan membuat rincian serta cara implementasinya.

Umumnya, proses ini menjadi tanggung jawab departemen HRD dan direncanakan secara matang sebelum program training dimulai. Persiapan yang dilakukan sejak dini akan meminimalisir kesalahan pada proses penerapannya di kemudian hari, sehingga program pelatihan bisa berjalan secara tepat sasaran.

Perlu Anda ketahui bahwa analisis kebutuhan training di perusahaan dilakukan untuk mengetahui potensi, serta kekurangan dan kelebihan pada tiap individu. Hal ini nantinya berguna untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan selama bertugas.

Departemen HRD, dalam hal ini akan menunjuk seorang spesialis yang bertanggung jawab dalam melakukan proses identifikasi program pelatihan kerja yang tepat. Hal ini penting agar susunan rencana training karyawan dapat disesuaikan dengan kebutuhan SDM dan tujuan organisasi.

Baca juga: Selain Hemat Budget, Ini 4 Keuntungan Lain In House Training

Manfaat Training Needs Analysis

Proses analisis kebutuhan pelatihan kerja akan membawa segudang manfaat bagik bagi karyawan dan juga perusahaan. Apa saja itu? Rangkumannya dapat Anda simak sebagai berikut.

1. Mencegah timbulnya kesenjangan keterampilan antar individu di tempat kerja yang bisa menyebabkan masalah serius apabila diabaikan.
2. Memudahkan tim HRD dalam menentukan prioritas pelatihan kerja yang harus diutamakan.
3. Membantu pihak manajemen SDM dalam memutuskan urgensi training karyawan, sehingga program pelatihan kerja tidak akan berakhir sia-sia.
4. Menentukan SDM di perusahaan yang berhak dan wajib mendapatkan pelatihan atau training karyawan.
5. Membantu tim HR dalam merencanakan program pelatihan kerja lainnya di masa depan.

Baca juga: HR Wajib Tahu! Ini 4 Perbedaan Seminar dan Workshop

Metode Training Needs Analysis

Sumber: Freepik

Umumnya, training needs analysis dilakukan dengan berbagai metode. Setiap perusahaan mungkin punya cara yang berbeda dalam membuat analisis kebutuhan pelatihan kerja tersebut. Berikut ini adalah beberapa metode yang kerap jadi opsinya.

1. Observasi Langsung

Observasi langsung merupakan metode yang kerap dipilih untuk mengumpulkan informasi terkait kesenjangan antara skill dan performa kerja karyawan.

Hal-hal yang menjadi fokus utama pada metode ini di antaranya adalah observasi metodologi kerja yang bersifat teknis, aspek fungsional pada sebuah jabatan, dan perilaku pekerja. Perusahaan dapat merangkum hasil observasi tersebut secara kualitatif maupun kuantitatif.

2. Berkomunikasi Langsung dengan Karyawan

Selain observasi, berkomunikasi dengan karyawan secara langsung secara tatap muka maupun daring juga menjadi cara yang tepat dalam membuat training needs analysis. Bahkan cara ini dianggap lebih efektif karena tim HRD bisa menggali lebih dalam mengenai informasi yang dibutuhkan.

3. Focus Group

Tim HR juga bisa membentuk sebuah focus group untuk menampung semua masalah yang dihadapi karyawan secara berkelompok. Setiap karyawan dapat berdiskusi satu sama lain dan mengidentifikasi jenis training yang mereka butuhkan berdasarkan kebutuhan pada tiap-tiap individu.

4. Menyebarkan Survey

Apabila tidak punya cukup waktu untuk melakukan wawancara pada karyawan, Anda bisa memilih opsi survey dalam bentuk kuisioner. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa pilihan ganda, pertanyaan terbuka, atau kombinasi keduanya.

5. Feedback dari Pelanggan

Selain menggunakan metode internal, beberapa perusahaan juga melakukan analisis berdasarkan umpan balik pelanggan, terutama pada bisnis berbasis pelayanan atau jasa. Feedback pelanggan justru dianggap lebih objektif dan jujur karena informasi yang diperoleh murni berdasarkan pengalaman konsumen.

Baca juga: 5 Manfaat Coaching untuk Strategi Bisnis Makin Berkembang

Tahapan dalam Training Needs Analysis

Sumber: Freepik

Proses analisis terjadi secara bertahap yang dimulai dari menganalisis kesenjangan performa hingga nanti sampai pada peninjauan ulang. Penjelasannya dapat Anda simak di bawah ini.

1. Analisis Performance Gap

Langkah pertama dalam training needs analysis yaitu melakukan analisis kesenjangan antara performa dan skill karyawan. Dalam hal ini, tim HRD dapat membandingkan kinerja karyawan sekarang dengan tingkat produktivitas yang dituntut perusahaan.

2. Analisis Akar Masalah

Selain menganalisis kesenjangan antara performa dan keterampilan karyawan, Anda juga perlu membuat analisis penyebab utama dari gap tersebut. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan di antaranya adalah sumber daya, skill, insentif, saran dan kritik, serta motivasi.

3. Analisis Kebutuhan

Tahapan berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan. Hal ini tentunya masih berhubungan dengan akar masalah dari kesenjangan gap tadi. Analisis ini biasanya mencakup pekerjaan, tanggung jawab, profil, benefit, dan kondisi lingkungan.

4. Ketentuan Hukum

Setelah berhasil melakukan identifikasi dan menentukan jenis pelatihan yang akan dilakukan, Anda juga harus memastikan ketentuan hukum yang berlaku. Usahakan untuk membuat training karyawan dengan materi pelatihan yang tidak bertentangan dengan hukum yang ada.

5. Rekomendasi Hasil Rancangan

Tahapan berlanjut pada merekomendasikan hasil rancangan pelatihan yang akan diberikan kepada atasan.

6. Peninjauan Ulang

Tahap terakhir dalam analisis kebutuhan training karyawan adalah melakukan review atau peninjauan ulang. Hasil review tersebut nantinya akan memudahkan tim HR dalam membuat evaluasi perencanaan training karyawan yang ideal di masa depan.

Baca juga: 9 Box Talent Management: Manfaat, Teknik, dan Implementasinya

Training needs analysis menjadi langkah awal dalam menentukan jenis pelatihan kerja yang akan diberikan ke karyawan. Oleh karena itu, perusahaan juga harus memaksimalkan prosesnya dengan memanfaatkan software HRIS seperti BroadwaysHR. Aplikasi HR berbasis cloud tersebut menawarkan banyak fitur unggulan yang menjawab kebutuhan perusahaan dalam mewujudkan pengelolaan karyawan secara praktis dan otomatis.

Fitur Organization Development yang ada di dalamnya akan membantu perusahaan dalam melakukan proses analisis secara tepat dengan berorientasi pada tujuan dan budaya perusahaan. Daftar sekarang juga di sini untuk mendapatkan layanan free trial aplikasi selama 30 hari!