6 Langkah Efektif Membuat Rencana Program Kerja untuk Tim, Sudah Coba?

Program kerja secara menyeluruh dan terperinci adalah kunci keberhasilan untuk mencapai tujuan perusahaan. Keberhasilan maupun kegagalan suatu proyek tergantung pada tahap perencanaan program kerja yang dilakukan sejak dini. Tak hanya memastikan proyek kerja tim Anda berhasil, namun juga mencapai tujuan yang tepat. Mari simak panduan langkah demi langkah dalam membuat program kerja yang direncanakan dengan sempurna untuk tim Anda dan memaksimalkan peluang kesuksesan.

Apa itu Program Kerja dalam Perusahaan?

Program kerja adalah dokumen yang menguraikan seluruh langkah untuk mengambil alih jalannya proyek, memecahnya menjadi beberapa bagian sedetail mungkin dan membagi pekerjaan anggota tim. Garis besarnya, penyusunan rencana program kerja (proker) ini menguraikan semua target hasil, tugas, pencapaian, pendanaan, sumber daya, dan informasi lain terkait proyek. Dengan kata lain, dokumen proker yang disusun harus menggambarkan secara komprehensif bagaimana sebuah proyek perusahaan akan diselesaikan.

Apa Tujuan Program Kerja Dibuat?

Sumber: Freepik

Rencana proker yang disusun di awal akan bertindak sebagai roadmap Anda dan tim untuk keseluruhan proyek. Tak hanya membuat Anda dan tim tetap teratur, namun juga akan memastikan bahwa Anda mendapatkan dukungan dari key stakeholders, departemen terkait, pemimpin yang relevan, dan masih banyak lagi.

Manfaat Dokumen Program Kerja untuk Perusahaan dan Tim

Manfaat rencana proker yang disusun dengan rapi dan mendetail akan membantu mengelola ekspektasi, baik di tingkat pemangku kepentingan perusahaan maupun di tingkat manajerial dan anggora tim. Setiap tim yang memulai proyek kerja dengan langkah yang tepat juga berpeluang bekerja lebih baik, sistematis, dan mencapai tujuan perusahaan.

Tahapan dalam Membuat Program Pekerjaan

Sumber: Freepik

Rencana kerja yang disusun dan dipikirkan dengan matang merupakan kunci keberhasilan suatu proyek. Itu sebabnya, Anda dan tim atau departemen Anda harus melakukannya dengan benar pertama kali sebelum mengeksekusi sebuah proyek pekerjaan. Berikut adalah 6 tahapan sederhana yang harus Anda lakukan saat membuat program kerja.

1. Tetapkan Tujuan yang Spesifik

Setiap proyek yang dilakukan bersama memerlukan visi yang jelas agar tidak membuang waktu menemukan alasan mengapa proyek tersebut dilakukan. Tetapkan tujuan yang bersifat ambisius namun dapat dicapai oleh Anda dan tim. Langkah penetapan tujuan yang spesifik ini penting untuk membantu mengatur setiap langkah berikutnya dan memberikan motivasi kepada tim Anda untuk melaksanakan proyek tersebut.

Pembuatan visi proyek kerja juga harus mempertimbangkan visi perusahaan secara keseluruhan. Jika tujuan dari awal sudah bertentangan dengan perusahaan, tentu saja proker yang akan dilaksanakan akan dinilai gagal di mata pimpinan perusahaan meskipun berhasil menurut standar Anda. 

2. Menentukan Sasaran (Objectives) dan Hasil (Deliverable)

Dengan tujuan atau visi proyek yang telah ditentukan di awal, inilah saatnya Anda untuk menguraikan sasaran/objektif dan hasil seperti apa yang harus didorong oleh tim Anda untuk mencapai tujuan tersebut. 

Misalnya, sasaran Anda adalah mencapai pencapaian 25% dalam referral selama kuartal berikutnya. Akan tetapi sasaran yang lebih baik mungkin adalah “mendapatkan 75 customer per minggu untuk referral”. Hasil ini merupakan aksi spesifik yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran yang lebih luas lagi. Manajemen waktu juga sangat penting dengan menetapkan tenggat waktu atau deadline untuk mencapai setiap tujuan. Berikan hadiah kepada tim Anda jika mereka telah mencapai target berupa insentif untuk meningkatkan produktivitas dan membuat mereka merasa dihargai.

3. Membuat Daftar Sumber Daya (Resource) dan Penganggaran

Setelah mengetahui apa yang ingin Anda capai dan bagaimana cara mencapainya, kini saatnya untuk mengidentifikasi sumber daya apa yang diperlukan. Ibaratnya, sumber daya yang diperlukan untuk keberhasilan proyek adalah bahan bakar untuk mencapai tujuan tersebut. 

Sumber daya mengacu pada peralatan, bahan, ruang, dan tentu ruang kerja. Komponen tersebut adalah segala sesuatu yang terbatas untuk menjalankan sebuah proyek. Oleh karena itu, lakukan brainstorming dan buat daftar setiap sumber daya secara mendetail dengan tim Anda. Anda juga harus melakukan penganggaran dengan merinci biaya dan pengeluaran sesuai sumber daya yang ditentukan. Cara ini penting untuk mudah melihat di di mana dana lebih banyak dibutuhkan dan di mana letak permasalahan dalam pengeluaran.

Sumber: Freepik

4. Identifikasi Hambatan

Tidak ada rencana proker yang berlangsung tanpa hambatan. Anda harus mengidentifikasi potensi hambatan yang dapat mencegah keberhasilan proyek. Anda juga harus tetap membuat plan cadangan untuk setiap skenario yang disusun. Selain mengidentifikasi hambatan, buatlah beberapa cara alternatif agar proyek tetap dapat berjalan meskipun sumber dayanya dialihkan.

5. Susun Langkah Demi Langkah Proyek Tim

Delegasikan setiap peran dan tanggung jawab kepada anggota dalam setiap langkahnya dalam proyek. Jika Anda tidak menginstruksikannya, maka proyek mungkin tidak akan selesai karena tidak ada yang tahu siapa yang harus menyelesaikannya hingga berbuntut pada penundaan proyek. Langkah dalam membuat rencana program kerja ini juga akan membantu Anda dalam manajemen beban kerja. Hasilnya maka akan jelas pembagian kerja setiap tim atau divisi dalam kontribusi untuk menyelesaikan proyek.

6. Jalankan dan Evaluasi

Segera mulai laksanakan proyek yang telah tertuang dalam perencanaan proker. Setelah berjalan, evaluasi bagaimana berjalannya program kerja secara berkala. Kemungkinan Anda menemui beberapa problem dalam penyesuaian kerja, namun hal ini tentu telah Anda antisipasi sebelumnya saat mengidentifikasi hambatan. Anda harus memiliki rencana cadangan. Jika Anda telah merencanakan proyek dengan matang, Anda harus fleksibel untuk melakukannya

Contoh Template Rencana Kerja

Baca juga: 5 Jenis Struktur Organisasi Perusahaan yang Cocok untuk Bisnis Anda, Apa Saja?

Jika Anda dan tim belum pernah membuat rencana program pekerjaan sebelumnya, sekaranglah saatnya untuk memulainya. Identifikasi proyek sederhana dalam jangka waktu terdekat dan di masa depan menggunakan langkah-langkah pembuatannya di atas. Evaluasi seberapa baik dan efektif rencana proyek kerja Anda dalam menyelesaikan pekerjaan.

Jangan lewatkan untuk memilih software untuk membantu Anda mengelola perencanaan work program and plan. BroadwaysHR menawarkan kemudahan mengelola administrasi dan dokumen perusahaan menggunakan sistem berbasis cloud yang terintegrasi dan akurat. Segala product features yang diperlukan untuk mengembangkan perusahaan tersedia pada kami. Kami juga menawarkan Uji Coba Gratis dan kami siap membantu Anda dalam memberikan solusi dan layanan terbaik dalam mengelola HR dan payroll management. Hubungi kami di sini.