Ketahui 4 Aspek Penting dari Screening Interview Karyawan di Sini!
Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan agar perusahaan benar-benar menemukan kandidat yang paling sesuai. Setelah kandidat mengirim CV, recruiter akan melakukan proses yang panjang dimulai dari screening karyawan dari CV. Jika informasi yang diberikan oleh kandidat di CV sesuai dengan kualifikasi oleh perusahaan, tentu saja kandidat tersebut akan lolos ke tahapan selanjutnya. Tahapan selanjutnya adalah screening interview kepada kandidat yang sudah lolos screening CV. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih mendalam mengenai proses wawancara screening untuk karyawan.
Pengertian Screening Interview
Sumber: iStockPhoto
Wawancara atau screening interview adalah penyaringan adalah salah satu tahapan penyaringan dalam proses rekrutmen dengan cara memverifikasi informasi pelamar melalui CV. Recruiter akan melakukan proses ini tepat setelah membaca sekilas CV pelamar dan surat lamaran kerja terkait kecocokan deskripsi pelamar dengan kualifikasi dan keahlian yang perusahaan butuhkan.
Dengan demikian, proses screening melalui wawancara ini tidak dapat disepelekan oleh pelamar. Sebab tahapan ini menjadi tahapan awal sebagai gerbang untuk lanjut ke tahapan proses rekrutmen selanjutnya. Oleh karena itu, menginput atau memasukkan data dan informasi ke dalam CV harus dilakukan secara jujur dan profesional.
Proses Wawancara Screening
Sebelum dilakukan wawancara screening, biasanya tahap awal dari proses rekrutmen adalah mengirimkan berkas CV dan dokumen lainnya. Setelah pihak Human Resource Division (HRD) mengecek berkas dan dokumen pelamar, mereka akan melakukan seleksi berkas yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Calon kandidat yang lolos itulah yang kemudian maju ke tahapan selanjutnya adalah screening interview.
Tahap ini juga menjadi penentu apakah pelamar memenuhi syarat awal yang dibutuhkan oleh perusahaan atau tidak. Sehingga pelamar tidak boleh meremehkan dan menganggap remeh tahapan penyaringan ini. Untuk mengetahui lebih jelas, berikut adalah beberapa tahapan screening interview yang biasa dilakukan oleh recruiter perusahaan.
1. Review CV
Tahapan awal dalam melakukan penyaringan adalah dengan screening atau review CV pelamar. Biasanya, recruiter akan menggunakan bantuan aplikasi HRD seperti BroadwaysHR untuk memudahkan menyaring CV dengan jumlah banyak. Namun, para recruiter tetap memperhatikan beberapa informasi yang terdapat dalam CV karena kemungkinan ada informasi yang tidak terdeteksi dengan sistem ATS tersebut.
2. Review Cover Letter
Cover letter juga menjadi salah satu pertimbangan recruiter guna meloloskan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Dokumen satu ini menjadi tambahan penilaian recruiter karena biasanya mereka mencari kandidat yang menarik perhatian. Meskipun cover letter mampu menambah penilaian, tetapi dari segi persyaratan tidak semua perusahaan membutuhkan cover letter sehingga hal tersebut kembali lagi kepada kebijakan perusahaan.
3. Screening Melalui Panggilan Telepon Seluler atau Video
Setelah recruiter mendapatkan nama-nama calon kandidat terpilih mereka akan melakukan wawancara melalui panggilan telepon seluler. Namun, terkadang ada juga recruiter atau interviewer dengan menggunakan panggilan video atau secara langsung mengundang pelamar ke kantor. Umumnya, tahapan wawancara akan berlangsung dengan cukup singkat. Selama proses berlangsung, recruiter hanya akan menanyakan terkait beberapa hal seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja dan kemampuan apa saja yang dikuasai oleh pelamar.
Selain itu, recruiter melakukan tahapan ini dengan menggunakan panggilan guna memastikan kandidat yang melamar pekerjaan aktif dan dapat dihubungi. Recruiter juga akan menilai komunikasi pelamar saat menjawab terkait pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
4. Penentuan Kandidat Terbaik
Hasil dari tahapan penyaringan ini akan memudahkan recruiter untuk menentukan kandidat terbaik yang dinilai cocok dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Di tahap ini, recruiter juga akan menilai latar belakang pelamar terkait jejak digital guna memastikan pelamar tidak memiliki jejak digital yang negatif. Kandidat yang lolos ini yang kemudian lanjut ke tahapan selanjutnya untuk melakukan interview atau wawancara dengan user atau manajer.
4 Aspek Penting dalam Wawancara Screening Pelamar
Sumber: iStockPhoto
1. Buat Daftar Basic Requirements yang Wajib Dimiliki Kandidat
Ini adalah langkah untuk memastikan syarat wajib yang harus dimiliki oleh kandidat. Jika sudah memiliki list persyaratan tersebut, Anda dapat melakukan screening berdasarkan hal-hal dasar yang bersifat teknis dan menjadi keharusan.
Ketentuan dasar ini bisa berupa penamaan berkas, CV yang tidak boleh lebih dari 2 halaman, pas foto yang harus menggunakan latar belakang dengan warna tertentu, hingga kelengkapan dokumen seperti ijazah dan transkrip nilai semasa kuliah, apa pun yang memudahkan Anda dalam memilah nantinya
Meskipun terlihat sangat mendasar dan mudah, hal ini sangat penting diperhatikan karena bisa memberi sedikit gambaran tentang pelamar. Idealnya, pelamar yang memenuhi seluruh persyaratan dasar menandakan bahwa ia termasuk orang yang teliti dan perhatian terhadap detail.
2. Memindai Kualifikasi yang Cocok dengan Kebutuhan
Setelah mengecek kelengkapan persyaratan dasar, langkah selanjutnya melibatkan melihat resume yang memenuhi persyaratan dasar sedikit lebih dalam untuk mencari atribut kualitatif yang mungkin dibawa oleh kandidat tersebut. tahap ini, perekrut harus sangat hati-hati dalam memindai kualitas kandidat. Beberapa kriteria yang dapat Anda persiapkan adalah dengan menuliskan hal-hal berikut:
- Must have skills. Tulis daftar berisi kemampuan apa saja yang harus dimiliki kandidat. Pastikan bahwa setiap skills memang diperlukan untuk posisi yang sedang dicari. Daftar ini akan membantu Anda mencoret nama kandidat yang tidak memiliki keterampilan tersebut.
- Must have experience. Buatlah daftar berisi pengalaman yang harus dimiliki kandidat. Baik itu pengalaman memimpin tim, menulis konten digital selama beberapa tahun, terlibat dalam proyek khusus, dan sebagainya.
- Advantages. Susun daftar berisi kemampuan, pengalaman, dan hal-hal lain yang menurut Anda dapat menjadi nilai tambahan bagi para kandidat pelamar kerja.
Hal-hal ini dapat Anda lihat dan pelajari dari pengalaman-pengalaman yang dicantumkan di CV kandidat pelamar kerja, karena bisa saja pelamar tidak mencantumkan hal tersebut secara langsung. Sehingga Anda perlu sangat jeli memeriksa isi CV kandidat.
3. Mencocokkan Keseluruhan Deskripsi Kandidat dengan Perannya
Ini mungkin pertama kalinya selama penyaringan perekrut melihat kandidat lebih dari sekedar CV dan mencoba mencocokkan persona karyawan secara keseluruhan (dengan kualifikasi yang harus dimiliki dan memang benar-benar dimiliki) dengan deskripsi pekerjaan. Anda dapat menuliskan deskripsi pekerjaan secara jelas dan mencocokan dengan kualifikasi yang dimiliki kandidat apakah secara holistik kandidat sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Jika sesuai, maka disinilah kandidat dipilih untuk melanjutkan ke tahap wawancara dan seleksi.
4. Menggunakan Recruitment Management System atau Applicant Tracking System
Dewasa ini, penggunaan aplikasi dan sistem berbasis cloud penunjang rekrutmen semakin berkembang. Recruitment Management System (RMS) dan Applicant Tracking System (ATS) adalah jenis sistem yang mampu membantu perekrut dalam mencari, memilah, mengatur jadwal wawancara, hingga pengaturan onboarding. Dengan teknologi kecerdasan intelijen (AI), perekrut bisa mendapatkan hasil yang lebih cepat dan cukup akurat dalam proses screening lamaran. Penggunaan salah satu sistem ini bisa menjadi alternatif dan penolong bagi perekrut yang sangat mengutamakan kecepatan dan efisiensi.
Pemanfaatan Teknologi dalam Screening Kandidat Melalui BroadwaysHR
Sebagai tahapan awal dalam sebuah proses rekrutmen, tentu kandidat perlu menyiapkan dokumen yang sesuai dengan persyaratan perusahaan. Selain itu, screening juga tidak hanya dilakukan saat proses rekrutmen tetapi dapat digunakan untuk karyawan yang menginginkan promosi jabatan.
Manajemen HR menjadi satu-satunya yang memiliki wewenang terkait sumber daya manusia dalam perusahaan termasuk proses rekrutmen. Oleh karena itu, untuk membantu HR dalam menjalani setiap job desk-nya diperlukan sarana yang mendukung untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam bekerja. BroadwaysHR merupakan aplikasi yang memiliki fitur Employee Self-Service yang memudahkan karyawan menginput data secara mandiri. Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk memudahkan pekerjaan Anda sebagai HR secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.