Plus Minus Software HRD untuk Bisnis Anda, Ada HRIS dan HRMS

Software HRD seiring waktu telah menjadi digital tool yang penting untuk mengelola, mengatur, dan menyelesaikan berbagai urusan human resource. Anda mungkin mendengar jenis-jenis software HRD yang berbeda seperti HRIS dan HRMS. Keduanya sama-sama digunakan untuk membantu meringankan beban kerja HR yang seabrek di perusahaan. Lalu apa perbedaan serta kelebihan dan kekurangan dari kedua software HRD ini. Check this out!

Apa Bedanya HRIS dan HRMS?

Sebelum mengetahui lebih jauh tentang software HR yaitu HRIS dan HRMS, Anda perlu tahu perbedaan kedua istilah ini. Software HRIS dan HRMS sama-sama digunakan HR untuk mengelola serta memonitor kinerja karyawan. 

HRIS atau Human Resource Information System merupakan perangkat lunak atau software yang fungsinya membantu tugas HR, menggunakan sistem yang mengintegrasikan pengelolaan data karyawan dan tugas pokok HRD. 

Fungsi-fungsi utama HR yang dijalankan dalam HRIS antara lain rekrutmen online, administrasi, kompensasi, tunjangan, training, employee self service, dan pelaporan. Sistem paling dasar dalam software HRD ini terus dikembangkan menjadi HRMS.

Human Resource Management System atau HRMS mengelola seluruh fitur HRIS dengan tambahan fitur penggajian (payroll), waktu, dan upah. Penggunaan software HRMS cocok untuk perusahaan menengah dan besar karena memiliki cakupan dan karyawan yang banyak.

Kelebihan dari Software HRIS dan HRMS

Pokoknya, baik software HRIS dan HRMS keduanya sama-sama digunakan untuk meringankan tugas HRD dalam meningkatkan kinerja karyawan. Tentunya kedua software ini memiliki kelebihan yang terletak pada sistem dan fitur layanannya.

Simak kelebihan dari software HRIS sebagai berikut ini:

• Berkaitan Human Capital Management, input informasi karyawan untuk pendelegasian banyak tugas hanya perlu dilakukan sekali oleh HRD. Apabila ada perubahan informasi karyawan dapat langsung di-update di satu tempat.
• Seluruh data yang ter-input telah terintegrasikan dengan baik dalam sistem HRIS. Keuntungan ini menjadikan proses pelaporan dan analisis jadi lebih baik.
• Tingkat keakuratan kumpulan data di dalam sistem HRIS, dinilai tinggi. Tentunya kondisi ini dapat meminimalisir adanya kesalahan hitung.
• Tersedianya fitur layanan mandiri karyawan (employee self service) yang efektif serta menghemat waktu kerja HRD. Secara mandiri, karyawan leluasa mengakses sistem untuk input data, mengubah data, atau mengambil data pribadi mereka.
• Dengan fitur Time Management, sistem HRIS dapat menjadwalkan tugas HRD, misalnya penilaian kinerja hingga deadline penggajian. Nantinya sistem akan secara otomatis mengirimkan notifikasi dan reminder untuk tugas yang belum dilakukan.
• Ada pula fitur pengelolaan rekrutmen online yang meliputi applicant tracking system, manajemen, dan pelaporan. 

Baca juga: 5 Tips Jitu Rekrutmen Online Karyawan Baru yang Efektif

Hampir seluruh kelebihan HRIS terdapat dalam HRMS. Dengan tambahan fitur penggajian, waktu, dan upah, berikut ini beberapa kelebihan ekstra dari penggunaan software HRMS.

• Memanfaatkan fitur Payroll Management, HR dapat mengawasi detail gaji karyawan serta komponennya, kapan pencairan gaji tepat waktu, hingga penyetoran pajak secara berkala.
• Sistem HRMS dapat mengatasi permasalahan rekrutmen, training, penilaian kinerja, promosi jabatan, mutasi, hingga pemeliharaan karyawan.
• HRMS membantu meringankan tugas administratif, seperti pengumpulan data terpusat, otomatisasi alur kerja, serta meningkatkan visibilitas bisnis dengan grafik dan bagan.

Kekurangan Software HRIS dan HRMS untuk HRD

Kedua software HRD ini dalam pengaplikasiannya sangat meringankan beban kerja HRD. Namun kedua software ini tetap memiliki kekurangan yang perlu Anda ketahui.

Adapun kekurangan dari software Human Resource Information System adalah sebagai berikut:

• Terkait jaminan keamanan data dan sistem yang menjadi kekhawatiran para user. Sistem yang digunakan HR harus ketat dalam pencegahan akses ilegal menuju data sensitif dan bersifat rahasia. Untuk mewujudkannya, sistem membutuhkan keterlibatan banyak ruang serta otoritas yang harus dipantau secara keseluruhan.
• Pemasangan software dengan penyimpanan data yang besar memerlukan biaya perawatan dan pengeluaran yang banyak.

Sementara itu, kekurangan dari penggunaan software HRMS adalah:

• Sistem HRMS tidak cocok diaplikasikan untuk UKM dikarenakan biaya pengaplikasiannya yang sangat tinggi. Namun UKM dengan HR terbatas, tetap dapat memakai software system berbasis cloud yang lebih ringan dari segi biayanya.
• Membutuhkan biaya lebih untuk merekrut spesialis IT dalam mengelola dan memelihara software. 

Itulah uraian mengenai kelebihan serta kekurangan kedua software HRD, yaitu HRIS dan HRMS di perusahaan. HR maupun pimpinan perusahaan penting untuk mengetahui informasi ini sebelum mengaplikasikan sistem HRIS atau HRMS di perusahaannya. Hal yang pasti, kelebihan dari aplikasi HR adalah membantu meringankan tugas HRD serta mendorong bisnis perusahaan.

BroadwaysHR hadir sebagai salah satu penyedia software HRIS nomor 1 di Indonesia. siap membantu perusahaan untuk mengelola karyawan, merampingkan operasional, proses payroll yang lebih mudah, dan meningkatkan layanan kepada karyawan. 

Dalam lingkup rekrutmen karyawan yang menuntut lebih banyak kebebasan, fleksibilitas, dan work-life balance, HRIS adalah pilihan tepat dan mudah beradaptasi, sehingga beban perusahaan dapat dikelola dengan baik.

Hubungi BroadwyasHR di sini untuk informasi lebih lanjut. Nikmati penawaran FREE TRIAL dari kami hanya untuk Anda.