6 Fungsi Utama Supervisor dalam Pengelolaan Perusahaan, Anda Perlu Tahu!

Untuk Anda yang sedang mempertimbangkan posisi supervisor atau hanya ingin tahu tanggung jawabnya dalam perusahaan, penting untuk memahami fungsi supervisor atau penyelia di tempat kerja. Supervisor adalah pihak yang bertugas mengawasi dan mengelola tim atau individu untuk memastikan bahwa mereka bekerja secara efektif dan puas dengan peran mereka. Istilah supervisor atau “penyelia” biasanya mengacu pada posisi manajerial tingkat bawah, dan mereka sering kali mengomunikasikan informasi dari bawahan langsung mereka kepada senior management personnel. 

Meski memiliki tantangannya sendiri, posisi dalam perusahaan ini juga bermanfaat karena dapat membantu individu atau karyawan mencapai tujuan karir pribadi. Berikut ini adalah informasi terkait tugas dan fungsi supervisor.

Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor

Seorang supervisor adalah pengawas dalam perusahaan yang harus mampu melakukan berbagai tugas dan tanggung jawabnya sehari-hari, seperti:

• Mencapai tujuan departemen atau divisi dengan mengawasi staf dan mengatur proses kerja.
• Menerapkan dan menegakkan sistem, prosedur, dan kebijakan perusahaan.
• Memantau produktivitas karyawan dengan memberikan umpan balik (feed back) dan pelatihan yang bermanfaat.
• Menerapkan sasaran kinerja yang sesuai dengan rencana dan visi organisasi
• Menyampaikan informasi dari manajemen atas ke karyawan dan sebaliknya.
• Menangani masalah customer dan membutuhkan supervisor untuk mengelolanya.
• Membantu dalam proses perekrutan dan pemecatan karyawan.
• Mengendalikan informasi terkait anggaran, melakukan pengawasan, dan menggunakan tindakan perbaikan (korektif).
• Memastikan kepatuhan terhadap hukum, kebijakan, serta prosedur perusahaan.

Fungsi Supervisor dalam Perusahaan

Sumber: Freepik

Intinya, fungsi supervisor adalah mengelola efisiensi tim dan membangun lingkungan tim yang positif. Namun spesifikasi tugas dan tanggung jawab supervisor dapat bervariasi sesuai dengan perusahaan masing-masing. Berikut adalah beberapa fungsi supervisor dalam perusahaan dalam menjalankan tugasnya.

• Mengelola Workflow

Salah satu fungsi penting supervisor adalah mengelola tim dalam organisasi atau perusahaan. Umumnya, penyelia ini menyusun dan mengawasi workflow tim mereka atau memantau tugas untuk menyelesaikan pekerjaan. Mengomunikasikan tujuan perusahaan dan memantau kinerja tim adalah sebagian cara supervisor dalam mengelola workflow di perusahaan.

• Melatih Karyawan Baru

Saat seorang karyawan baru bergabung dengan tim, fungsi supervisor termasuk harus membantu mereka untuk memahami peran kerja dan mendukung selama masa transisi di tempat kerja baru. Dalam hal ini termasuk memberikan orientasi tempat kerja dan menjelaskan kebijakan perusahaan serta tugas pekerjaan. Penyelia dapat mengelola seluruh aktivitas orientasi karyawan baru dan mereka juga dapat bekerja bersama departemen SDM untuk memastikan karyawan baru menerima panduan dan informasi yang dibutuhkan.

• Mengelola Team Schedule

Dalam beberapa case, perusahaan telah menetapkan jam kerja untuk seluruh tenaga kerja yang dimiliki, dan supervisor tidak perlu merubahnya. Namun, saat anggota tim bekerja dalam sistem shift, supervisor biasanya bertanggung jawab untuk membuat jadwal kerja tim.

Contohnya, Anda seorang supervisor pelayan restoran dan pastikan Anda memiliki jumlah server yang dijadwalkan untuk setiap shift. Artinya, Anda perlu menjadwalkan lebih banyak orang selama waktu-waktu sibuk dalam sehari. Ini perlu dilakukan untuk menyeimbangkan shift agar staf tidak merasa terlalu banyak bekerja.

Fungsi mengelola jadwal karyawan ini menunjukkan sikap supervisor yang fleksibel dan siap saat karyawan perlu melakukan perubahan. Mulai dari meminta hari libur, mengalami sakit, dan harus menangani keadaan darurat dalam keluarga.

• Pelaporan ke HR dan Manajemen Senior

Fungsi pelaporan kepada HR dan manajemen senior atas kinerja tim dan individu juga dilakukan oleh supervisor. Setiap anggota tim perlu dievaluasi meliputi ketepatan waktu, kinerja, profesionalisme, disiplin, patuh terhadap kebijakan perusahaan, dan masih banyak lagi. Tugas lainnya dari supervisor adalah diminta untuk mengembangkan dan mengelola rencana peningkatan kinerja karyawan

• Evaluasi Kinerja dan Umpan Balik

Fungsi supervisor berikutnya adalah mengembangkan atau melaksanakan program employee feedback dan recognition. Hal ini termasuk menetapkan tujuan karyawan dan tim serta memilih penghargaan yang sesuai atas pencapaian tim. Misalnya, seorang staf bagian penjualan melebihi kuota bulanan mereka dan memenuhi syarat untuk mendapatkan bonus. Ini adalah momen tepat bagi supervisor untuk memberikan umpan balik yang positif dan konstruktif.

• Penyelesaian Masalah

Saat karyawan tidak puas dengan work experience mereka, sebelum bertemu HR, biasanya mereka akan mendekati supervisor. Nah, dalam hal ini supervisor adalah berperan sebagai pendengar aktif untuk memahami keluhan karyawan dan mencoba membantu menemukan solusi permasalahan.

Di sisi lain, jika ada karyawan yang mengadu bahwa ada karyawan lain atau anggota manajemen yang telah melanggar peraturan perusahaan, penyelia mungkin perlu melaporkan masalah tersebut ke HR untuk penyelidikan. Fungsi penyelia dalam penyelesaian masalah juga dapat bertindak sebagai mediator dalam kasus perselisihan kecil antar karyawan untuk membantu pihak yang berselisih untuk mencapai resolusi bersama.

Bagaimana Menjadi Supervisor Perusahaan?

Sumber: Freepik

Jika Anda tertarik dengan posisi supervisor di perusahaan, fokuslah pada pengembangan skill dan keahlian yang diperlukan agar Anda cepat dipromosikan. Pertimbangkan untuk rutin menghadiri seminar, konferensi, lokakarya, dan online class yang relevan, atau bisa meraih gelar akademik atau sertifikasi lebih tinggi.

Intinya, sikap profesional yang tinggi dan mampu memberi contoh bagi orang lain dengan berinisiatif saat menghadapi tugas sulit, jadi modal penting seorang supervisor perusahaan. Saat ada peluang untuk maju dan dipromosikan, segera beri kepercayaan manajer Anda jika Anda pantas menjadi pertimbangan mereka.

Baca juga: Komponen dan Tahapan dalam Manajemen Kinerja demi Tercapainya Tujuan Perusahaan

Supervisor sering bekerja sama dengan staf Administrasi Perkantoran dan melaporkan data yang akurat kepada manajer mereka. Dengan BroadwaysHR, seluruh administrasi dan data perusahaan menjadi terintegrasi. Data pribadi karyawan, kemajuan karir, social security, pajak, gaji, dan urusan lainnya, menjadi lebih terhimpun. 

Proses pembuatan laporan administrasi menjadi lebih akurat, rapi, mudah diakses, dan lebih mudah dikontrol. Mari segera konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim kami dengan kontak kami di sini.