Cara Praktis Membuat Timesheet secara Daring
Sebagai seseorang yang bekerja di divisi HR, pastinya istilah timesheet atau lembar kerja bukanlah sesuatu yang baru. Alat ini bisa membantu tim HR dalam menghitung waktu kerja setiap karyawan di dalam perusahaan. Hal tersebut dikarenakan adanya tampilan jumlah jam kerja yang sesungguhnya pada setiap karyawan yang bisa menjadi acuan dalam proses payroll di dalam suatu perusahaan. Lalu, apa sih fungsi yang sebenarnya? Dan ada apa saja jenisnya?
Definisi dan Fungsi Time Sheet
Sumber: iStockPhoto
Beberapa orang mungkin masih asing dengan istilah time sheet di dalam dunia kerja. Sederhananya, ini adalah suatu alat yang berbentuk fisik ataupun virtual yang berguna untuk merekam dan juga melacak waktu kerja seseorang. Fungsi dari alat ini adalah sebagai berikut.
1. Manajemen Waktu Karyawan
Fungsi pertama dari time sheet adalah sebagai manajemen waktu untuk karyawan yang mempunyai isu yang berhubungan dengan efektivitas kerja. Dengan menggunakan alat ini, maka seorang karyawan dan tim HR bisa melakukan pemantauan atas efektivitas kerja karyawan setiap harinya. Time sheet berguna sebagai pelacak waktu karyawan ataupun time tracking yang nantinya bisa digunakan sebagai dasar dalam menghitung gaji. Pelacakan waktu dalam hal ini terdiri dari jam keluar masuk karyawan, dan lamanya waktu yang diambil karyawan terkait jam lembur atau cutinya.
2. Acuan dalam Proses Payroll Karyawan
Upah ataupun gaji adalah salah satu hak penting yang harus dipenuhi oleh perusahaan kepada karyawannya. Untuk itu, perhitungan gaji atau proses payroll dalam suatu perusahaan harus transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang sudah disepakati bersama. Data pada lembar kerja karyawan dalam hal ini mampu menampilkan jumlah jam lembur ataupun jam kerja dari setiap karyawan. Selain itu, lembar kerja juga akan menampilkan berapa hak yang harus dibayar oleh perusahaan pada karyawannya terkait jumlah jam kerja.
3. Informasi Mengenai Kinerja Karyawan
Fungsi ketiga dari time sheet adalah menampilkan dan memberikan penilaian performa karyawan dari efektivitas kerjanya. Selain itu, data time sheet juga bisa menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum nantinya memberikan tugas tambahan pada karyawan. Pertimbangan ini juga bisa menilai apakah beban kerja yang diberikan pada karyawan sudah sesuai atau belum, bila terlalu banyak, maka nantinya akan berdampak pada performa kerja karyawan. Bila terlalu sedikit, maka harus disesuaikan kembali.
Jenis Time Sheet
Sumber: iStockPhoto
Berdasarkan bentuknya, lembar kerja ini terbagi atas 2 jenis, yaitu timesheet kertas (hard copy) yang dicetak dan digital (soft copy) yang terdapat dalam aplikasi HRIS. Sementara berdasarkan fungsinya, terbagi atas 4 jenis, yaitu harian, mingguan, bulanan, dan proyek.
a. Fisik/Kertas
Seperti namanya, time sheet jenis ini berbentuk kertas atau hard copy. Timesheet kertas/hard copy sudah lebih dulu digunakan. Tetapi jenis lembar kerja ini memiliki kekurangan seperti proses pendataan lebih lama, tingginya tingkat human error sehingga menjadi tidak praktis untuk digunakan. Selain itu, karena berbentuk kertas maka time sheet ini lebih sulit disimpan dan memiliki resiko yang tinggi untuk hilang.
b. Digital
Jenis ini merupakan pembaruan daripada jenis kertas/hard copy karena dengan memanfaatkan teknologi, seperti membuat absensi karyawan melalui Excel. Oleh karena itu, pendataan waktu kerja pada time sheet digital dapat dilakukan lebih cepat sehingga dapat mengefektifkan waktu kerja tim HR juga meminimalisir adanya human error. Selain itu, time sheet dengan bentuk digital lebih mudah disimpan dan dicari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Cara Praktis Membuat Timesheet secara Daring
Berikut adalah beberapa langkah sederhana membuat timesheet karyawan dengan Excel.
1. Identifikasi Kategori
Pertama-tama, Anda perlu menentukan apa saja komponen yang ingin Anda masukkan di dalam tabel time sheet pada Excel. Hal ini penting karena dibutuhkan HR untuk menghitung gaji karyawan. Misalnya, Anda bisa memasukkan tanggal, shift kerja karyawan, clock in dan clock out, jam lembur, jumlah izin cuti, sakit, atau keterangan tidak hadir, dan lain sebagainya.
2. Berikan Judul dan Jangan Lupa Tambahkan Keterangan
Buat judul pada sheet yang akan Anda buat di sel A1, misalnya “Jadwal Kerja Karyawan Bulan X” dimana ‘X’ bisa Anda ganti dengan bulan yang sedang berjalan. Kemudian, beri penamaan di bawahnya yang memuat informasi terkait karyawan, seperti nama, jabatan, departemen, tanggal, manajer, dan lain-lain.
3. Membuat Kolom Pada Tabel dan Memberi Penamaan pada Tabel
Kemudian, Anda bisa membuat tabel menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Misalnya, Anda membuat 1 tabel yang berisi tujuh hari dalam seminggu. Buat beberapa kolom ke samping yang berisi hari, tanggal, jam clock in serta clock out, izin sakit, cuti, dan lain sebagainya menyesuaikan kebutuhan. Di bagian bawah, Anda bisa menambahkan total berapa jam karyawan hadir dalam seminggu. Anda bisa menggunakan rumus SUM untuk menambahkan semuanya secara otomatis.
Atur Jam Kerja Karyawan dengan BroadwaysHR
Itulah beberapa hal mengenai definisi, fungsi, hingga cara membuat time sheet atau lembar kerja untuk karyawan. Agar lebih mudah, Anda bisa menggunakan aplikasi pembuat timesheet. Selain mempermudah pekerjaan HR, adanya aplikasi time sheet juga memberikan keuntungan bagi karyawan. Misalnya, karyawan tidak lagi pusing atau lupa mengisi time sheet dan bisa berfokus pada pekerjaannya.
Salah satu aplikasi yang bisa digunakan adalah BroadwaysHR. Pada fitur Time Management, waktu kerja dicatat secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan overtime. Data absensi terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
