Administrasi Kepegawaian di Perusahaan, Simak Tujuan dan 2 Fungsinya!

Administrasi kepegawaian adalah bukan hanya soal penerapan sistem di perusahaan, namun juga hal pokok yang dipelajari saat Anda akan memulai meniti bisnis atau usaha. Personnel administration ini berkaitan dengan segala aktivitas yang menyangkut manajemen dan pegawai untuk meraih tujuan tertentu dari perusahaan. Setiap perusahaan idealnya memiliki departemen tersendiri yang mengatur personnel administration. Untuk itu, mari kita pelajari selengkapnya tentang administrasi kepegawaian di suatu organisasi dan perusahaan.

Arti Administrasi Kepegawaian atau Personnel Administration

Istilah administrasi kepegawaian adalah gabungan dari dua kata, administrasi dan kepegawaian. The Liang Gie, dalam buku Administrasi Perkantoran, mendefinisikan administrasi sebagai rangkaian proses penyelenggaran berbentuk kerja sama sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Saksono, dalam buku Administrasi Kepegawaian, mengartikan kepegawaian adalah seluruh orang yang dipekerjakan dalam sebuah badan, baik itu pemerintahan atau swasta.

Dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas yang berhubungan dengan manajemen atau penggunaan pegawai untuk meraih suatu tujuan yang ditetapkan. Administrasi kepegawaian penting keberadaannya untuk mendistribusikan beban kerja setiap karyawan atau pegawai sama rata dan tidak berat sebelah. Dalam aplikasinya, tidak ada pegawai dengan beban kerja sedikit dan berlebihan, semuanya harus sesuai dengan porsi dan kebutuhan perusahaan.

Apa Tujuan dari Administrasi Kepegawaian di Perusahaan?

Sumber: Freepik

Seperti telah disebutkan, salah satu tujuan adanya administrasi kepegawaian adalah untuk memastikan pembagian beban kerja (workload) pegawai telah sesuai peran dan kebutuhan perusahaan. Dengan administrasi kepegawaian, maka dapat membantu menyeimbangkan jumlah personil pegawai sesuai kebutuhan perusahaan serta menyesuaikan beban kerjanya masing-masing agar tidak timpang. Hasilnya, seluruh porsi pekerjaan dipastikan telah sesuai dengan kemampuan pegawainya.

Pada akhirnya, dengan adanya administrasi kepegawaian yang baik dan rapi di sebuah perusahaan, maka akan mendorong produktivitas pegawai, sehingga target perusahaan lebih cepat tercapai. Lebih jelasnya, berikut beberapa poin tujuan diadakannya administrasi untuk urusan kepegawaian:

• Meningkatkan sistem perencanaan serta pengembangan pegawai.
• Pengembangan sistem manajemen informasi kepegawaian.
• Peningkatan pembinaan pegawai untuk meraih kesejahteraan.
• Memperbaiki kinerja pelayanan atas kepegawaian.
• Menciptakan asas ketaatan pegawai berdasarkan kompetensi dan syarat jabatan.

Fungsi Dasar Administrasi Kepegawaian

Sumber: Freepik

Terdapat dua fungsi dasar administrasi kepegawaian di perusahaan, antara lain fungsi manajerial dan fungsi operatif. Kedua fungsi administrasi kepegawaian ini memiliki keterkaitan aspek yang berbeda-beda, sehingga perlu pemahaman lebih lanjut.

1. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial dalam hal ini memiliki arti fungsi yang berhubungan erat dengan pekerjaan dan pengelolaan. Manajerial sendiri mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan terhadap pegawai. Beberapa komponen yang termasuk dalam perencanaan seperti penentuan kebutuhan para pegawai, antisipasi perubahan, alokasi posisi pekerjaan yang kosong, dan sebagainya.

Sementara itu, pengorganisasian termasuk pembagian tugas dan wewenang yang sama-sama ditunjukkan melalui hierarki struktur organisasi. Untuk pengarahan pegawai, biasanya berupa pemaparan terkait metode peningkatan kinerja karyawan seperti dengan pemberian penghargaan. Terakhir, pengontrolan atau pengendalian kepada pegawai merupakan penilaian kinerja (performance appraisal) dengan meliputi pengawasan.

2. Fungsi Operatif atau Teknis

Fungsi dalam administrasi kepegawaian ini berkaitan erat dengan aktivitas terkait pegawai yang dilakukan secara fisik atau teknis, mulai dari pengadaan, pengembangan, pemeliharaan, kompensasi, integrasi hingga pensiunan atau tunjangan hari tua. Pengadaan mencakup proses rekrutmen pegawai serta seleksinya. 

Untuk pengembangan, biasanya meliputi pengembangan skill berupa training, workshop, dan sebagainya. Adapun kompensasi dan integrasi diperlukan untuk memotivasi karyawan bekerja lebih produktif dan kooperatif, sehingga mereka akan loyal kepada perusahaan. Bentuk balas jasa untuk pegawai berikutnya juga mencakup pensiunan atau tunjangan hari tua, ini penting diperhatikan dalam personnel adminisration setiap perusahaan.

Baca juga: Informasi Manfaat dan Ketentuan Klaim JKK dan JKM Terlengkap!

Kini Anda telah memahami pengertian dan tujuan administrasi kepegawaian apa? Pembahasan terkait personnel administration ini sebenarnya mencakup lingkup yang lebih luas lagi. Namun pada intinya, masih merujuk pada manajemen sumber daya manusia suatu organisasi. 

BroadwaysHR adalah aplikasi HRIS yang menyediakan layanan manajemen SDM di perusahaan Anda. Adapun berbagai product features kami membantu Anda mengelola beban kerja administrasi di lingkup payroll, pajak karyawan, performance appraisal, hingga absensi online karyawan. 

Kami menyediakan fitur mobile friendly di mana karyawan dapat melakukan employee self service yang sangat memudahkan mengakses aplikasi BroadwaysHR di mana saja dan kapan saja. Fitur Benefit and Compensation akan membantu karyawan dan perusahaan dalam pengelolaan fitur payroll jadi lebih efektif, seperti bonus, pajak, tunjangan, dan sebagainya. 

Kini, giliran Anda untuk membuktikannya! Klik di sini untuk konsultasi lebih lanjut dan coba free trial aplikasinya!