Kenali 6 Alat Absensi Karyawan yang Jadi Pilihan HR

Tingkat kehadiran karyawan menjadi indikator terpenting bagi perusahaan untuk mengukur kinerja dan integritas karyawannya di tempat kerja. Oleh karenanya dibutuhkan alat absensi karyawan yang dapat merekam kehadiran karyawan secara real time dan akurat. 

Sistem absensi karyawan berbasis online di era serba digital seperti sekarang ini jadi terobosan baru bagi perusahaan untuk merampingkan proses absensi manual yang cukup rumit.

Sistem dan alat absensi karyawan yang andal juga dapat mencegah kesalahan dalam pencatatan kehadiran yang akan berdampak pada perhitungan gaji yang tidak sesuai. Sehingga berakibat pada perselisihan antara karyawan dan perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa jenis alat absensi karyawan beserta kelebihan dan kekurangannya yang perlu Anda ketahui.

Jenis Alat Absensi Karyawan yang Sering Digunakan Perusahaan

Jenis tools untuk merekam kehadiran karyawan di kantor dibedakan berdasarkan teknologi dan media yang digunakan. Namun, di tengah penggunaan perangkat digital seperti sekarang ternyata juga masih ada perusahaan yang memakai absensi manual. 

Untuk itu kenali berbagai alat absensi karyawan beserta kelebihan dan kekurangannya yang akan diulas satu per satu.

1. Model Analog

Sebagian perusahaan masih melakukan pengabsenan manual dengan menggunakan berbagai peralatan fisik. Pencatatan absensi menggunakan model analog biasanya memerlukan alat tulis kantor seperti buku dan pulpen dan juga mesin yang mencetak jam masuk atau jam pulang saat kartu karyawan dimasukkan pada slot yang ada. 

Meskipun karyawan tidak bisa menulis waktu hadir atau pulang sesuka hati, namun saat ini model analog kurang efisien penggunaannya sebagai sistem absensi modern. Hal ini karena memerlukan banyak peralatan fisik, pembelian buku dan pulpen, serta mesin yang harus dirawat secara rutin agar tahan lama penggunaannya.

Sumber: Smart Presence

2. Penggunaan Absensi Sidik Jari (Fingerprint)

Fingerprint menjadi model terpopuler yang banyak dipilih perusahaan untuk merekam kehadiran harian para karyawannya. Cara menggunakan alat absensi karyawan ini sangatlah mudah. Karyawan diharuskan meletakkan salah satu ujung jarinya di perangkat pemindai (scanner) secara langsung. 

Sidik jari yang akurat dan sebelumnya sudah direkam, akan terdeteksi dan cocok dengan data yang telah terekam sebelumnya di database. Jika sudah cocok dengan database, proses presensi terverifikasi. 

Mesin absensi menggunakan fingerprint ini banyak diminati oleh perusahaan karena penggunaannya sangat memudahkan. Karyawan yang akan masuk atau pulang kantor cukup menempelkan jarinya (telunjuk atau jempol) pada sensor yang ada di mesinnya, maka kehadiran akan tercatat otomatis.

3. Personal Identification Number (PIN) Karyawan

Sistem absensi modern berikutnya adalah dengan memasukkan Personal Identification Number (PIN) karyawan yang unik dan berbeda. Dengan memasukkan PIN dalam mesin absensi, data kehadiran akan menjadi lebih akurat. Namun kekurangan dari sistem PIN ini adalah upaya ketidakjujuran dari karyawan yang mencoba memasukkan PIN rekan kerjanya yang ‘titip absen’. 

4. Absensi dengan Teknologi Biometrik

Saat ini sudah banyak perusahaan yang menerapkan teknologi biometrik dalam sistem absensi karyawannya. Teknologi ini digunakan untuk menganalisis karakteristik individu, meliputi fingerprint, pola suara, mata, wajah, dan lainnya yang tentunya berbeda antar individu.

Proses absensi memakai teknologi biometrik ini dilakukan sangat cepat dalam beberapa detik dengan cara karyawan berdiri di depan kamera pemindai. Sistem yang terintegrasi akan bekerja mencocokkan data biometrik yang ada di database secara otomatis. 

Kelebihan teknologi biometrik terbukti lebih cepat, aman, dan akurat. Namun syarat di awal yang harus dilakukan dan cukup memakan waktu, perusahaan memerlukan investasi data yang solid untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.

5. Mesin Absensi Mobile dan Website (Website-based System)

Kedua jenis metode website dan mobile semakin marak digunakan semenjak era pandemi karena dinilai praktis dibanding alat absensi karyawan lainnya. Setiap karyawan cukup menggunakan perangkat milik pribadi untuk input username dan password pada website perusahaan. 

Aplikasi absensi berbasis website ini memungkinkan seluruh data kehadiran karyawan hari per hari dapat tersimpan dengan baik dalam database yang berbasis cloud.

Selain melalui website, perusahaan juga dapat menyediakan aplikasi mobile yang bisa diakses melalui smartphone dan telah terintegrasi dengan database. Karyawan bisa menghemat waktu karena tidak harus mengantre dan bisa dilakukan di mana saja, misalnya saat tugas di luar kantor. 

Baca juga: 3 Peran dan Cara Kerja Fitur Geotagging dalam Aplikasi Absensi Online

6. Kartu Magnetik (Magnetic Card)

Penggunaan magnetic card masih umum ditemui di beberapa perusahaan sebagai sistem absensi karyawan. Metode ini mirip dengan penggunaan credit card atau debit card pada mesin EDC untuk berbelanja. 

Pengabsenan menggunakan mesin yang ditempel magnetic card ini cukup mudah. Ketika kartu digesekkan atau men-tap pada mesin maka data karyawan akan ter-input, karena sistem sukses mendeteksi kartu magnetik yang telah diregistrasikan. 

Meski sederhana dan terbilang cepat prosesnya, namun metode kartu magnetik dinilai terbatas karena absensi hanya bisa dilakukan dengan men-tap magnetic card. Artinya, proses absensi tidak dapat dilakukan saat karyawan lupa membawa kartu. 

Sumber: Smart Presence

Pilih Alat Absensi Karyawan Online dari BroadwaysHR untuk Perusahaan 

Kini Anda telah memahami dua jenis utama sistem absensi karyawan, yaitu sistem manual dan digital. Inovasi digital menjadi tugas HR yang tentu akan mempermudah perusahaan dalam melacak kehadiran karyawan yang terintegrasi dengan perhitungan payroll. Nah, sudahkah perusahaan Anda menerapkan sistem digital untuk mencatat kehadiran karyawan?

Sebagai software HRD terbaik, BroadwaysHR menyediakan aplikasi digital dengan sistem berbasis cloud dalam menangani urusan HR, termasuk absensi karyawan. Memakai product features kami, Time Management, pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, lembur, ganti libur, dan overtime. Data absensi terkirim secara otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. 

Percayakan kami untuk membantu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan sistem yang berkualitas. Hubungi kami di sini dan silahkan manfaatkan Uji COBA Gratis.