Ketahui Apa Itu Reimburse dan 5 Tips Mengelolanya

Dalam sistem gaji karyawan ada yang namanya reimbursement. Apa itu reimburse? Reimbursement adalah kompensasi atau penggantian pengeluaran karyawan yang dilakukan perusahaan. Ada beberapa kondisi yang membuat karyawan bisa mendapat kompensasi dari perusahaan. Yuk, baca secara lengkap tentang sistem kompensasi dalam pekerjaan, manfaatnya bagi perusahaan, tips mengecek kecurangan serta cara mengelolanya di bawah ini

Manfaat Pemberian Reimbursement bagi Perusahaan

Sumber: Pexels

Ada beberapa kegunaan penerapan sistem reimbursement bagi perusahaan, seperti:

• Operasional bisnis bisa berjalan lancar dan karyawan bisa mengambil inisiatif secara cepat untuk kepentingan perusahaan. Contoh: karyawan harus melakukan perjalanan dinas keluar kota untuk negosiasi penting. Karyawan bisa melakukan pembelian tiket terlebih dahulu dengan dana pribadi dan tidak perlu menunggu proses transfer dana dari perusahaan yang mungkin memakan waktu.
• Arus kas (keluar masuk uang) perusahaan bisa lebih sistematis dan tertata rapi, terutama jika sistem reimbursement diterapkan dalam satu periode tertentu, misalnya pencairan reimbursement hanya dilakukan setiap tanggal 10.
• Perusahaan tidak perlu menyediakan dana setiap saat hanya untuk memenuhi kebutuhan operasional harian.
• Meningkatkan produktivitas kerja karyawan, terutama yang berhubungan dengan penjualan, negosiasi yang menguntungkan, operasional, dan sebagainya.
• Memungkinkan perusahaan menunda pengeluaran, bahkan bisa menggunakan dana yang tersedia untuk kebutuhan mendesak lainnya.
• Meminimalkan risiko terjadinya surplus pengeluaran karena reimbursement dilakukan sesuai kebutuhan dan disertai bukti transaksi.
• Memperkecil terjadinya turnover dan meningkatkan loyalitas karyawan.

Tips Mengecek Kecurangan dalam Pengajuan Reimbursement

Sumber: Pexels

Beberapa karyawan atau pegawai ternyata ada yang tidak jujur dalam mengajukan reimbursement di perusahaan. Untuk itu, dalam hal ini perusahaan harus aktif memantau pengeluaran setiap karyawan yang hendak mengajukan klaimnya. Ada beberapa indikator yang bisa dijadikan dasar untuk memastikan karyawan tersebut jujur atau curang.

Berikut ini adalah beberapa indikator yang bisa digunakan oleh perusahaan.

• Pengeluaran yang dilakukan oleh seorang perusahaan lebih besar daripada pengeluaran karyawan lain dengan jabatan yang serupa.
• Mengajukan klaim reimbursement pada berbagai barang atau pengeluaran yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan.
• Melakukan mark-up pada berbagai pengeluaran yang harganya murah.
• Menggunakan kartu kredit sampai batasan tertinggi.
• Melakukan double billing.

Baca Juga: Reimbursement adalah Penggantian Dana Pribadi untuk Kepentingan Bisnis, Simak Ulasannya!

5 Tips Mengelola Reimbursement Perusahaan

Tujuan utama dari dilakukannya reimbursement adalah untuk memastikan bahwa transaksi pekerjaan yang sudah diadministrasikan dan diselesaikan bisa dilakukan secara efisien, tepat, dan akuntabilitas agar bisa memberi pekerjaan kepada pihak karyawan.

Berikut ini adalah cara terbaik untuk memproses karyawan yang melakukan kegiatan bisnis.

1. Membentuk Kebijakan Proses Penggantian Biaya

Buatlah kebijakan penggantian biaya yang mudah untuk diikuti karyawan dan mudah untuk disampaikan secara jelas kepada karyawan. Hal tersebut termasuk syarat, pedoman, dan jangka waktu dari tanggal dilakukannya transaksi hingga proses pengajuan.

Apabila pihak karyawan membutuhkan persetujuan terlebih dahulu atas pembelian yang dilakukan dengan mengatasnamakan perusahaan, maka buatlah hal tersebut menjadi lebih eksplisit. Untuk kepentingan dan kebaikan kedua pihak, buatlah kebijakan secara terperinci agar pihak karyawan bisa selalu memastikan hal apa yang bisa dan apa yang tidak bisa di reimburse.

Selain itu, sediakanlah kontak yang mudah dihubungi jika karyawan ingin mengajukan pertanyaan atau memiliki masalah terkait reimbursement.

2. Tentukanlah Biaya Apa saja yang Dapat Diklaim oleh Karyawan

Buatlah aturan yang jelas terkait hal apa saja yang memenuhi syarat sebagai bentuk reimbursement yang sah. Biasanya, klaim yang memenuhi syarat tersebut adalah biaya transportasi dan akomodasi, keperluan kantor, biaya telepon, dan biaya untuk bertemu klien.

3. Buatlah Sistem Reimbursement

Laporan terkait klaim penggantian dana harus bisa diajukan dan juga diselesaikan oleh karyawan serta diajukan kepada HR agar bisa disetujui. Sesuai dengan kebijakan yang sudah dibuat sebelumnya, bicarakanlah hal apa saja yang diperlukan saat akan melakukan reimbursement, seperti total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual, serta informasi lengkap terkait barang yang dibeli.

Selain itu, pihak karyawan juga harus menyediakan catatan yang mendukung klaim agar bisa ditinjau dan juga disetujui, seperti tanda terima, laporan kartu kredit, faktur, dan hal lainnya. Agar bisa lebih teratur, buatlah sistem terpusat, termasuk proses dalam mengunggah dan mengirimkan bukti pembayaran, baik itu dalam bentuk hardcopy maupun softcopy

4. Tetapkan Legitimasi Pengeluaran

Tetapkan dan komunikasikan deadline untuk setiap laporan pengeluaran uang karyawan. Seperti setidaknya maksimal mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran.

Beri juga waktu bagi perusahaan untuk meninjau klaim dan pastikan karyawan mematuhi kebijakan yang ada. Dengan begini, perusahaan dapat mengomunikasikan dengan karyawan jika ada dokumen yang tidak lengkap, diluar kebijakan atau perbedaan lainnya.

5. Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu Tertentu

Berikanlah informasi kepada karyawan terkait waktu tunggu dalam menerima pembayarannya secara jelas dan transparan. Berikan juga informasi terkait cara pembayarannya, tunai, cek, atau transfer bank. Seluruh hal tersebut harus bisa diinformasikan secara transparan agar seluruhnya bisa berjalan secara lancar.

Menghitung dan melakukan pembayaran reimbursement tentunya akan lebih mudah dengan memanfaatkan teknologi aplikasi HRIS dari BrodwaysHR. Fitur Compensation and Benefit  serta integrasi dari fitur lainnya dari BrodwaysHR akan membantu tim HR dalam penghitungan dan perencanaan penggantian kepada karyawan.

Temukan juga fitur-fitur menarik lainnya dari BrodwaysHR yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Klik di sini untuk menikmati layanan BrodwaysHR dan jangan lewatkan coba gratis aplikasinya selama 30 hari!