7 Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Anti Bosan

t Setiap perusahaan rutin mengadakan rapat kerja secara berkala untuk membahas tujuan jangka panjang, tantangan dan peluang, proyek, dan topik lainnya terkait dengan operasi bisnis. Pada saat rapat dijalankan dengan benar, manfaatnya dapat menjaga tim Anda tetap sinkron, teamwork diperkuat, dan motivasi karyawan semakin terbangun. Namun apabila rapat tidak dilaksanakan dengan tepat (misalnya terlalu sering, agenda tidak jelas,  terlalu singkat), maka rapat yang tidak produktif ini akan merugikan perusahaan. Anda perlu menerapkan tips dan strategi untuk mengadakan rapat kerja yang bagus dan membantu kesuksesan bisnis Anda. Simak ulasan selengkapnya di bawah ini!

Mengapa Rapat Kerja Penting Diadakan?

Rapat kerja yang efektif membantu untuk memandu upaya karyawan dan memastikan komunikasi yang kuat secara keseluruhan di perusahaan. Pengelolaan rapat yang baik penting untuk meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan, serta meningkatkan komunikasi dan kerjasama tim.

Rapat yang direncanakan dengan cermat juga mencegah terbuangnya waktu produktif, membuat karyawan dapat menghabiskan lebih banyak waktu produksi, dan menghindari kelelahan karena rapat terlalu panjang.

Manfaat dilakukannya rapat rutin yaitu membantu mengatasi hambatan, mengarahkan tim kepada pengambilan keputusan yang lebih baik. Kemudian memberi semua anggota tim kesempatan untuk didengarkan dan merasa dilibatkan serta memperkuat hubungan antara karyawan dan manajer. 

Fungsi Diadakan Work Meeting

Sumber: Freepik

• Berbagi informasi penting terkait perusahaan yang dapat memengaruhi semua tim atau departemen tertentu. Ini adalah cara bagus bagi semua tim untuk mengetahui pencapaian penting bersama dan mengetahui perubahan signifikan di perusahaan.
• Membuat keputusan penting yang dapat berdampak pada perusahaan secara keseluruhan.
• Memberikan update status proyek, termasuk kemajuan, pembaruan, dan kebutuhan semua orang yang terlibat.
• Brainstorming ide-ide baru antar sesama anggota tim sehingga terbangun strategi satu sama lain sampai menemukan solusi bersama.
• Memecahkan tantangan organisasi dengan skill pemecahan masalah dan berpikir kritis.
• Meminta umpan balik dan saran dari anggota tim untuk membantu perusahaan meningkat dan berkembang.

Tips dan Cara Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif

Dilansir dari laman Science of People, berikut ini adalah tips dan cara jitu mengadakan work meeting yang efektif untuk perusahaan Anda.

1. Tentukan Tujuan Rapat

Sumber: Freepik

Rapat yang sukses memiliki tujuan yang jelas sebagai alasan mengapa pertemuan tersebut diadakan. Tujuan work meeting penting untuk berorientasi pada hasil dan goal yang dapat ditindaklanjuti. Sebagai seorang leader, Anda harus membedakan antara kebutuhan akan komunikasi penting (bisa melalui email, Slack, atau phone call) dan kebutuhan untuk mengadakan rapat strategis untuk mencapai tujuan penting. 

Jenis rapat yang biasanya diadakan di kantor seperti rapat rutin mingguan untuk melaporkan rekapan atau progress dari proyek yang berjalan. Sedangkan rapat strategis biasanya diadakan karena ada tujuan penting seperti perencanaan proyek, penyelesaian masalah, goals setting, membuat keputusan, atau memetakan customer journey. 

Meski jenis rapat berbeda namun tetap membutuhkan tujuan mengapa diadakan. Catatlah untuk memperjelas tujuan Anda mengadakan rapat. Bahkan lebih baik lagi Anda mengirimkan tujuan dan agenda rapat agar peserta rapat dapat memahaminya.

2. Buat Agenda Rapat yang Jelas

Selanjutnya adalah menyusun agenda rapat kerja yang penting untuk memandu Anda dan seluruh tim. Agenda harus mendukung kemajuan menuju pencapaian tujuan. Pada saat bersamaan, dengan mengikuti agenda, menunjukkan bahwa Anda adalah pemimpin yang efektif dan terorganisir dalam bekerja. Artinya, dengan agenda rapat yang jelas akan meningkatkan kepercayaan dan dedikasi dari tim Anda. 

Dalam agenda rapat, cantumkan alokasi waktu yang jelas serta disarankan tetap singkat dan to the point! Secara umum, rapat tidak boleh berlangsung lebih dari 60 menit karena dapat menghilangkan fokus dan minat peserta rapat. Jadi alokasikan waktu yang efektif sesuai kebutuhan.

3. Kirim Calendar Invites

Sumber: Freepik

Mengirim agenda work meeting lebih awal adalah praktik terbaik untuk mengadakan rapat di kantor. Berikan teks atau dokumen penting yang ditautkan dalam Undangan Kalender. Anda bisa menampilkan agenda selama rapat berlangsung pada layar proyektor agar semua orang memiliki pemahaman yang sama. Pastikan Anda mengirimkan agenda dan calendar Invite hanya kepada anggota tim yang diperlukan untuk menjaga produktivitas.

4. Ciptakan Ruang yang Aman dan Kondusif untuk Kolaborasi

Kolaborasi hanya akan terjadi apabila seseorang merasa aman dan nyaman. Ini adalah tips kunci untuk menciptakan ruang aman tempat diselenggarakannya rapat yang benar-benar efektif. Pada saat rapat berlangsung, pastikan peserta merasa nyaman berbicara dan berani berbagi ide sambil tetap menghormati orang lain dan tidak out of the topic. Hindari berbagai distraksi psikologis yang memungkinkan anggota merasa tidak nyaman dan tidak terlibat di dalamnya. Artinya, untuk melaksanakan rapat kerja yang efektif, Anda perlu menjadi positive leader yang baik hati dan kolaboratif. 

5. Pilih Peserta dan Tunjuk Peran-Peran Penting

Sumber: Freepik

Hindari mengundang peserta yang tidak diperlukan keberadaannya untuk mencapai meeting objectives. Pada saat yang sama, pastikan Anda memilih peserta yang tepat untuk diskusi terbuka dengan beragam perspektif. Rapat yang baik mementingkan keseimbangan antara jumlah peserta yang efektif dan memaksimalkan potensi tim. 

Pastikan sebelum rapat setiap peserta yang diundang memiliki peran-peran penting di dalamnya. Misalnya, jika Anda mengadakan rapat manajemen proyek, pastikan key stakeholders dari setiap departemen atau unit proyek siap melaporkan tanggung jawab mereka. Berikan waktu yang cukup untuk setiap item agenda yang dipresentasikan. 

6. Tetap di Jalur (Stay on Track!)

Jadi setelah perencanaan rapat di atas Anda lakukan, pikirkan bagaimana cara Anda membuat peserta tetap pada topik dan fokus selama rapat? Beberapa penyebab rapat gagal disebabkan oleh kurangnya objektivitas, agenda yang tidak direncanakan dengan baik, diskusi tidak sehat, tim yang tidak terlibat, dan lainnya. 

Sebagai pemimpin, pertahankan agar peserta rapat stay on track dengan meletakkan aturan dasar dan menjaga hal-hal tetap menarik. Oleh karena itu, penting untuk melaksanakan rapat yang singkat dan to the point serta libatkan semua peserta misalnya dengan memberi pertanyaan dan feedback yang seimbang.

7. Akhiri dengan Clear Action dan Timeline yang Jelas

Sumber: Freepik

Pada akhirnya, cara mengadakan rapat kerja paling efektif akan berhasil ketika akhirnya peserta rapat menyadari pentingnya keberadaan mereka. Sebelum rapat ditutup, selaraskan clear action dan timeline untuk mencapai tujuan.

Jangan lupakan bagian ini agar rapat tidak sia-sia dan semua orang mendapat arahan yang jelas tentang apa yang harus mereka lakukan selanjutnya. Hal yang tak kalah pentingnya adalah mengucapkan terima kasih kepada semua peserta karena telah hadir dan memuji karya dan kontribusi mereka yang luar biasa. 

Baca juga: 4 Fungsi Budaya Kerja Positif untuk Karyawan di Tempat Kerja

Mungkin Anda pernah merasa rapat kerja yang diadakan di tempat kerja terkesan membuang-buang waktu. Untuk mencegah hal tersebut terulang kembali, luangkan waktu dan berupaya untuk mempersiapkan rapat yang efektif dan produktif. Manfaatnya adalah Anda akan mempertahankan tim yang berkualitas dan berdedikasi untuk mencapai tujuan bersama. 

Untuk pengelolaan rapat menjadi lebih mudah, praktis, dan terintegrasi, aplikasi HRIS terbaik BroadwaysHR siap membantu kelancaran administrasi perusahaan Anda. Layanan Organization Management sangat membantu proses pencatatan seluruh agenda dan hasil rapat memakai sistem cloud terbaik dari kami. Anda juga dapat memantau progress tim untuk proyek-proyek penting. 

BroadwaysHR telah didesain dengan flexible sesuai kondisi perusahaan masing-masing. Hubungi kami untuk informasi selengkapnya dan coba Free Trial-nya selama 30 hari di sini!