Reimbursement adalah Penggantian Dana Pribadi untuk Kepentingan Bisnis, Simak Ulasannya!

Pernah mendengar istilah kata reimbursement? Apa artinya? Penggantian atau reimbursement adalah pembayaran moneter yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan, untuk menggantikan biaya yang dikeluarkan oleh karyawan dengan uang sendiri. Biaya penggantian ini juga termasuk kompensasi yang diberikan perusahaan kepada customer atau pihak ketiga yang telah mengeluarkan biaya terkait bisnis. Nah singkatnya, reimbursement adalah biaya yang dibayarkan kepada karyawan, customer, atau pihak ketiga sebagai pembayaran untuk business expense.

Bagaimana penjelasan selengkapnya tentang reimbursement? Apa saja hal-hal yang bisa diklaim untuk penggantian? Dan bagaimana cara karyawan mengajukannya? Baca artikel berikut untuk penjelasan lengkapnya.

Reimbursement adalah?

Reimbursement adalah penggantian atau pengembalian dana pribadi karyawan yang telah dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan. Tentu perusahaan yang memberikan kompensasi biaya ini kepada karyawan. Biaya penggantian ini biasanya berkaitan dengan business trip, termasuk makanan, transportasi darat, hotel, biaya penerbangan, dan sebagainya. 

Ada juga biaya asuransi dan overpaid taxes yang bisa digantikan perusahaan. Perlu dipahami, setiap karyawan biasa memiliki budget refund masing-masing sesuai posisinya. Perusahaan juga dapat mengganti biaya karyawan untuk pengeluaran lain, seperti biaya kuliah untuk pendidikan lanjutan. Tidak seperti kompensasi biasa, reimbursement tidak dikenakan pajak.

Jenis-Jenis Reimbursement

Ilustrasi karyawan melakukan business trip. [Freepik]

1. Biaya Bisnis

Biaya bisnis yang dikeluarkan dari pengeluaran pribadi karyawan atau pembayaran lebih (overpayment) untuk kepentingan perusahaan, termasuk:

• Bahan habis pakai dan peralatan kantor
• Training, kursus, dan pendidikan lanjutan
• Biaya konferensi hotel
• Makanan
• Tamasya perusahaan

2. Perjalanan Bisnis (Business Trip)

• Tiket perjalanan, dengan pesawat terbang, kereta, bus, sewa mobil, dan lainnya
• Akomodasi
• Makanan
• Transportasi lokal

3. Biaya Komunikasi

Anda memerlukan komunikasi yang cepat dan selalu online dengan tim Anda. Itulah mengapa Anda harus memenuhi kebutuhan paket pulsa dan internet untuk selalu terhubung dalam pekerjaan. Terutama untuk posisi pekerjaan yang melibatkan banyak panggilan telepon, seperti pada bagian penjualan. 

4. Pengembalian Pajak

Pengembalian pajak yang diberikan kepada wajib pajak oleh pemerintah merupakan suatu bentuk reimbursement. Hal ini karena uang yang dikembalikan kepada wajib pajak disebabkan adanya kelebihan pembayaran (overpayment) sebelumnya.

5. Biaya Kompensasi atau Asuransi Kesehatan

Perusahaan juga memberikan fasilitas kesehatan kepada para karyawannya. Biaya asuransi kesehatan karyawan biasanya berbentuk jaminan kesehatan, seperti BPJS Kesehatan, dan tunjangan medis lainnya. Asuransi medis biasanya juga mencakup pengajuan pengembalian dana kepada perusahaan jika seorang karyawan mengalami kecelakaan kerja.

Baca juga: Insentif adalah Penghargaan untuk Karyawan Berdedikasi, Ada 6 Jenisnya!

Cara Mengajukan Reimbursement bagi Karyawan

Ilustrasi Formulir Klaim Asuransi Kesehatan. [Freepik]

1. Menyiapkan Dokumen yang Diperlukan

Syarat pertama untuk melakukan pengajuan refund adalah melengkapi dokumen berupa bukti pembayaran, invoice, dan lain sebagainya. Selain menyiapkan dokumen aslinya, ingat selalu untuk menyimpan salinan dokumen sebelum mengajukan penggantian. Pastikan dokumen asli tersebut disimpan rapi dan tidak tercecer. 

2. Ajukan Penggantian Segera Mungkin

Perusahaan biasanya memerlukan waktu untuk memproses application dari banyak karyawannya. Maka dari itu, segera apply jika ingin mendapat penggantian dari uang pribadi yang digunakan. Pahami apa yang Anda butuhkan, lalu ikuti prosedur dan kebijakan perusahaan dalam hal pengembalian dana. Jika semua syarat dan tahapan pengajuan terpenuhi, maka perusahaan akan mengganti dana pribadi 

3. Cross Check Apa yang Anda Kirimkan

Sebelum mengajukan reimbursement, Anda harus teliti dan berhati-hati. Jika komponen penggantian dan dokumen bukti pembayaran tidak sesuai dan tidak berhubungan dengan kebutuhan perusahaan, bisa dianggap sebagai penipuan. Maka dari itu, penting untuk mengisi formulir dengan benar kemudian memeriksa ulang besar dana yang ingin diganti sebelum submit ke perusahaan.

Baca juga: Kompensasi adalah Hal Krusial! Simak Jenis-jenis dan Tujuannya di Sini!

Itulah ulasan tentang reimbursement. Intinya, penggantian dana atau reimbursement adalah kompensasi yang diberikan perusahaan terhadap uang pribadi yang dikeluarkan untuk urusan pekerjaan. Dalam menjalankan beberapa tugas dari perusahaan, mengharuskan karyawan sementara memakai uang pribadi untuk pengeluaran. Selama uang yang dikeluarkan tersebut untuk kepentingan perusahaan, karyawan dapat mengajukan reimbursement. 

Dalam hal ini, HR management dapat menggunakan aplikasi BrodwaysHR untuk membantu pengelolaan klaim dan penggantian biaya oleh karyawan secara online dan praktis. BrodwaysHR telah didesain untuk perusahaan kecil hingga besar, dan fleksibel dengan kebijakan perusahaan dari yang sederhana sampai complex.

Dengan fitur Travel Management, membantu perusahaan mengelola dan mendokumentasikan data-data perjalanan dinas karyawan yang ada di perusahaan hingga ke voucher request akomodasi, transportasi dan uang saku. Informasi selengkapnya hubungi kami.