Cloud Based HR: Pahami dan Pelajari Cara Memilih Sistem Yang Baik

Cloud based HR (Human Resources) adalah sistem penyimpanan “awan” atau secara online untuk memudahkan Anda dalam mengelola sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Beberapa hal yang bisa dilakukan dengan cloud based HR seperti menyimpan, mengolah, dan mengakses data terkait karyawan di manapun dan kapanpun.

Pada umumnya, pengelolaan informasi sumber daya manusia dilakukan dengan cara manual oleh beberapa staf personalia. Namun, dengan perkembangan teknologi, bidang Human Resources harus beradaptasi dengan sistem teknologi terkini.

Keberadaan cloud based HR memungkinkan beberapa karyawan untuk bekerja dari rumah (work from home) atau hybrid-work. Karena karyawan bisa melakukan absen atau melaporkan pekerjaannya dengan memanfaatkan internet atau berbasis online. 

Manfaat Cloud Based Hr

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, cloud based HR mempermudah Anda melakukan pengelolaan informasi sumber daya manusia. Beberapa manfaat cloud based HR, sebagai berikut:

1. Pengelolaan Operasional HR secara Otomatis

Tugas utama HR adalah membuat proyeksi dan perencanaan operasional bisnis dalam jangka panjang. Sistem HR ini merupakan salah satu infrastruktur yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnis di era future of workplace. Dengan cloud based HR, Anda bisa mengelola operasional HR secara otomatis dan terintegrasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Akses Data yang Fleksibel

Cloud based HR merupakan sistem yang terhubung dengan jaringan internet. Sehingga Anda bisa mengakses data kapanpun dan dimanapun ketika dibutuhkan. Sebagai manajer HR, Anda bisa mengontrol atau memberikan kinerja karyawan dengan fleksibel.

3. Proses Rekrutmen Karyawan yang Mudah

Cloud based HR membantu pengelolaan sumber daya manusia dalam memilih pegawai sesuai dengan keahlian dan posisi yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini karena sistem tersebut menyimpan semua data yang ada dalam perusahaan, termasuk departemen mana yang kekurangan sumber daya manusia hingga kriteria yang diinginkan.

4. Mengurangi Human Error

Umumnya tugas HR membutuhkan ketelitian yang tinggi. Selain mengevaluasi dan mengontrol absensi karyawan, HR juga bertanggung jawab untuk memperhitungkan pajak, potongan atau iuran, gaji pokok, dan tunjangan karyawan. Dengan adanya cloud based HR tentu dapat membantu mengurangi kesalahan hitung dan menghasilkan data yang lebih akurat.

5. Keamanan Data Terjamin

Cloud based HR menjamin keamanan data perusahaan, khususnya karyawan. Sistem manual yang biasa digunakan memiliki risiko yang tinggi, seperti rusak maupun hilang, Data yang hilang tentu berdampak pada perusahaan maupun karyawan. Misalnya salah menghitung absen karyawan sehingga berpengaruh pada tunjangannya atau salah menghitung besaran gaji karyawan.

Sistem pengelolaan HR ini memiliki tempat penyimpanan yang besar dengan risiko rendah karena tim HR bisa menyimpan data dalam satu server secara online yang terenkripsi. Sehingga data yang diperbaharui akan terus tersimpan dengan aman.

6. Mobilitas Kerja Meningkat

Pengelolaan sumber daya manusia secara manual dengan instalasi komputer hanya bisa digunakan dalam satu perangkat saja. Sehingga mau tidak mau harus datang ke kantor untuk mengakses data tersebut.

Cloud based HR merupakan sistem dengan jaringan internet yang bisa diakses dengan perangkat apa saja, bahkan bisa digunakan melalui smartphone. Sehingga mobilitas kerja karyawan bisa langsung dilakukan di mana saja dan kapan saja tanpa harus bergantung dengan instalasi komputer.

7. Fokus pada Strategi

Penggunaan cloud based HR juga mempermudah HR untuk menentukan atau pengambilan keputusan jangka panjang terkait strategi manajemen karyawan di perusahaan. Hal ini karena cloud based HR dapat menyimpan dan menganalisis data lebih mudah. 

Alasan Memakai Cloud Based HR

Cloud based HR memiliki keamanan data terbaik. Hal ini menjadi salah satu alasan utama perusahaan menggunakan sistem tersebut. Data menjadi aset terpenting perusahaan, terutama mengenai sumber daya manusia. Seiring dengan perkembangan teknologi, perusahaan harus terintegrasi dalam pengelolaan data agar mempermudah pekerjaan tim personalia dalam melakukan koordinasi atau kolaborasi dengan divisi lain secara jarak jauh.

Tak hanya mempermudah pekerjaan dan penyimpanan yang aman, sistem ini memungkinkan Anda menyimpan data atau file secara rapi. Dengan begitu perusahaan Anda bisa berkembang dan bersaing dengan kompetitor.

Baca juga: 7 Sistem Absensi Karyawan yang Perlu Diketahui HRD, Ada Manual dan Digital!

Sumber : Freepik

Cara Memilih Cloud Based HR

Beberapa cara memilih cloud based HR, seperti:

1. Menyesuaikan Kebutuhan

Sistem cloud based HR harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sistem ini nantinya akan mengakomodir kebutuhan administrasi personalia perusahaan. Tentu alasan menggunakan sistem ini adalah untuk mempermudah pekerjaan. Sehingga pilihlah sistem penyedia pengelolaan SDM yang sesuai agar tidak menimbulkan kerepotan dalam mengoperasionalkan sistem

2. Sesuaikan Budget

Cloud based HR digunakan salah satunya untuk menghemat budget atau pengeluaran perusahaan. Pencatatan atau pengelolaan sumber daya manusia secara manual tentu membutuhkan infrastruktur yang memakan banyak biaya. Dengan sistem kelola SDM ini, Anda tidak perlu mempersiapkan infrastruktur yang rumit Bandingan harga dan kualitas layanan yang diberikan masing-masing penyedia system cloud based HR. Kemudian sesuaikan dengan budget yang dimiliki.

3. Fitur-Fitur Cloud Based

Pilih sistem penyimpanan data HR yang memiliki fitur-fitur atau fasilitas sesuai dengan perusahaan yang dikelola. Cari tahu fitur unggulan setiap sistem yang ditawarkan. Pilih sistem HR yang menyediakan fitur lengkap untuk lebih mempermudah Anda dalam mengelola data karyawan. Selain itu, pilih sistem penyimpanan data personalia yang fitur-fiturnya mudah Anda pahami.

Baca juga: Pentingnya Data Karyawan bagi Perusahaan, Kini Telah Terintegrasi dan Real Time!

Cloud Based HR memiliki peran cukup vital pada pekerjaan bidang personalia. Hal ini didukung juga oleh perkembangan teknologi yang sangat masif sehingga semua hal harus berubah menjadi digital. Percayakan manajemen HR perusahaan Anda pada software HRD terbaik, BroadwaysHR aplikasi digital dengan sistem berbasis cloud yang akan membantu Anda untuk menangani segala urusan terkait HR. Merapikan pengelolaan SDM tak serumit yang dibayangkan. Kami punya solusinya. Daftar FREE TRIAL sekarang!