5 Contoh Surat Peringatan Karyawan dari SP 1 Hingga 3!
Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan yang wajib ditaati setiap karyawan. Hal ini dilakukan untuk membangun kedisiplinan dan budaya kerja yang tertib di lingkungan perusahaan. Apabila melakukan pelanggaran, karyawan tersebut harus siap dengan konsekuensinya. Meski menerapkan punishment, umumnya perusahaan akan melayangkan surat peringatan terlebih dulu. Nah, seperti apa contoh surat peringatan karyawan tersebut. Ayo sama-sama kita simak informasinya berikut ini.
Bagaimana Cara Membuat Surat Peringatan Karyawan?
Sebelum membahas tentang contohnya, Anda perlu tahu bahwa surat peringatan atau yang disingkat SP ini terdiri dari 3 jenis yaitu SP 1, SP 2, dan SP 3. Selain itu, surat ini termasuk dokumen formal, sehingga memiliki format yang sudah ditentukan sebagai berikut.
- Judul, nomor, dan tanggal surat;
- Nama lengkap dan jabatan karyawan yang terkena SP;
- Alasan pembuatan surat teguran secara lengkap;
- Keterangan tambahan seperti tujuan pembuatan surat tersebut;
- Nama pembuat surat dan tanda tangan.
SP 1 biasanya berisi tentang teguran dan himbauan pada karyawan yang bersangkutan untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari. Kemudian, SP 2 merupakan surat peringatan lanjutan yang diberikan karena karyawan tidak merespon SP 1. Umumnya, SP 2 juga memuat sanksi yang harus ditanggung karyawan atas pelanggaran yang dilakukan.
Lalu bagaimana dengan SP 3? Selain memberikan sanksi tegas, isi dari SP 3 umumnya juga memuat perihal pemutusan hubungan kerja atau berhentinya kerjasama antara perusahaan dengan karyawan.
Baca juga: Ini Cara Buat Surat Pemutusan Hubungan Kerja dan Contohnya!
Begini Contoh Surat Peringatan Karyawan!
Sumber: Freepik
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa surat teguran terdiri dari 3 macam yaitu SP 1, SP 2, dan SP 3. Nah, bagi Anda yang membutuhkan referensinya, berikut akan dilampirkan beberapa contoh surat peringatan karyawan mulai dari SP 1 hingga 3 untuk Anda!
1. Contoh SP 1
Ada berbagai alasan bagi perusahaan saat mengeluarkan SP 1 kepada karyawannya. Hal ini bisa jadi karena karyawan sering telat masuk kerja, absen tanpa izin, tidak memenuhi target penjualan, performa kerja menurun, dan lain sebagainya. Yuk simak berbagai contohnya berikut!
Terlambat Masuk Kerja
PT. Maha Karya Sejati
Gedung Perkantoran Baru Lantai 3, Nomor 36-37, Bandung
Telepon: 085 990 00, Email: contact@mahakarya.com
SURAT TEGURAN
Nomor : SP/019/05/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan 1
Kepada Yth.
Saudari Naya Amanda
Staf Akuntansi PT. Maha Karya Sejati
di tempat
Mengacu pada peraturan perusahaan yang jelas tercantum dalam kontrak kerja yang telah disepakati bersama, melalui surat ini kami ingin menginformasikan kepada Saudari Naya Amanda bahwa:
Saudari tercatat terlambat masuk kerja selama 5 hari secara berturut-turut tanpa ada pemberitahuan sebelumnya atau keterangan yang rasional dan kuat sebagai alasan keterlambatan tersebut.
Sesuai dengan isi kontrak kerja, Saudari Naya Amanda wajib mematuhi peraturan termasuk kedisiplinan dan ketepatan waktu dalam bekerja. Oleh sebab itu, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Tahap Pertama sebagai bentuk teguran kepada Saudari yang telah melakukan pelanggaran disiplin.
Dengan datangnya surat teguran ini, perusahaan berharap Saudari Naya Amanda dapat mengevaluasi diri sendiri sehingga selalu patuh pada peraturan yang berlaku di PT. Maha Karya Sejati.
Surat Peringatan Tahap Pertama ini berlaku selama 2 bulan sejak dikeluarkan. Apabila Saudari Naya Amanda kembali melanggar peraturan yang sama yakni terlambat masuk kerja selama beberapa hari tanpa alasan yang jelas dan dapat dibenarkan, maka perusahaan terpaksa harus memberikan sanksi yang lebih keras, bukan semata teguran.
Demikian surat teguran awal ini dibuat untuk Saudari gunakan sebagai acuan agar memperbaiki diri sehingga kinerja sebagai karyawan di PT. Maha Karya Sejati dapat lebih optimal.
Bandung, 10 Mei 2019
Kepala Personalia,
Barjo Subarjo
Absen Tanpa Izin
PT. ANUGERAH PRATAMA FOOD
Gedung Gemilang Lantai 5, Jalan Sejahtera Nomor 34-35, Tangerang
Telepon: (021) 89890, Email: contact@anugerahfood.com
Nomor : SP/013/02/2020
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Yth. Sanjaya Ahmad
Staf Keuangan PT. Anugerah Pratama Food
di tempat
Berdasarkan Surat Perjanjian Kerja (SPK) Nomor 189/SPK/09/2019 tertanggal 18 September 2019, melalui surat ini Direktur PT. Anugrah Pratama Food memberitahukan kepada Saudara bahwa:
Catatan kehadiran bulan Januari 2020 yang didapatkan dari pihak SDM menunjukkan bahwa Saudara Sanjaya Ahmad tidak masuk kerja selama 6 (enam) hari berturut-turut tanpa ada keterangan berupa pemberitahuan atau permohonan izin secara tertulis kepada pihak perusahaan;
Tindakan tersebut merupakan indikasi bahwa Saudara tidak disiplin dan telah lalai dalam mematuhi peraturan yang diberlakukan di PT. Anugrah Pratama Food sebagaimana yang sudah tertera secara jelas dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK);
Perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai bentuk konsekuensi dari pelanggaran yang Saudara lakukan tersebut.
Melalui surat peringatan ini, perusahaan sangat berharap Saudara melakukan introspeksi diri supaya lebih memperhatikan dan menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, termasuk kehadiran karyawan.
Kami juga berharap, Saudara akan memperbaiki kesalahan dan tidak mengulangi hal yang sama di masa mendatang karena berpotensi besar untuk merugikan perusahaan.
Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudara untuk diperhatikan dan dilaksanakan.
Tangerang, 18 Februari 2020
PT. Anugerah Pratama Food
Mahara Akbar
Direktur Utama
Tidak Memenuhi Target
PT. Jaya Angkasa Utama
Jalan Malaya Barat Nomor 11, Jakarta
Telepon: (021) 800900, Email: kontak@jayaangkasautama.com
Nomor : SP/009/07/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Kepada Yth. Azar Sentosa
Staf Marketing PT. Jaya Angkasa Utama
di tempat
Mengacu pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) PT. Jaya Angkasa Utama tertanggal 7 Februari 2019, dengan ini Kepala Personalia PT. Jaya Angkasa Utama memberitahukan bahwa:
Berdasarkan laporan evaluasi yang diberikan oleh Ketua Tim Marketing PT. Jaya Angkasa Utama, kinerja Saudara Azar Sentosa sebagai staf marketing dinyatakan tidak memenuhi target yang telah perusahaan tetapkan selama 4 bulan berturut-turut;
Berdasarkan catatan kehadiran, Saudara Azar Sentosa memiliki absensi yang dinilai buruk oleh perusahaan, khususnya selama jangka waktu yang sudah disebutkan sebelumnya.
Berdasarkan kondisi tersebut, kami mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai teguran untuk Saudara Azar Sentosa agar tidak mengulangi kesalahan yang sama dan mau memperbaiki diri kedepannya.
Besar harapan kami agar Saudara Azar Sentosa lebih memperhatikan peraturan PT. Jaya Angkasa Utama sehingga tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Kami membutuhkan performa terbaik dari Anda demi kemajuan perusahaan kedepannya.
Demikian surat teguran ini kami sampaikan untuk diperhatikan dan disadari sebagaimana harusnya.
Jakarta, 9 Juli 2019
PT. Jaya Angkasa Utama
Yana Julianto
Kepala Personalia
2. Contoh SP 2
PT. AGUNG MEGAH CONTRACTOR
Gedung Raya Bersama Lantai 5, Surabaya
Telepon: 031425, Email: contact@agungcontractor.com
Nomor : SP/008/11/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Kedua (SP 2)
Kepada Yth.
Saudara Adi Anggara
Staf Marketing PT. Agung Megah Contractor
di tempat
Surat peringatan tahap kedua ini dikeluarkan sebagai teguran kepada Saudara Adi Anggara yang telah melakukan pelanggaran secara berturut-turut berupa ketidakhadiran tanpa alasan jelas dan performa kerja yang sangat buruk selama 4 bulan terakhir.
Saudara tidak menunjukkan tanggapan yang positif dan usaha untuk memperbaiki diri walaupun sudah diberi teguran awal melalui Surat Peringatan 1. Atas pelanggaran yang dilakukan berulang kali dan tidak adanya tindakan perbaikan diri, maka pihak perusahaan menjatuhkan sanksi berupa Pemotongan Gaji sebesar 20% dari total gaji pokok pada periode bulan Desember 2019.
Dengan dikeluarkannya surat peringatan yang disertai sanksi ini, diharapkan Saudara Adi Anggara untuk menyesali, menyadari sepenuhnya dan mematuhi peraturan yang berlaku di PT. Agung Megah Contractor sehingga tidak merugikan perusahaan.
Demikian, besar harapan kami agar Saudara memperhatikan surat peringatan ini.
Surabaya, 18 November 2019
Direktur Utama,
Maulana Baharudin
3. Contoh SP 3
PT. TERANG INDO
Jalan Perkantoran Raya Nomor 35-38 B, Jakarta
Telepon: 092020, Email: kontak@terangindo.com
Nomor : SP/020/04/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Kepada Yth.
Saudara Ilham Pamungkas
Staf Keuangan PT. Terang Indo
di tempat
Dengan ini, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja. Keputusan ini kami ambil berdasarkan pelanggaran yang terus menerus Saudara lakukan sehingga sudah tidak dapat kami berikan toleransi lagi.
Saudara Ilham Pamungkas tercatat memiliki ketidakhadiran tanpa keterangan yang jelas selama 6 bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara tidak memberikan laporan yang lengkap, benar dan tepat waktu selama periode tersebut.
Demi menjaga jalannya perusahaan dan menghindari kerugian yang lebih besar, kami memutuskan untuk menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara Ilham Pamungkas.
Honor Saudara akan kami berikan pada akhir bulan tanggal 30 April 2019.
Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga ini kami keluarkan agar diperhatikan dan dipatuhi oleh Saudara Ilham Pamungkas.
Jakarta, 5 April 2019
PT. Terang Indo
Baharudin Bahari
Direktur Utama
Baca juga: Jaminan Kehilangan Pekerjaan: Syarat dan 3 Cara Pengajuannya!
Itu tadi beberapa contoh surat peringatan karyawan yang bisa menjadi sumber referensi untuk ditiru. Nah, Anda bisa memanfaatkan fitur Employee Management pada aplikasi BroadwaysHR untuk pengelolaan sistem manajemen karyawan yang lebih baik.
Didukung dengan teknologi berbasis cloud yang canggih, segala urusan perihal tata kelola dan sistem HRIS di dalam perusahaan dapat tertangani secara mudah, praktis, dan otomatis. Tunggu apalagi, segera daftar di sini dan nikmati layanan gratis dari aplikasi BroadwaysHR selama 30 hari!
