Contoh Surat Teguran untuk Karyawan, Ini Aturan dan Formatnya!
Surat teguran biasanya diterbitkan untuk karyawan yang melanggar atau melakukan kesalahan terhadap peraturan perusahaan. Tujuan dikeluarkannya surat teguran pada dasarnya sebagai bentuk peringatan dan pembinaan perusahaan kepada karyawan yang berbuat kesalahan. Jenis surat ini diterbitkan perusahaan atau manajemen SDM sebelum menjatuhkan putusan PHK karyawan. Selengkapnya simak contoh surat teguran dan aturan resminya yang harus Anda pahami.
Apa itu Surat Teguran Karyawan?
Surat teguran karyawan adalah salah satu bentuk peringatan tertulis dari perusahaan kepada karyawan yang dinilai perlu menerima tindakan. Misalnya, seorang karyawan terbukti telah melakukan tindakan indisipliner atau melakukan kesalahan yang merugikan. Jenis surat teguran beragam, mulai dari SP1, SP2, dan SP3, dan diterbitkan sebelum adanya keputusan akhir pemutusan hubungan kerja. Umumnya, pemberian surat teguran karyawan dilakukan ketika manajer atau pimpinan telah melayangkan teguran lisan kepada karyawan bersangkutan. Baik perusahaan dan karyawan wajib memahami tahapan pemberian dan contoh surat teguran karyawan.
Aturan tentang Pemberian Surat Teguran Karyawan
Sumber: Freepik
Berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, setiap karyawan tidak dapat lantas diberhentikan dari pekerjaannya meski mereka telah melakukan pelanggaran. Sebelum dilakukan pemutusan hubungan kerja, karyawan perlu menerima surat teguran SP 1 hingga 3. Ini dikecualikan apabila ketentuan pemberhentian kerja secara sepihak oleh perusahaan telah tercantum dalam perjanjian kontrak kerja.
Perbuatan yang dikategorikan pelanggaran dan layak diberikan teguran atau peringatan memang telah disebutkan dalam kontrak kerja yang dibuat. Sesuai Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, jangka waktu berlakunya surat teguran karyawan adalah selama 6 bulan. Surat teguran karyawan hanya dapat diterbitkan oleh divisi HR. Selain itu, HR bertugas untuk mengawasi karyawan setelah diberikan surat teguran serta menentukan sanksi atau tindak lanjut yang perlu dilakukan.
Format dan Contoh Surat Teguran untuk Karyawan
Berikut ini adalah format dan beberapa hal penting yang harus ada dalam surat teguran untuk karyawan:
- Judul surat/dokumen, nomor, dan tanggal surat diterbitkan.
- Nama lengkap dan jabatan/posisi/departemen karyawan yang bersangkutan.
- Isi dan alasan diterbitkannya surat teguran.
- Keterangan tambahan lainnya, seperti tujuan surat teguran sebagai peringatan awal agar karyawan taat aturan dan tidak mengulangi kesalahan.
- Nama pembuat surat teguran dan tanda tangan di atas materai.
Ada beberapa contoh surat teguran resmi untuk karyawan yang diterbitkan perusahaan. Surat ini menjadi sarana peringatan dan pembinaan oleh perusahaan kepada karyawannya yang tidak melaksanakan kewajiban sesuai aturan yang berlaku, contohnya sering telat masuk kerja.
Contoh Surat Teguran Terlambat Masuk Kerja (SP1)
| PT Persona Indah Persona Tower Lantai 3 Nomor 24-27, Yogyakarta Telepon (0274) 3xxx7x, email: contact@personaindah.com SURAT TEGURAN Nomor: SP/018/06/2022 Lampiran: 1 lembar Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1) Kepada Yth. Saudari Shinta Wanda Staf Pemasaran PT Persona Indah di tempat Berdasarkan aturan dan ketetapan perusahaan yang telah termuat dalam kontrak kerja yang telah disepakati dan ditandatangani bersama, kami menginformasikan kepada Anda Saudari Shinta Wanda, bahwasanya: Saudari telah tercatat 4 hari kerja berturut-turut terlambat masuk kerja tanpa keterangan jelas dan pemberitahuan sebelumnya kepada perusahaan. Atas dasar kesepakatan dalam kontrak kerja, Saudari wajib menaati peraturan termasuk menjunjung disiplin dan tepat waktu dalam bekerja. Sebab ketidakdisiplinan Anda dengan terlambat kerja tanpa keterangan jelas, perusahaan menerbitkan Surat Peringatan (SP) Tahap Pertama sebagai teguran tertulis kepada Saudari karena pelanggaran disiplin. Dengan diterimanya Surat Peringatan Pertama ini, perusahaan mengharapkan Saudari untuk melakukan evaluasi diri terhadap pelanggaran disiplin dan berkomitmen untuk selalu patuh terhadap peraturan resmi PT Persona Indah. Surat teguran ini secara resmi berlaku selama 2 bulan ke depan sejak tanggal diterbitkan. Jika di kemudian hari Saudari Shinta Wanda kembali melakukan pelanggaran disiplin yang sama, yaitu terlambat masuk kerja tanpa alasan jelas, maka perusahaan dapat menerapkan sanksi setelah teguran dilayangkan. Demikian SP Tahap Pertama ini kami buat untuk dijadikan Anda sebagai acuan untuk memperbaiki diri dan kinerja sebagai karyawan di PT. Persona Indah. Yogyakarta, 6 Juni 2022 Manajer SDM Bintang Tyo |
Contoh Surat Teguran Performa Kerja Tidak Optimal
| PT Persona Indah Persona Tower Lantai 3 Nomor 24-27, Yogyakarta Telepon (0274) 3xxx7x, email: contact@personaindah.com SURAT TEGURAN Nomor: SP/016/08/2022 Lampiran: 1 lembar Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1) Kepada Yth. Saudara John Ibrahim Staf Penjualan PT Persona Indah di tempat Berdasarkan hasil assessment dan evaluasi yang kami terima dari bagian SDM PT Persona Persada, melalui surat teguran awal ini, Kepala Bagian Personalia menyampaikan kepada Saudara bahwa: Saudara John Ibrahim memiliki catatan dengan kinerja yang buruk dan tidak optimal selama kurun waktu 3 bulan berturut-turut, sehingga target penjualan tidak tercapai. Kinerja yang tidak optimal dan kurang produktif dalam bidang penjualan ini berpotensi cukup besar terhadap perusahaan. Kami menerbitkan surat peringatan pertama (SP1) ini sebagai peringatan dan acuan Anda untuk introspeksi diri. Demikian surat teguran ini kami terbitkan agar Saudara John Ibrahim menyadari kurang optimalnya kinerja Anda dan berkomitmen untuk memperbaiki diri menjadi lebih baik. Yogyakarta, 7 Agustus 2022 Kepala Bagian Personalia Catherine Jess |
Baca juga: Contoh Template Surat Rekomendasi Kerja untuk Karyawan
Menulis surat dalam format bisnis yang tepat dan profesional akan lebih mudah dilakukan, terlebih perusahaan Anda telah memiliki berbagai template. Aplikasi HRIS BrodwaysHR dilengkapi sistem berbasis cloud terbaik yang menjawab seluruh kebutuhan akan proses administrasi perusahaan dengan cepat dan mudah.
Manfaatkan fitur Employee Self Service di aplikasi HR BrodwaysHR di mana karyawan dapat mengajukan permintaan berbagai surat kepada perusahaan hanya dengan satu aplikasi yang bisa diakses melalui smartphone. Seluruh proses administrasi perusahaan menjadi lebih rapi dan praktis dengan sistem berbasis cloud hanya di BrodwaysHR. Silakan hubungi kami lebih lanjut atau mencoba Free Trial di sini.
